Wir haben gute Nachrichten: Das Thema Entgeltbescheinigungen findet seit 01.01.2023 auch in lexoffice Anwendung.
Die Erstellung einer Entgeltbescheinigung wird von vielen Kriterien beeinflusst. Wir versuchen natürlich das Maximum im Bereich Entgeltbescheinigungen für Sie möglich zu machen. In vereinzelten Fällen wird lexoffice jedoch keine Entgeltbescheinigung erstellen können.
Ihre von lexoffice versendeten Entgeltbescheinigungen können Sie im Bereich
Dokumente → für Sie als Arbeitgeber → Entgeltbescheinigungen einsehen.
Folgende Entgeltbescheinigungen werden in der Nacht nach Erfassung der betreffenden Abwesenheit erstellt:
Krankengeld
Verletztengeld
Folgende Entgeltbescheinigungen werden erst mit dem Monatsabschluss erstellt:
Kinderkrankengeld
Mutterschaftsgeld
Kinderverletztengeld
Bitte prüfen Sie im ersten Schritt Ihre Dokumente. Wie bereits erwähnt, erscheinen die Entgeltbescheinigungen in Ihrem Account ggf. erst am Folgetag.
Wir werden noch eine ausführliche Beschreibung zu den einzelnen Themenbereichen zur Verfügung stellen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen vorerst an unseren Support.
Inhaltsverzeichnis
1. Warum muss eine Entgeltbescheinigung erstellt werden?
In der Regel haben Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn geplante Arbeit ausfällt z.B. aufgrund von Krankheit. lexoffice erstellt Entgeltfortzahlungen automatisch anhand der von Ihnen angegebenen Abwesenheiten. 💪
Unter bestimmten Umständen endet jedoch der Anspruch auf Entgeltfortzahlung und der Mitarbeiter erhält dafür eine Entgeltersatzleistung von der Sozialversicherung (z.B. Krankengeld von der Krankenkasse). Damit diese den konkreten Bedarf ermitteln kann, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet der Sozialversicherung die erforderlichen Daten im Rahmen einer elektronischen Entgeltbescheinigung zu übermitteln.
1.1. Welche Daten benötige ich zum Erstellen einer Entgeltbescheinigung?
Firmenname und Anschrift
persönliche Daten des Mitarbeitenden - Name, Anschrift, Geburtsdatum
Versicherungsnummer
Beschäftigungsbeginn (Datum)
bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, das Austrittsdatum
den Abrechnungszeitraum und die darin enthaltenen Steuer- und SV- Tage
Steuer ID und alle damit verbundenen Freibeträge
gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.
Welche weiteren Angaben benötigt werden, erfahren Sie im jeweiligen Abschnitt.
1.2. Wie erstelle ich die Entgeltbescheinigung?
1. >> Öffnen Sie diesen Link zu SV.net und loggen Sie sich ein. Registrieren Sie sich, falls Sie noch keinen Account besitzen.
Sollten Sie technische Fragen zu SV.net haben, wenden Sie sich bitte an den dortigen Support:
Telefon 06104 94736 – 402
Montag bis Donnerstag: 08:30 – 12:30 Uhr und 13:30 – 17:00 Uhr
Freitag: 08:30 – 14:00 Uhr
2. Öffnen Sie den Reiter "Formulare".
Unter dem Unterpunkt Entgeltbescheinigung finden Sie alle Formularformen:
3. Wählen Sie den für Sie passenden Unterpunkt aus: Hinweis: Einige Ausfüllhilfen finden Sie auf dieser Seite. Klicken Sie einfach auf den benötigten Abschnitt.
Krankenversicherung
01 Krankengeld (wird gezahlt, wenn ein Versicherter infolge einer Krankheit länger als 42 Kalendertage arbeitsunfähig ist oder auf Kosten der Krankenkasse stationär behandelt wird)
02 Kinderkrankengeld (wird gezahlt, sollte ein Elternteil aufgrund der Pflege eines Kindes nicht arbeiten gehen. Wichtig! jeder Elternteil darf für die Betreuung des erkrankten Kindes 10 Arbeitstage pro Jahr frei nehmen. Alleinerziehende erhalten eine Gesamtzahl von 20 Tagen.)
03 Mutterschaftsgeld (wird gezahlt an erwerbstätige Frauen in der Zeit eines Beschäftigungsverbotes aufgrund einer Schwangerschaft oder der Entbindung.)
