Neuer Mitarbeiter
Hier müssen Sie alle abrechnungsrelevanten Daten ihrer Mitarbeitenden erfassen.
Diese entnehmen Sie dem Personalfragebogen oder dem Arbeitsvertrag.
Persönliche Daten
Vor- und Nachname
Geburtstag
Staatsangehörigkeit
Anschrift
Vertragsdaten
Beschäftigt als
Vertragsbeginn (Eintritt) / Vertragsende (Austritt falls Befristet)
Ausgeübte Tätigkeit
Urlaubsanspruch
Wöchentliche Arbeitszeit
Arbeitstage
Arbeitet der Mitarbeiter an Feiertagen? Hilfeartikel Arbeitszeit
Vergütung
Monatliches Gehalt oder Stundensatz
Bankverbindung
Lohnsteuer
Beschäftigungsart (Haupt- oder Nebenbeschäftigung)
Steuer-Identifikationsnummer
Steuerklasse
Besteuerungsmerkmale (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, usw.)
Sozialversicherung
Krankenkasse
Art der Versicherung
Versicherungsnummer (wird automatisch von der Rentenversicherung abgefragt mit folgenden Angaben):
Geburtsland
Geburtsname
Geburtsort
Mitarbeiter ist Ehe-/Lebenspartner, Kind, Enkel oder Urenkel des Arbeitgebers
Der Mitarbeiter hat weitere Beschäftigungsverhältnisse (siehe gesonderter Hilfeartikel zu Mehrfachbeschäftigung)
Berufsgenossenschaft
Gefahrenklasse
Wichtige Informationen - Arbeitshilfen
Beschäftigungsart
Die Art der Beschäftigung bestimmt, wie lexoffice die Lohnsteuer und die SV-Beiträge berechnen muss.
Hinweis: Seit einigen Jahren ist es Standard, dass Minijobber auch Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Die meisten Minijobber lassen sich von dieser Pflicht befreien und erhalten ihren Stundenlohn quasi "netto wie brutto", also rentenversicherungsfrei.
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet einen entsprechenden schriftlichen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zu archivieren. Eine Vorlage dazu gibt es hier.
Lohnsteuer, Lohnsteuermerkmale
Bei Minijobbern ist es zulässig, die Lohnsteuer nach einem vereinfachten Prinzip mit der sogenannten Pauschsteuer zu berechnen.
Für alle anderen Mitarbeitenden steht diese Option nicht zur Wahl.
Hier wird die Lohnsteuer nach einer individuellen Steuerklasse berechnet.
Die Lohnsteuermerkmale, wie die Steuerklasse oder den Kinderfreibetrag können Sie dem letzten Lohnschein entnehmen. lexoffice gleicht Ihre Angaben mit der Finanzverwaltung ab und aktualisiert sie zukünftig automatisch (z.B. bei neuen Steuerfreibeträgen oder geänderten Kinderfreibeträgen).
Sozialversicherung
Krankenkasse
Minijobbern wird automatisch die Bundesknappschaft (auch als Minijob-Zentrale bekannt) als Krankenkasse zugeteilt.
Für alle anderen Mitarbeiterarten steht jede gesetzliche Krankenkasse zur Auswahl.
Hinweis: Bei der erstmaligen Auswahl einer Krankenkasse übernimmt lexoffice automatisch den Umlage-Tarif, den Sie in den Firmendaten festgelegt haben.
Versicherungsnummer
Für die Lohnabrechnung ist die Versicherungsnummer (auch SV-Nummer oder Rentenversicherungsnummer / RV-Nummer genannt) des Mitarbeitenden notwendig. Diese wird automatisch bei der Rentenversicherung abgefragt.
Bei neuen Mitarbeiter:innen sollten die Angaben zur Versicherungsnummernabfrage (Geburtsland, Geburtsort, Geburtsname) und die Versicherungsnummer zum Abgleich über den Personalfragebogen mit abgefragt werden. Nimmt ein Mitarbeiter das erste mal im im Berufsleben eine Beschäftigung auf (zum Beispiel Auszubildende), wird die SV-Nummer mit der ersten Abrechnung automatisch beantragt und dem Mitarbeitenden schriftlich zugestellt.
Kinderlose müssen einen erhöhten Beitrag zur Pflegeversicherung bezahlen. Die sogenannte Elterneigenschaft steuern Sie im Feld "Der Mitarbeiter hat Kinder".
Mitarbeiter ist Ehe-/Lebenspartner, Kind, Enkel oder Urenkel des Arbeitgebers
Wenn Mitarbeiter Angehörige des Unternehmers sind, kann sich das auf die Sozialversicherung auswirken. Mit einem Häkchen hier wird dieses automatisch mit der ersten Abrechnung von der deutschen Rente überprüft.
Der Mitarbeiter hat weitere Beschäftigungsverhältnisse (Mehrfachbeschäftigung)
Sofern Ihr Mitarbeitender zeitgleich einer Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung nachgeht, erfassen Sie dieses hier. Die Einnahmen aus den Beschäftigungen wirken sich u.U. auf die Versicherungspflicht und die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge aus.
Wichtige Eingaben: Arbeitgeber, Vertragsbeginn, Beschäftigt als, Monatsentgelt (brutto), Fremdarbeitgeber gewährt Sonderzahlung