Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Bei der Durchführung der Lohnabrechnung können sich Fehler einschleichen - das kann vorkommen. Diese Fehler sollten korrigiert werden.
Aktuell kümmert sich unser Support-Team um viele Korrekturen, da rückwirkende Änderungen Auswirkungen auf das Meldewesen haben können.
❗️Wichtig:
Maximal können Korrekturen bis zum 01.01. des Vorjahres hinterlegt werden.
Eingegebene Korrekturen werden immer mit der nächsten Lohnabrechnung wirksam. Erst dann werden ggf. neu abzugebende Meldungen an die Krankenkassen oder an das Finanzamt erstellt und verschickt.
Bitte überprüfen Sie Korrekturen immer umgehend auf ihre Richtigkeit.
2. Welche Korrekturen kann selbst durchführen und wann muss ich mich an den Support wenden für eine Korrektur?
Was kann ich als Kunde selbst korrigieren?
rückwirkende Abwesenheiten im Vormonat mehr erfahren
Beschäftigungsart im Vormonat mehr erfahren
sonstige Mitarbeiterdaten im aktuellen Monat
Änderung der Firmendaten im aktuellen Monat
Umlagesätze der Krankenkassen ändern im aktuellen Monat für das gesamte Jahr hier erfahren Sie wie
rückwirkender Austritt im Vormonat mehr erfahren
Was korrigiert der Support für mich?
rückwirkender Eintritt sind Mitarbeitende noch nicht über lexoffice abgerechnet worden, kann unser Support bis zum Jahresanfang rückwirkende Eintritte eintragen. mehr erfahren
Entgelte & Abrechnungsdaten ändern Rückwirkend bis zum Jahresanfang kann das unser Support für Sie übernehmen.
rückwirkender Austritt bis zum 01.01. des Vorjahres.
rückwirkende Abwesenheiten, bis zum 01.01. des Vorjahres.
Beschäftigungsart rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres.
sonstige Mitarbeiterdaten bis zum 01.01. des Vorjahres.
Änderung der Firmendaten, rückwirkende Änderungen sind nicht möglich
Umlagesätze der Krankenkassen ändern - dies erfolgt durch die Änderung des Kunden für das gesamte Jahr
3. Abwesenheiten im Vormonat verändern/bearbeiten oder löschen
So geht’s:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ - diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste oben.
Im ersten Schritt der Abrechnung sehen Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden.
Wählen Sie die Abwesenheit aus, die Sie ändern oder löschen möchten. Hinter der Abwesenheit klicken Sie auf die drei Punkte. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, dort können Sie wählen zwischen:
🖊️Abwesenheit bearbeiten
Ein Klick auf den „Stift“ öffnet die Details der Abwesenheit. Hier können Sie die gewünschte Änderung vornehmen und anschließend „Speichern“.
🗑️Abwesenheit löschen
Ein Klick auf die „Mülltonne“ löscht die Abwesenheit.
❗️Hinweis: Nach der rückwirkenden Änderung der Abwesenheit ist es möglich, dass eine Anpassung der geleisteten Arbeitsstunden notwendig wird. Diese Änderung übernehmen wir im Support.
Falls Sie Abwesenheiten über den Vormonat hinaus eintragen möchten, hilft unser Team weiter. Kontaktieren Sie uns über den Chat. 💬 👍
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.
4. Rückwirkende Eintritte
So geht’s:
Bitte legen Sie das Mitarbeiterprofil der Mitarbeitenden im aktuellen Monat komplett an. Übernehmen Sie den lexoffice-Vorschlag für den Eintrittstermin.
Nennen Sie dem Support über eine Chatnachricht den gewünschten Eintrittstermin & den Namen des Mitarbeitenden.
Bei Mitarbeitenden, die nach Stunden bezahlt werden, muss der Support die Arbeitsstunden nachtragen. Bitte teilen Sie dem Support die Stunden je zurückliegenden Monat mit.
Geben Sie direkt den Supportzugriff frei: 👉 Supportzugriff aktivieren, damit der Support das Eintrittsdatum für Sie verschieben kann.
WICHTIG💥: Bitte warten Sie unbedingt, bis der Support den rückwirkenden Eintritt bestätigt hat, bevor Sie die nächste Abrechnung abschließen! Das Eintrittsdatum kann nach dem Abschluss einer Abrechnung in lexoffice nicht mehr (auch nicht durch unseren Support) verändert werden.
Gut zu wissen 👍
Die elektronischen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt werden mit der nächsten Lohnabrechnung erstellt und verschickt.
Da die Verrechnung der Entgelte ebenfalls erst mit der nächsten Lohnabrechnung erfolgt, sollten Sie über einen Gehaltsvorschuss nachdenken.
5. Rückwirkende Austritte im Vormonat eintragen
Rückwirkende Austritte können durch Sie selbst im Vormonat eingetragen werden
So geht's:
Klicken Sie auf „Mitarbeiter“ diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste oben.
Klicken Sie den Mitarbeitenden an, um den es geht. Es öffnet sich das Mitarbeiterformular.
Erfassen Sie das Austrittsdatum.
Klicken Sie ganz unten auf „Speichern“.
❗️Nochmal zur Erinnerung: Um die Änderung wirksam zu machen, müssen Sie die nächste Abrechnung durchführen. Die neu abzugebenden Meldungen an die Krankenkassen oder Finanzamt werden erst dann erstellt.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.
6. Rückwirkende Änderung der Beschäftigungsart
So geht’s:
Klicken Sie auf „Mitarbeiter“ diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste oben.
Hinter der Namenszeile klicken Sie auf die drei Punkte. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Dort wählen Sie: "👤Beschäftigungsart ändern":
Hierüber wird der Assistent gestartet, der Sie unterstützend durch die Änderung der Beschäftigungsart führt. Es gibt 4 Unterpunkte, um die Änderung abzuschließen.
1) Beschäftigungsart
Als Erstes bestimmen Sie die korrekte neue Beschäftigungsart und legen fest, ab wann diese Änderung gilt. Hierzu gibt es zwei Felder, die Sie befüllen können. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
2) Ergänzung der Daten
Anschließend kontrollieren Sie die melde relevanten Angaben zur Lohnsteuer und Sozialversicherung bzw. setzen oder entfernen bestimmte Merkmale, die sich geändert haben.
Hinweis: Der Umfang an Eingaben variiert, je nach Beschäftigungsart.
3) Anpassung
Nun können Sie letzte abrechnungsrelevante Angaben, zu Arbeitszeiten und Vergütung kontrollieren und ggf. anpassen.
4) Überprüfung der Änderung
Es wird Ihnen eine Zusammenfassung der eben hinterlegten Werte angezeigt. Sobald Sie den Button „Beschäftigungsart ändern“ gewählt haben, wird die Änderung durchgeführt.
❗️Nochmal zur Erinnerung:
Um die Änderung wirksam zu machen, müssen Sie die nächste Abrechnung durchführen. Die neu abzugebenden Meldungen an die Krankenkassen oder Finanzamt werden erst dann erstellt.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.