Rentenversicherung
11 Übergangsgeld Leistungen zur med. Reha (wird gezahlt nach Wegfall der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall)
Unfallversicherung
21 Verletztengeld (Entgeltersatzleistung nach Arbeitsunfällen oder bei Berufskrankheiten)
22 Übergangsgeld (berufliche Rehabilitation)
23 Kinderverletztengeld
Bundesagentur für Arbeit
31 Übergangsgeld (Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben)
Sonstiges
41 Aufforderung Vorerkrankungsmitteilung
42 Aufforderung Ende Entgeltersatzleistung
51 Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen (§23c SGB IV)
99 Wechsel der Meldenden Stelle
💡 Wird eine Entgeltabrechnung zu Zwecken der Sozialversicherung ausgestellt, so spricht man von einer Entgeltbescheinigung (§ 108 Abs. 3 Satz 1 der GewO).
Inhalt und Verfahren einer solchen Entgeltbescheinigung sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt.
2. Wann muss die Entgeltbescheinigung Krankengeld übermittelt werden?
Die Übermittlung muss erfolgen, sobald ersichtlich ist, dass die Entgeltfortzahlung während der bescheinigten Arbeitsunfähigkeit enden wird.
Beispiel: Ein Mitarbeiter ist für 50 Tage (01.01.-19.02.2019) krank geschrieben
Januar: Der Mitarbeiter erhält vom 01.01.-31.01.2019 (31 Tage) eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit. lexoffice erledigt dies automatisch für Sie.
Februar: Der Mitarbeiter erhält vom 01.02.-11.02.2019 (11 Tage) eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit. lexoffice erledigt dies automatisch für Sie.
Ab dem 12.02. hat der Mitarbeiter Anspruch auf Krankengeld von seiner Krankenkasse. Aus diesem Grund muss für Februar eine Entgeltbescheinigung für Krankengeld an die Krankenkasse übermittelt werden.
2.1. Krankengeld: Was muss gemeldet werden?
Es gibt eine Reihe von Meldedaten, die in das Formular eingegeben werden können. Anhand der orangen Markierung erkennen Sie, welche Pflichtangaben sie eintragen müssen:
❗️Hinweis: Die erforderlichen Daten entnehmen Sie bitte der letzten Lohnabrechnung und der vorliegenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Firma / Person
Firmendaten inkl. Ansprechpartner
Betriebsnummer der Krankenkasse
Angaben zum Mitarbeitenden
Allgemein / Entgelt
Beginn der AU
Entgeltfortzahlung bis
Wurde am ersten Tag der AU gearbeitet?
weitergezahlte Arbeitsentgelte
Pflegeversicherungszuschlag
Teilnahme Arbeitszeitmodelle
Entgeltart
Beginn und Ende des Entgeltabrechnungszeitraums vor Beginn der AU
Brutto/Netto Verdienst (Weicht das Arbeitsentgelt in den letzten drei Abrechnungszeiträumen ab, muss dies hinterlegt werden.)
Haben Sie Einmalzahlungen geleistet in den letzten 12 Monaten, muss der beitragspflichtige KV- / RV- / AV-Teil eingetragen werden.
Umgewandeltes Arbeitsentgelt in den letzten 12 Monaten.
Zeiten / Sonstiges
Arbeitszeiten erfassen
3. Wann muss die Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld erstellt werden?
Die Übermittlung erfolgt für versicherte, weibliche Mitglieder sobald die Bescheinigung eines Arztes oder einer Hebamme für den geplanten Geburtstermin vorliegt.
❗️WICHTIG: Die Bescheinigung darf nicht nach der Entbindung ausgestellt sein.
Sie erhalten in den letzten sechs Wochen vor der Entbindung und bis zum Ablauf von acht Wochen, bei Früh- und Mehrlingsgeburten bis zum Ablauf von zwölf Wochen nach der Entbindung Mutterschaftsgeld. Hierbei spielt keine Rolle, ob sie pflichtig oder freiwillig versichert sind. Nicht berufstätige Frauen erhalten kein Mutterschaftsgeld.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Krankenkassen die erforderlichen Daten elektronisch zu übermitteln.
3.1. Mutterschaftsgeld: Was muss gemeldet werden?
Hier gibt es eine Reihe von Meldedaten, die in das Formular eingegeben werden können. Wir zeigen Ihnen, welche Pflichtangaben sie eintragen müssen:
❗️Hinweis: Diese entnehmen Sie bitte der letzten Lohnabrechnung und der vorliegenden Bescheinigung für die Geburt.
Firma / Person
Firmendaten inkl. Ansprechpartner
Betriebsnummer der Krankenkasse
Angaben zum Mitarbeitenden
Mutterschaft
Beginn der Schutzfrist
Beginn der Beschäftigung
Lag das Nettoarbeitsentgelt regelmäßig über 400,00 €?
Wird das Entgelt monatlich bezahlt?
