Was ist grundsätzlich zu beachten?
Bei der Buchhaltung einer haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft (GmbH, UG haftungsbeschränkt, Limited) gibt es keine private Sphäre. Eine Vermischung von betrieblichem und privatem Bereich ist unzulässig. Somit sind sowohl Privatentnahmen als auch Privateinlagen nicht möglich.
Gesellschafter und Geschäftsführende sind aus rechtlicher Sicht „unternehmensfremde Personen“. Die wirtschaftlichen Beziehungen zwischen dem Unternehmen und den Gesellschaftern muss daher ebenso erfasst und behandelt werden, wie Beziehungen zu einem fremden Kunden, Lieferanten oder Kreditgeber.
💡 Damit Sie Ihre Gesellschaftereinlage/-entnahme korrekt in lexoffice erfassen können, ist im ersten Schritt zu prüfen, um welchen Sachverhalt es sich konkret handelt.
Nachfolgend finden Sie unterschiedliche Varianten, wie Sie je nach Sachverhalt Ihre Gesellschaftereinlage/-entnahme abbilden können.
Variante 1: Stammeinlage eines Gesellschafters
Wie Sie eine Stammeinlage in lexoffice erfassen können, erfahren Sie in unserem Wissensartikel:
Variante 2: Einlage eines Gesellschafters
Bei einer Gesellschaftereinlage handelt es sich bspw. um die Einlage finanzieller Mittel des Gesellschafters zur kurzfristigen Erhöhung der Liquidität.
Hierbei ist jedoch zu prüfen, ob es sich in Ihrem Fall nicht eigentlich um ein Darlehen handelt. Im Zweifelsfall empfehlen wir hierzu auch nochmal Rücksprache zu Ihrer Steuerberatung zu halten
Je nachdem wie die Einlage eingezahlt wurde (per Bankzahlung oder bar) stehen Ihnen zur Abbildung folgende Optionen (2.1., 2.2. oder 2.3.) zur Verfügung:
2.1. Zahlungseingang in der Bank kategorisieren
Wählen Sie den Zahlungseingang (1) (unter Finanzen>Bank) aus und kategorisieren (2) Sie diesen direkt auf die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter":
2.2. Bareinlage in der Kasse erfassen
Erfassen Sie direkt in der Kasse eine Einnahme (1) auf die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter"(2). Im Notizfeld (3) tragen Sie den entsprechenden Gesellschafter ein.
2.3. Gesellschaftereinlage mit einem Beleg erfassen
Erfassen Sie für die Einlage einen Einnahmebeleg (1). Als Kontakt wählen Sie den entsprechenden Gesellschafter (2) aus und verwenden die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter" (3):
Je nachdem wie die Einlage eingezahlt wurde, können Sie die Zahlung für den Beleg mit der Zahlart "Kasse" (bei Bareinlagen) erfassen oder Sie ordnen den Beleg der dazugehörigen Bankzahlung (unter Finanzen>Bank) zu.
Hier sehen Sie im Überblick, welches Konto durch die von Ihnen ausgewählte Kategorie im Hintergrund bebucht wird:
Rechtsform | Kategorie | SKR03 | SKR04 |
Kapitalgesellschaft | Verrechnungskonto Gesellschafter | 1655 | Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern | 3640 | Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern |
Rückzahlung der Einlage an den Gesellschafter
Sobald Sie die Einlage an den Gesellschafter zurückzahlen, können Sie einen Einnahmenminderungsbeleg (1) auf die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter" (2) erfassen, damit das Verbindlichkeitskonto ausgeglichen wird. Als Kontakt wählen Sie den entsprechenden Gesellschafter (3) aus:
Diesen Beleg können Sie dann der Auszahlung an den Gesellschafter in der Bank zuordnen:
Variante 3: Entnahme eines Gesellschafters
Eine Entnahme durch den Gesellschafter kommt bspw. zustande, wenn der Gesellschafter die Firmenkreditkarte für eine private Ausgabe als Zahlungsmittel verwendet.
Je nachdem wie die Einlage eingezahlt wurde (per Bankzahlung oder bar) stehen Ihnen zur Abbildung folgende Optionen (3.1., 3.2. oder 3.3.) zur Verfügung:
3.1. Zahlungsausgang in der Bank kategorisieren
Wählen Sie den Zahlungsausgang (1) (unter Finanzen>Bank) aus und kategorisieren (2) Sie diesen direkt auf die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter":
3.2. Barentnahme in der Kasse erfassen
Erfassen Sie direkt in der Kasse eine Ausgabe (1) auf die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter"(2). Im Notizfeld (3) tragen Sie den entsprechenden Gesellschafter ein:
3.3. Gesellschafterentnahme mit einem Beleg erfassen
Erfassen Sie für die Entnahme einen Ausgabenbeleg (1). Als Kontakt wählen Sie den entsprechenden Gesellschafter (2) aus und verwenden die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter" (3):
Je nachdem, wie die Entnahme ausgezahlt wurde, können Sie die Zahlung für den Beleg mit der Zahlart "Kasse" (bei Barentnahmen) erfassen oder Sie ordnen den Beleg der dazugehörigen Bankzahlung (unter Finanzen>Bank) zu.
