Welche Daten Sie als Steuerkanzlei von Ihrem Mandanten benötigen, hängt konkret von der vereinbarten Aufgabenteilung ab - was macht Ihr Mandant in lexoffice, welche Aufgaben übernehmen Sie als Steuerkanzlei. In der Regel benötigen Sie die Belege und je nach Absprache der Aufgabenteilung zusätzlich noch die Buchhaltungs- und Zahlungsdaten.

In den meisten Fällen ist Ihr Mandant ein Buchungsmandant: das bedeutet Sie als Steuerkanzlei übernehmen die unterjährige Buchhaltung und führen den Jahresabschluss durch. Hierfür benötigen Sie als die Belegbilder (als PDF) der Ein- und Ausgangsrechnungen und die zugehörigen Belegdaten.

Oder Ihr Mandant ist Selbstbucher: das bedeutet Ihr Mandant macht über lexoffice unterjährig die Buchhaltung (inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung). Den Jahresabschluss führen Sie als Steuerkanzlei durch. Hierfür benötigen Sie die Belege und Buchhaltungsdaten (Stapelbuchung).

Dadurch dass in Deutschland zwischen 70% und 80% der Steuerkanzleien mit DATEV arbeiten, hat sich das DATEV-Format zum Standard bei Buchhaltungsformaten entwickelt. Daher gehen wir bei lexoffice davon aus, dass auch andere Systeme das DATEV-Format problemlos importieren können.
 
Bei der Übertragung der Daten von lexoffice zu DATEV gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Entweder Ihr Mandant exportiert die Daten aus lexoffice und speichert den Export als Datei lokal auf seinem PC ab, übergibt bzw. überträgt diese Exportdatei (z.B. per E-Mail oder Dateiaustausch) an Sie und Sie importieren dann manuell die Daten in DATEV.
  2. Setzen Sie als Steuerkanzlei DATEV ein, dann gibt es eine zweite bessere Möglichkeit: die Server von lexoffice und DATEV klären das Datenformat und die Übergabe der Daten im Hintergrund. Ihr Mandant - und auch Sie als Steuerkanzlei - müssen nur wenig tun, die Daten werden im Hintergrund übertragen und automatisch in das DATEV-System importiert.

Die zweite (und professionellere) Möglichkeit können Sie mit DATEVconnect online durchführen. Und auch hier gibt es die 2 Möglichkeiten: entweder überträgt Ihr Mandant über DATEVconnect online 

  • nur die Belege inkl. der Belegdaten (bei Buchungsmandanten) oder 
  • Belege & Buchungsdaten (bei Selbstbuchern).

Somit gibt es unterschiedliche Konstellationen, abhängig davon welche Daten mit welcher Technik übertragen werden und welche Absprachen Sie mit Ihrem Mandanten getroffen haben. Nachfolgend die vier typische Szenarien:

Buchungsmandant: Übergabe 

  1. Nur Belege im klassischen Format (ZIP-Datei); Import über DATEV-Belegtransfer
  2. Nur Belege bei Übertragung mit DATEVconnect online

Selbstbucher: Übergabe Belege & Stapelbuchung

   3. Belege & Stapelbuchung (2 Exporte; jew. ZIP-Dateien) für den manuellen Import
   4.  Belege & Stapelbuchung mit DATEVconnect online

Ausführliche Erläuterung zu den 4 Exporten

(1) Ihr Mandant ist Buchungsmandant, manueller Export aus lexoffice und Import in DATEV oder andere Systeme

Sie haben mit Ihrem Mandanten vereinbart, dass er die Daten manuell exportiert und Sie in der Kanzlei die Daten manuell importieren. In lexoffice unter Einstellungen > Export wählt Ihr Mandant dazu den Export Belege/Belegbilder im DATEV-Format.

(2) Ihr Mandant ist Buchungsmandant & Übertragung mit DATEVconnect online

Sie haben mit Ihrem Mandanten vereinbart, dass die Daten von lexoffice an DATEV im Hintergrund übertragen werden. Unter Einstellungen > DATEVconnect online starten Sie oder Ihr Mandant die Datenübertragung. In DATEVconnect online in wählen Sie dann die Übertragung Nur die Belege inkl. der Belegdaten an DATEV Unternehmen online übertragen.

(3) Ihr Mandant ist Selbstbucher & manueller Export aus lexoffice und Import in DATEV oder andere Systeme

Die Steuerkanzlei macht den Jahresabschluss und benötigt dafür sämtliche Belege und die Buchhaltungsdaten des gesamten Jahres. Etwas erschwerend bei dieser Konstellation ist, dass in DATEV die Daten auf zwei unterschiedliche Arten manuell importiert werden müssen:

  • die Belege werden über das DATEV-Tool Belegtransfer importiert,
  • die Buchungsdaten über das den Import der Stapelbuchung.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, den Export über den lexoffice-Steuerberaterzugang zu starten. lexoffice erzeugt im Export über den Steuerberaterzugang automatisch zwei ZIP-Dateien (eine ZIP-Datei mit Belegen & und eine Datei mit Buchungsdaten), die so aufeinander abgestimmt sind, dass sie nach Import in DATEV Kanzlei Rechnungswesen automatisch verlinkt sind (Buchung zu Belegbild).

(4) Ihr Mandant ist Selbstbucher & automatische Übergabe der Daten von lexoffice an DATEV

Leichter geht der etwas mühsame Export und Doppelimport aus Szenario (3) über DATEVconnect online. Wählen Sie in DATEVconnect online die Übertragungsart Buchungsdatenservice: Belege & Buchungsdaten an DATEV (Kanzlei Rechnungswesen) übertragen (siehe Screen). Im Hintergrund werden dann sämtliche Daten aus lexoffice an DATEV übertragen.

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