Warum muss eine Entgeltbescheinigung erstellt werden?

In der Regel haben Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn geplante Arbeit ausfällt z.B. aufgrund von Krankheit (lexoffice erstellt Entgeltfortzahlungen automatisch anhand der von Ihnen angegebenen Abwesenheiten). Unter bestimmten Umständen endet jedoch der Anspruch auf Entgeltfortzahlung und der Mitarbeiter erhält dafür eine Entgeltersatzleistung von der Sozialversicherung (z.B. Krankengeld von der Krankenkasse). Damit diese den konkreten Bedarf ermitteln kann, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet der Sozialversicherung die erforderlichen Daten im Rahmen einer elektronischen Entgeltbescheinigung zu übermitteln.  

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist für 50 Tage (01.01.-19.02.2019) krank geschrieben.
Der Mitarbeiter hat für 42 Kalendertage gesetzlichen Anspruch auf Entgeltfortzahlung und erhält somit eine Entgeltfortzahlung für Krankheit vom 01.01.2019 - 11.02.2019 (=42 Tage). lexoffice erledigt das automatisch für Sie. Ab dem 12.02. hat der Mitarbeiter Anspruch auf Krankengeld von seiner Krankenkasse. Aus diesem Grund muss für Februar eine Entgeltbescheinigung für Krankengeld an die Krankenkasse übermittelt werden. 

Weitere Beispiele sind Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld. Nähere Informationen zu den verschiedenen Entgeltbescheinigungen finden Sie im Abschnitt "Wie erstelle ich eine Entgeltbescheinigung?".

Welche Angaben benötige ich?

Inhalt und Verfahren einer  Entgeltbescheinigung sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. In jedem Fall brauchen Sie folgende Angaben.  Diese  finden Sie in den Mitarbeiterdaten oder auf der zuletzt ausgestellten Lohnabrechnung.

  • Firmenname und Anschrift
  • persönliche Daten des Mitarbeitenden - Name, Anschrift, Geburtsdatum
  • Versicherungsnummer
  • Beschäftigungsbeginn (Datum)
  • bei Beendigung des Arbeitsverhältnis, das Austrittsdatum
  • den Abrechnungszeitraum und die darin enthaltenen Steuer- und SV- Tage
  • Steuer ID und alle damit verbundenen Freibeträge
  • gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.

Welche weiteren Angaben benötigt werden ist abhängig von der konkreten Entgeltbescheinigung.  

Wie erstelle ich die Entgeltbescheinigung?

1. >> Öffnen Sie diesen Link zum SV.net und loggen Sie sich ein.Registrieren Sie sich, falls Sie noch keinen Account besitzen.

Sollten Sie technische Fragen zu SV.net haben, wenden Sie sich bitte an den dortigen Support: 

  • Telefon 06104 94736 – 402
  • Montag bis Donnerstag: 08:30 – 12:30 Uhr und 13:30 – 17:00 Uhr
  • Freitag: 08:30 – 14:00 Uhr

2. Öffnen Sie den Reiter " Formulare".
Unter dem Unterpunkt Entgeltbescheinigung finden Sie alle Formularformen:

3. Wählen Sie den für Sie passenden Unterpunkt aus: Hinweis: Ausfüllhilfen für folgende Dokumente sind in den weiterführenden Links zu finden.
Krankenversicherung 

  • 01 Krankengeld (wird gezahlt, wenn ein Versicherter infolge einer Krankheit länger als 42 Kalendertage arbeitsunfähig ist oder auf Kosten der Krankenkasse stationär behandelt wird) 
  • 02 Kinderkrankengeld (wird gezahlt, sollte ein Elternteil aufgrund der Pflege eines Kindes nicht arbeiten gehen. Wichtig! jeder Elternteil darf für die Betreuung des erkrankten Kindes 10 Arbeitstage pro Jahr frei nehmen. Alleinerziehende erhalten eine Gesamtzahl von 20 Tagen.)
  • 03 Mutterschaftsgeld (wird gezahlt an erwerbstätige Frauen in der Zeit eines Beschäftigungsverbotes aufgrund einer Schwangerschaft oder der Entbindung.) 

Rentenversicherung

Unfallversicherung

  • 21 Verletztengeld (Entgeltersatzleistung nach Arbeitsunfällen oder bei Berufskrankheiten) 
  • 22 Übergangsgeld (berufliche Rehabilitation) 
  • 23 Kinderverletztengeld  

Bundesagentur für Arbeit 

  • 31 Übergangsgeld (Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben) 

Sonstiges

  • 41 Aufforderung Vorerkrankungsmitteilung
  • 42 Aufforderung Ende Entgeltersatzleistung
  • 51 Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen (§23c SGB IV)
  • 99 Wechsel der Meldenden Stelle

Wird eine Entgeltabrechnung zu Zwecken der Sozialversicherung ausgestellt, so spricht man von einer Entgeltbescheinigung (§ 108 Abs. 3 Satz 1 der GewO).
Inhalt und Verfahren einer solchen Entgeltbescheinigung sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt.

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