Hier sehen Sie im Überblick, welches Konto durch die von Ihnen ausgewählte Kategorie im Hintergrund bebucht wird:
Rechtsform | Kategorie | SKR03 | SKR04 |
Kapitalgesellschaft | Verrechnungskonto Gesellschafter | 1381 | Forderungen gegen GmbH Gesellschafter | 1307 | Forderungen gegen GmbH Gesellschafter |
Rückzahlung des Gesellschafters für die getätigte Entnahme
Sofern der Gesellschafter dem Unternehmen die Entnahme zurückzahlt, können Sie einen Ausgabenminderungsbeleg (1) auf die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter" (2) erfassen, damit das Forderungskonto ausgeglichen wird. Als Kontakt wählen Sie den entsprechenden Gesellschafter (3) aus:
Diesen Beleg können Sie dann dem Zahlungseingang (Rückzahlung des Gesellschafters) in der Bank zuordnen.
Variante 4: Auslagenerstattung an einen Gesellschafter
4.1. Ausgabe erfassen
Wenn Gesellschafter eine Auslage tätigen, muss eine Auslagenerstattung erstellt werden.
Für die Auslagenerstattung können Sie in lexoffice einen Ausgabenbeleg (1) auf die entsprechende Ausgabenkategorie (2) (z.B. "Kraftstoff/Ladestrom") erfassen und dabei den entsprechenden Lieferanten (3) angeben.
Tragen Sie im Beschreibungsfeld (4) den Gesellschafter ein, der die Auslage getätigt hat:
Die Zahlung erfassen Sie mit Verwendung der Zahlart "Privat".
👉Dadurch wird im Hintergrund das Konto Verbindlichkeiten gegen GmbH Gesellschafter angesprochen.
4.2. Auszahlung an den Gesellschafter
Sobald Sie dem Gesellschafter den ausgelegten Betrag zurückerstatten, erfassen Sie einen Einnahmenminderungsbeleg (1) auf die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter" (2). Als Kontakt wählen Sie den Gesellschafter (3) aus:
⚠️ Nur durch Erfassung dieses Beleges erzielen Sie, dass das Konto 1665 (SKR03) / 3640 (SKR04) Verbindlichkeit gegenüber GmbH-Gesellschaftern korrekt ausgeglichen wird.
Diesen Beleg können Sie dann der Auszahlung an den Gesellschafter in der Bank zuordnen:
Sollten Sie die Auslage hingegen bar auszahlen, erfassen Sie für den Einnahmenminderungsbeleg die Zahlung mit Verwendung der Zahlart "Kasse".
Variante 5: Gesellschafter-Darlehen
5.1. Gesellschafter als Kontakt anlegen
Für die korrekte Abbildung des Gesellschafter-Darlehens empfehlen wir im ersten Schritt den entsprechenden Gesellschafter als Kontakt mit dem Typ "Kunde/Lieferant" (1) anzulegen
Wählen Sie "Person" (2) und machen Sie idealerweise im Namen einen Hinweis auf die Gesellschafter-Eigenschaft (3):
5.2. Einnahme für das Darlehen erfassen:
Anschließend können Sie in der Belegerfassung einen Einnahmebeleg (1) erfassen und den Darlehensvertrag als Belegbild hochladen. Als Kontakt (2) geben Sie den dazugehörigen Gesellschafter an.
Als Kategorie empfehlen wir "Aufnahme Gesellschafter" (3) zu verwenden:
Abschließend können Sie den Beleg dem dazugehörigen Zahlungseingang in der Bank (unter Finanzen>Bank) zuordnen.
Sollten das Darlehen bar ausgezahlt worden sein, erfassen Sie für den Beleg hingegen die Zahlung mit Verwendung der Zahlart "Kasse".
Hier sehen Sie im Überblick, welches Konto durch die von Ihnen ausgewählte Kategorie im Hintergrund bebucht wird:
Rechtsform | Kategorie | SKR03 | SKR04 |
Kapitalgesellschaft | Aufnahme Gesellschafter | 0730 | Verbindlichkeit.gg. Gesellschaftern | 3510 | Verbindlichkeit.gg. Gesellschaftern |
3. Rückzahlung des Darlehens an den Gesellschafter
Die Rückzahlung (1) des Darlehens können Sie direkt in der Bank auf "Tilgung Gesellschafter" (3) kategorisieren (2):
Auf diesem Weg wird dann auch das Verbindlichkeitskonto ausgeglichen ✅
Info zur Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter"
Die Kategorie "Verrechnungskonto Gesellschafter" und die damit verbundenen Konten 0730 (SKR03) / 3510 (SKR04) - Verbindlichkeit.gg. Gesellschaftern und 1381 (SKR03) / 1307 (SKR04) - Forderungen gegen GmbH Gesellschafter, dienen der buchhalterischen Dokumentation betrieblicher und privater Zahlungen zwischen Unternehmen und Gesellschafter.
Diese Konten werden in lexoffice verwendet, um den korrekten Abgleich des Zahlungsverkehrs abzubilden, sodass der Gewinn/Verlust der Gesellschaft nicht verfälscht wird.