4. Krankengeld bei Erkrankung des Kindes: Was muss ich wissen?
Die Übermittlung erfolgt, wenn ein Elternteil wegen der Pflege eines kranken Kindes nicht arbeiten gehen kann. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Krankenkassen die erforderlichen Daten elektronisch zu übermitteln.
Hier gibt es eine Reihe von Meldedaten, die in das Formular eingegeben werden können. Wir zeigen Ihnen, welche Pflichtangaben sie eintragen müssen:
❗️Hinweis: Diese entnehmen Sie bitte der letzten Lohnabrechnung und dem vorliegenden Attest oder dem Formular Nr. 21: „Ärztliche Bescheinigung für den Bezug von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes"
Firma / Person
Firmendaten inkl. Ansprechpartner
Betriebsnummer der Krankenkasse
Angaben zum Mitarbeitenden
Zeiten / Sonstiges
freigestellt vom / bis aufgrund der Erkrankung des Kindes
Wurde am ersten Arbeitstag der Freistellung gearbeitet?
Anspruch auf bezahlte Freistellung
Höhe des Entgeltes Brutto / Netto
Wurde in den letzten 12 Monaten eine beitragspflichtige Einmalzahlung geleistet?
5. Entgeltbescheinigung Rentenversicherung: Übergangsgeld Leistungen zur med. Reha
In welchen Fällen muss diese erstellt werden?
Die Übermittlung erfolgt im Rahmen einer Anschlussbehandlung nach Auslauf des 42tägigen Entgeltfortzahlungsanspruches gegenüber dem Arbeitgeber oder einer Wiedereingliederung.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Krankenkassen die erforderlichen Daten elektronisch zu übermitteln.
Hier gibt es eine Reihe von Meldedaten, die in das Formular eingegeben werden können. Wir zeigen Ihnen, welche Pflichtangaben sie eintragen müssen:
❗️Hinweis: Diese entnehmen Sie bitte der letzten Lohnabrechnung und der vorliegenden medizinischen Rehabilitation - Bescheinigung.
Firma / Person
Firmendaten inkl. Ansprechpartner
Betriebsnummer der Krankenkasse
Angaben zum Mitarbeitenden
Allgemein / Entgelt
1. Beginn der Arbeitsunfähigkeit
2. Wurde am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet?
3. Weitergezahltes Arbeitsentgelt bis
4. Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose
5. Teilnahme am Arbeitszeitmodell
6. Entgeltart
Leistung zur Teilhabe
Beschäftigt seit
Handelt es sich um ein Ausbildungsverhältnis?
Gibt es Vorerkrankungen?
6. Entgeltbescheinigung Rentenversicherung: Übergangsgeld Leistungen zur Teilhabe
"Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben" (LTA) ist der sozialrechtliche Begriff für die Leistungen zur Beruflichen Reha. Die Übermittlung umfasst alle Reha-Maßnahmen, die die Arbeits- und Berufstätigkeit von Menschen mit Krankheiten und/oder Behinderungen fördern. Der Arbeitgeber ist "nur" Begünstigter ohne eigenes Antragsrecht.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Krankenkassen die erforderlichen Daten elektronisch zu übermitteln.
Auflagen und Bedingungen für die Gewährung eines Zuschusses
Zuschüsse an den Arbeitgeber gibt es z.B. als:
Ausbildungszuschüsse zur betrieblichen Ausführung von Bildungsleistungen
Eingliederungszuschüsse
Zuschüsse für Arbeitshilfen im Betrieb
Kostenerstattung für eine befristete Probebeschäftigung
Umschulung, Aus- oder Weiterbildung im Betrieb
Technische Veränderung des Arbeitsplatzes
Was muss gemeldet werden?
Hier gibt es eine Reihe von Meldedaten, die in das Formular eingegeben werden können. Wir zeigen Ihnen, welche Pflichtangaben sie eintragen müssen:
Hinweis: Diese entnehmen Sie bitte der letzten Lohnabrechnung und der vorliegenden Bescheinigung.
Firma / Person
Firmendaten inkl. Ansprechpartner
Betriebsnummer der Krankenkasse
Angaben zum Mitarbeitenden
Allgemein / Entgelt
Beginn der Arbeitsunfähigkeit
Wurde am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet?
weitergezahltes Arbeitsentgelt bis
Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose
Teilnahme am Arbeitszeitmodell
Entgeltart
Leistungen zur Teilhabe
Beschäftigt seit
Beschäftigt als
Handelt es sich um ein Ausbildungsverhältnis?
tags: Entgeltbescheinigung, Krankengeld, Kind krank, Mutterschaftsgeld, Leistung zur Teilhabe, Reha, EEL, Verletztengeld, Kinderkrankengeld