1. Lernen Sie die Lohnabrechnung mit lexoffice kennen

Diesen Schritt haben Sie bereits erfolgreich erledigt 😊

2. Vervollständigen Sie Ihre Firmendetails

Firmendaten

Lexoffice übernimmt automatisch alle Firmendaten aus der Finanzbuchhaltung. Sie müssen nur wenige Angaben, wie z.B. die Betriebsnummer, ergänzen.

In unserer Checkliste haben wir alle Angaben zusammengefasst, die Sie zur Vervollständigung Ihrer Firma brauchen.

Mitarbeiter*innen

Bei der Aktivierung Ihrer Lohnabrechnung in lexoffice haben Sie möglicherweise schon Mitarbeiter*innen aus der Testphase übernommen. 

Mit unserer Checkliste können Sie schnell die Informationen zusammentragen, die Sie für die Anlage weiterer Mitarbeiter*innen brauchen.

Hinweis: Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie Fragen zur Datenpflege haben oder nicht wissen, wo Sie bestimmte Angaben finden. Klicken Sie auf den orangenen runden Knopf rechts unten, um uns eine Nachricht zu schicken.

3. Abschluss der alten Lohnabrechnungssoftware

Der Abschluss des alten Lohnprogramms besteht aus 2 Schritten:

Schritt 1: Systemwechsel

Bei jedem Wechsel der Lohnabrechnung müssen Ihre Mitarbeiter*innen bei den Krankenkassen umgemeldet werden. Das läuft zweigeteilt ab: in der alten Lohnsoftware muss eine besondere Abmeldung, mit dem Abgabegrund 36 (Wech­sel des Ent­gelt­ab­rech­nungs­sys­tems/ Systemwechsel) erstellt und verschickt werden. Lexoffice gibt beim ersten Monatsabschluss automatisch eine besondere Anmeldung ab und schließt den Systemwechsel damit ab.

Dieser Systemwechsel wird in den meisten Lohnprogrammen zusammen mit dem letzten Monatswechsel gestartet.

Beispiel: Sie wollen ab Januar 2018 mit lexoffice abrechnen. Dann ist Dezember 2017 der letzte Monatswechsel im alten Lohnprogramm.

Vor dem letzten Monatswechsel im alten Lohnprogramm müssen die folgenden Aufgaben erledigt werden: 

  • Alle offenen Rückrechnungen und Korrekturen abrechnen
  • Teillohnnachweis(e) für die Berufsgenossenschaft(en) erstellen
  • Systemwechselmeldungen mit dem Grund 36 für alle Mitarbeiter*innen erstellen

Achtung: Sobald Sie den Systemwechsel vollzogen haben, dürfen Sie keine Abrechnungsläufe mehr im alten Lohnprogramm durchführen. Das gilt vor allem für Korrekturen in abgeschlossene Monate!

Nach dem letzten Monatswechsel im alten Lohnprogramm sollten Sie diese Arbeiten durchführen:

  • Lohnkonten aller Mitarbeiter*innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden, ausdrucken oder als PDF exportieren. Dazu zählen auch die Mitarbeitende, die vor dem oder zum letzten Monatswechsel aus Ihrer Firma ausgeschieden sind.
  • Bei Lohnsteueranmeldung zum Quartals- oder Jahresende: erstellen Sie eine Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inkl. Kirchensteuer und Soli) falls Sie im laufenden Quartal oder Jahr zu lexoffice wechseln.

Schritt 2: Lohnprogramm kündigen

Prüfen Sie Ihre aktuellen Verträge und kündigen Sie das alte Lohnprogramm.

Wie geht es dann weiter?

Sie starten die Abrechnung und erfassen im Schritt 2 bei allen Mitarbeitenden, die nach Stunden bezahlt werden, einmalig die voraussichtlichen Stunden. Den Monats-abschluss erledigen Sie, sobald Ihnen die tatsächlich gearbeiteten Stunden vorliegen.

Mit dem ersten Monatsabschluss erstellt lexoffice dann alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen und an das Finanzamt. 

Die Übergabe der Personalkosten an lexoffice erfolgt ebenfalls mit dem ersten Monatsabschluss.

    

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