Seit dem 1. Januar 2006 ist jeder Arbeitgeber verpflichtet die Beiträge zur Sozialversicherung schon vor dem Monatsabschluss (zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats) zu ermitteln und an die Krankenkasse zu melden. Die Überweisung der Beiträge muss spätestens bis zum drittletzten Bankarbeitstag erfolgt sein.

Arbeitgeber, die nach geleisteten Stunden bezahlen, kennen zu diesem Zeitpunkt u.U. noch nicht die Gesamtstunden für den laufenden Monat. In diesem Fall ist es zulässig eine Schätzung der voraussichtlichen Beiträge vorzunehmen.

Wie funktioniert die Beitragsschätzung?

Die Beitragsschätzung erfolgt in lexoffice Lohn & Gehalt i.d.R. automatisch zum spätest möglichen Zeitpunkt. Von dieser Regel ausgenommen sind Firmen, die ihre Abrechnung und den Monatswechsel zum Schätzzeitpunkt bereits erledigt haben.

Ablauf im ersten Abrechnungsmonat

Klicken Sie auf "Abrechnung" in der Navigationsleiste und erledigen Sie folgende Schritte:

  1. Wechseln Sie zu Schritt 2 "Löhne & Gehälter"
  2. Geben Sie bei allen Stundenlohnempfängern die voraussichtlichen Stunden
  3. Klicken Sie auf Schritt 3 "Abrechnung" um den lexoffice-Check zu erledigen

Das war's! Eine Freigabe der Abrechnung ist hier noch nicht nötig. Sie können die hier eingetragenen voraussichtlichen Stunden noch anpassen, wenn Sie die eigentliche Abrechnung und den Monatswechsel durchführen.

Ablauf ab dem zweiten Abrechnungsmonat

Die Beitragsschätzung wird automatisch von lexoffice erledigt. Sie müssen keine voraussichtlichen Stunden hinterlegen.

Wie geht es nach der Abgabe der Beitragsnachweise weiter?

Möglicherweise weichen die geschätzten Arbeitsstunden von den tatsächlichen Stunden ab. Deswegen wiederholt lexoffice die Ermittlung der Beiträge für die Sozialversicherung beim Monatsabschluss. 

Falls sich bei der Verrechnung der geschätzten Beiträge mit den tatsächlichen Beiträgen ein Saldo ergibt, überträgt lexoffice diesen in den Folgemonat. So ist sichergestellt, dass Sie niemals zu hohe oder zu niedrige Beiträge entrichten.

Sie können die Überträge in den Dokumenten im Bericht "Restbeitragsschuld zum Beitragsnachweis" nachvollziehen. Der Bericht steht nach dem Monatswechsel zur Verfügung.

Fälligkeit der Beiträge

Hier finden Sie hier eine Übersicht mit allen Terminen für das aktuelle Jahr. Die Beiträge müssen den Kassen zum Fälligkeitstag ab 00:00 Uhr vorliegen.

Tipp: Vereinbaren Sie mit Ihren Krankenkassen ein SEPA Lastschriftmandant. So ist sichergestellt, dass Ihre Beiträge immer pünktlich bezahlt sind. Die Kassen bieten dafür entsprechende Formulare auf ihren Websites an.

Quelle: aok-business.de

    

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