Mit lexoffice können Sie GoBD-konform papierhafte Belege einscannen und damit die Vorteile einer digitalen Buchführung nutzen. Durch das Hochladen zu lexoffice wird der Beleg digital rechtssicher und GoBD-konform gespeichert.
Wir empfehlen grundsätzlich, den Originalbeleg auf Papier für Ihre händische Ablage zu behalten. Heften Sie diese einfach in zeitliche Reihenfolge in einem Ordner ab und bewahren Sie diesen auf.
Ersetzendes Scannen
An das sogenannte Ersetzende Scannen, bei dem der Papierbeleg anschließend vernichtet werden darf, sind aufwendige und komplizierte Anforderungen gebunden. Das bedeutet, nur wenn Sie sehr viele papierhafte Belege haben, sollten Sie es in Betracht ziehen diesen Weg zu gehen und dies trifft für sehr viele Unternehmen nicht zu.
Wenn Sie die originalen papierhaften Belege aufbewahren, sind Sie immer auf der sicheren Seite und müssen nicht mit negativen Konsequenzen einer Betriebsprüfung rechnen.
Wenn Sie sich dennoch für das Ersetzende Scannen interessieren, dann müssen Sie dabei allerdings einige Dinge beachten.
1. Schriftliche Verfahrensdokumentation für Ihre eigene Belegablage erstellen
Sie müssen für Ihre Firma eine schriftliche Verfahrensdokumentation zur Belegablage erstellen.
Aus dieser muss hervorgehen, wer in ihrem Unternehmen wann welche für Belege wie verarbeitet. Zudem müssen Sie beschreiben, über welche Kontrollmechanismen (z.B. 4-Augen Prinzip) Sie sicherstellen, dass die gescannten Belege dem Original entsprechen.
Tipp: Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. stellt eine Musterverfahrensdokumentation zur Verfügung, die Sie leicht für Ihre eigene Firma anpassen können.
2. Nach dem Scan eines Belegs das elektronischen Bild sofort prüfen
Vollständigkeit: Stimmen die Seitenzahlen in Scan und Original überein? Sind alle Inhalte einer Seite erfasst?
Korrektheit: Sind alle Zahlen und der Text korrekt?
Lesbarkeit: Ist der Scan scharf? Ist der Kontrast ausreichend? Sind wichtige Farbinformationen (z.B. roter Text für Minusbeträge) lesbar?
3. Belege zeitnah in lexoffice erfassen und festschreiben
Nachdem Sie den Scan in lexoffice hochgeladen haben, sollten Sie diesen möglichst zeitnah erfassen und Ihre Belege möglichst umgehend - spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung - festschreiben.
4. Einige Belege müssen Sie immer auch im Original aufbewahren
Spendenbelege, (beurkundete) Verträge, Steuerbescheinigungen und Dokumente mit Beweiskraft in gerichtlichen Verfahren müssen Sie immer auch im Original aufbewahren. Diese Belege können Sie natürlich zusätzlich scannen und in lexoffice ablegen, um sie so jederzeit schnell im Blick zu haben.
5. Sie als Anwender tragen die Verantwortung für Ihre Buchführung und Belegablage
Sie als Nutzer von lexoffice bzw. als gesetzlicher Vertreter Ihres Unternehmens sind und bleiben der Verantwortliche für Ihre Buchhaltung sowie die damit verbundene Erfassung und Archivierung Ihrer Belege. Diese Verantwortung kann Ihnen weder lexoffice noch Ihr Steuerberater abnehmen.
D.h. unabhängig davon ob Sie lexoffice oder eine andere Technologie einsetzen und unabhängig davon, nach welchem Verfahren wie Sie Ihre Buchführung und Belegablage organiseren, sind Sie als gesetzlicher Vertreter verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
Im Einzelnen sind diese Anforderungen von Ihnen zu erfüllen:
Die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 Abs. 4 HGB)
Die Berücksichtigung der damit verbundenen Anforderungen an die Sicherheit IT-gestützter Rechnungslegung
Die Nachvollziehbarkeit der Buchführungs- bzw. Rechnungslegungsverfahren (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB)
Die Nachvollziehbarkeit der Abbildung der einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB)
Die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften (§ 239 Abs. 4, § 257 HGB)