Nachdem wir in einem  anderen Artikel beschrieben haben, was es mit der Beitragsschätzung auf sich hat, widmen wir uns hier der Frage wieso die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge auf dem Beitragsnachweis von den Werten aus der Abrechnung abweichen kann.

Warum kommt es überhaupt zu Abweichungen?

In der Regel kommt es aus zwei Gründen zu Abweichungen:

  1. die Löhne & Gehälter unterscheiden sich zwischen dem Zeitpunkt der Beitragsschätzung und der Lohnabrechnung
  2. nach der Beitragsschätzungen wurden Änderungen an den Mitarbeiterdaten vorgenommen (Eintritte, Austritte, Änderungen an der Beschäftigungsart, etc)

Wo kann ich die Verrechnung nachvollziehen?

Wie sich die gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge zusammensetzen, können Sie immer in den Dokumenten im Bericht "Restbeitragsschuld zum Beitragsnachweis" nachvollziehen. Der Bericht steht nach dem Monatswechsel zur Verfügung.

Zusätzlich bieten wir das Dokument "Erläuterungen zum Beitragsnachweis" an. Dort können Sie nachvollziehen, mit welchen Abrechnungswerten und Mitarbeiter:innen, bzw. Mitarbeiterdaten wir die Schätzung vorgenommen haben.

Auf welcher Basis wird die Schätzung vorgenommen?

Wenn im aktuellen Abrechnungsmonat Gehälter und gearbeitete Stunden vollständig sind, verwendet lexoffice die erfassten Daten.

Bei unvollständigen Abrechnungsdaten kommt die sog. Vereinfachungsregelung zum Einsatz. lexoffice ermittelt dann die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis der Lohnabrechnung aus dem vorherigen Monat.

Muss ich etwas tun, um die entstandene Differenz auszugleichen?

Nein! Lexoffice Lohn & Gehalt erkennt Differenzen zwischen den geschätzten Beiträgen und den tatsächlich anfallenden Beiträgen aus der Abrechnung automatisch. Die Differenzen werden in der Beitragsschätzung des Folgemonats automatisch verrechnet. Sie müssen nichts tun.

Beispiele aus der Praxis

Die fälligen SV-Beiträge sind etwas höher als erwartet

Mögliche Erklärungen:

  • Der Mitarbeiter hat weniger gearbeitet als ursprünglich geschätzt wurde. Z.B. wurden für einen Mitarbeiter Beiträge für 40h im Monat geschätzt. Tatsächlich gearbeitet hat der Mitarbeiter 30h. Die Differenz wird automatisch im Folgemonat berücksichtigt. 
  • Im Vormonat wurden zu wenige Stunden geschätzt. Diese Restbeitragsschuld muss nun beglichen werden, da im Vormonat ein zu niedriger Beitrag gezahlt wurde. Dies kann auch durch Korrekturen ausgelöst werden.

Die fälligen SV-Beiträge sind sehr hoch

Eine mögliche Erklärung für diesen Fall ist, dass im Vormonat ein 0-Beitragsnachweis versendet wurde, da Ihre Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Im aktuellen Monat müssen nun die Beiträge für den Vormonat und für den aktuellen Monat gezahlt werden.

Die Krankenkasse hat einen 0-Beitragsnachweis erhalten

Ein 0-Beitragsnachweis wird versendet, wenn Ihre Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Die Beitragsschuld wird von lexoffice Lohn & Gehalt automatisch in den Folgemonat übertragen und bei der nächsten Schätzung berücksichtigt. Die Beiträge werden somit erst im Folgemonat fällig.

Abweichungen / Differenzen zwischen den Beitragsnachweisen und den Schätzungen der Krankenkassen

Differenzen zwischen den Beitragsnachweisen und den Schätzungen der Krankenkassen können über das Konto "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit” (SKR03 1742/SKR04 3740) verbucht werden.

Dieses Konto muss dann auch monatlich abgestimmt werden und es verbleibt eine Differenz, die sich erst im Folgemonat wieder ausgleicht, dort entsteht dann aber meist die nächste Differenz, sodass in der Folge nie ein kompletter Ausgleich stattfindet. Man müsste also den Beleg einen Monat auflassen und ihn dann im nächsten Monat als erstes Ausgleichen und der neue Beleg bleibt offen.

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