Warum Arbeitszeiten vereinbart werden sollten

Als Arbeitgeber sind Sie nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG dazu verpflichtet, die vereinbarte Arbeitszeit schriftlich niederzulegen und dem Mitarbeiter auszuhändigen. Bitte beachten Sie, dass das auch für Minijobber gilt (Broschüre Arbeitsrecht für Minijobber von der Minijob-Zentrale). Hinzu kommt, dass ab dem 01.01.2019 im Falle einer Betriebsprüfung bei einem Mitarbeiter ohne vereinbarte Arbeitszeit 20 Wochenstunden als Arbeitszeit angesetzt werden können (§ 12 Abs. 1 TzBfG). Dies kann zu erheblichen Nachzahlungen von Beiträgen führen.
Die tatsächliche Arbeitszeit darf in einem gewissen Rahmen (§ 12 Abs. 1 TzBfG) von der vereinbarten/üblichen Arbeitszeit abweichen. In der Abrechnung haben Sie immer die Möglichkeit die tatsächlich geleisteten Stunden zu erfassen.

Was lexoffice Ihnen abnimmt

lexoffice nutzt diese Angabe um folgende Aufgaben ganz automatisch zu erledigen:

  • Abgabe der Erstattungsanträge bei Erkrankung der Mitarbeiter mit dem sich Arbeitgeber bis zu 80% des fortgezahlten Entgelt zurückholen können
  • Erstellung und Versand der monatlichen Beitragsnachweise für die Krankenkassen 
  • Berechnung der Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) für Mitarbeiter bei Krankheit, Urlaub oder an Feiertagen
  • Vorbelegung der monatlichen Sollstunden bei Mitarbeitern, die Stundenlohn erhalten 
  • Prüfung des gesetzlichen Mindestlohns 

Wie die wöchentliche Arbeitszeit ermittelt werden kann

Bei einem Mitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten (i.d.R. Aushilfen und Minijobber) sind die üblichen wöchentlichen Arbeitszeiten meist nicht auf den ersten Blick erkennbar. Damit Sie von der automatischen Berechnung bei Entgeltfortzahlungen (Lohnfortzahlungen), bzw. von der Erstattung durch die Krankenkassen profitieren können, haben wir Ihnen 4 einfache Schritte zur Bildung einer wöchentlichen Arbeitszeit zusammengestellt:

  1. Zählen Sie für die letzten 3 Monate alle Stunden zusammen, die der Mitarbeiter insgesamt gearbeitet hat. 
  2. Teilen Sie diesen Wert durch 3 (Anzahl der Monate). Sie haben hiermit die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit ermittelt.
  3. Teilen Sie die Stunden durch 4,35 (= so viele Wochen hat ein Monat durchschnittlich im Jahr). Sie haben hiermit die übliche wöchentliche Arbeitszeit ermittelt.
  4. Übertragen Sie die so ausgerechneten Stunden in das dafür vorgesehene Feld in lexoffice Lohn (‘Wöchentliche Arbeitszeit’).

Bitte beachten Sie, dass Monate ohne Entgelt bei der Durchschnittsberechnung nicht berücksichtigt werden.

Beispiel 1:

Der Mitarbeiter hat im Januar 40 Stunden, im Februar 50 Stunden und im März 60 Stunden gearbeitet.

40 Stunden aus Januar+50 Stunden aus Februar+60 Stunden aus März= 150 Stunden / 3 (Januar, Februar, März)= 50 Stunden/  4,35 Wochen= 11,494 Stunden= 11,50 Stunden (aufgerundet)

Die übliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 11,50 Stunden.

Tipp für Mitarbeiter, die weniger als 3 Monate bei Ihnen beschäftigt sind

Berechnen Sie die übliche Wochenarbeitszeit auf Basis der geleisteten Arbeitszeit, die Ihnen aus den vorangegangenen 1 oder 2 Beschäftigungsmonaten bereits bekannt ist.

  1. Zählen Sie für die letzten 1 oder 2 Monate alle Stunden zusammen, die der Mitarbeiter insgesamt gearbeitet hat. 
  2. Teilen Sie diesen Wert durch die Anzahl an Monaten, die Sie zur Zählung der Stunden herangezogen haben. Sie haben hiermit die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit ermittelt.
  3. Teilen Sie die Stunden durch 4,35 (= so viele Wochen hat ein Monat durchschnittlich im Jahr). Sie haben hiermit die übliche wöchentliche Arbeitszeit ermittelt.
  4. Übertragen Sie die so ausgerechneten Stunden in das dafür vorgesehene Feld in lexoffice Lohn (‘Wöchentliche Arbeitszeit’).

Beispiel 2:
Der Mitarbeiter hat laut Stundenzettel im letzten Monat 25 Stunden gearbeitet.

25 Stunden/ 4,35= 5,747 Stunden= 5,75 Stunden (aufgerundet)

Die übliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 5,75 Stunden.

Beispiel 3:Der Mitarbeiter arbeitet alle 2 Wochen je 5 Stunden.

 5 Stunden aus Woche 1+0 Stunden aus Woche 2+5 Stunden aus Woche 3+0 Stunden aus Woche 4= 10 Stunden / 4,35 Wochen = 2,298 Stunden= 2,30 Stunden (aufgerundet)

Die übliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 2,30 Stunden.

Tipp für neu eingestellte Mitarbeiter

Wenn Sie die Arbeitszeit noch nicht genau kennen, sollten Sie auf Basis Ihrer Erfahrungen schätzen. Vergleichen Sie mit den Arbeitszeiten eines ähnlichen Mitarbeiters. Sollten sich im Laufe der Zeit andere Werte ergeben, können Sie die Angaben im Mitarbeiter jederzeit aktualisieren.

    

War diese Antwort hilfreich für Sie?