Der Export "Belegbilder und Buchungsstapel" erzeugt in lexoffice 2 ZIP-Dateien. Eine ZIP-Datei mit den Belegen und eine ZIP-Datei mit dem Buchungsstapel. Die 2 ZIP-Dateien müssen auf unterschiedliche Art und Weise in DATEV importiert werden. Etwas ungeschickt ist, dass Sie die Datei mit dem Buchungsstapel entpacken müssen, die Datei mit den Belegbildern können Sie nur gepackt übertragen.

Klicken Sie in der Downloadliste auf die entsprechende Datei um sie herunterzuladen und lokal auf Ihrem PC zu speichern:

  • (1/2) Belegbilder 01.10.-31.10.2019 beinhaltet die Buchungs- und Zahlungsdaten vom Oktober 2019 (01-10 – 31.10)

    Beim Speichern der Datei auf Ihrem PC hat diese zum Bsp. den Namen
    DATEV-Export_Belegbilder_von_2019-10-01_bis_2019-10-31_erstellt_2019-11-29_140002.zip.

    Die hinteren Ziffern beschreiben das Datum und die Uhrzeit, wann der Export gerstartet wurde und werden daher bei Ihnen abweichen. Diese ZIP-Datei können Sie in DATEV importieren.
  • (2/2) Buchungsdaten, Zahlungen 01.10.2019-31.10.2019 beinhaltet die Belegbilder

    Beim Speichern der Datei auf Ihrem PC hat diese zum Bsp. den Namen
    DATEV-Export_von_20191001_bis_20191031_erstellt_20191129_140004.zip

    Die hinteren Ziffern beschreiben das Datum und die Uhrzeit der exportierten Belege und werden daher abweichen. Diese ZIP-Datei können Sie mit dem Tool DATEV-Belegtransfer in DATEV importieren.

Import der Belege in DATEV über DATEV-Belegtransfer

Wenn Sie die Buchungsdaten aus lexoffice wie in Kapitel 4 beschrieben an DATEV übertragen haben, dann finden Sie in DATEV in der Spalte BL ein kleines Icon. Wenn Sie auf das Icon klicken, dann wird eine Fehlermeldung erscheinen. Damit in DATEV der zugehörige Beleg angezeigt wird, ist es erforderlich, dass Sie die Belege ebenfalls in DATEV importieren.

Eine Möglichkeit, um die Belege in DATEV zu importieren, funktioniert mit dem Tool Belegtransfer von DATEV einsetzen. Dieses Tool kann bei DATEV unter http://www.datev.de/belegtransfer kostenlos heruntergeladen werden. Nachfolgend beschreiben wir Ihnen Schritt-für-Schritt die Übertragung der Belege mit Belegtransfer.

Schritt-für-Schritt: Übertragen der Belege mit DATEV-Belegtransfer

  1. Installieren Sie das Tool Belegtransfer. Mit dem Programm Belegtransfer können Sie Ihre Belege nach „Belegverwaltung online/Belege online“ übertragen.
  2. Starten Sie das DATEV-Belegtransfer-Tool. Beim Start müssen Sie sich bei DATEV authentifizieren; dies können Sie über die DATEV-SmartCard bzw. DATEV-SmartLogin durchführen.
  3. Beim ersten Start müssen Sie einige Voreinstellungen vornehmen. Klicken Sie hierfür auf Verzeichnisse hinzufügen.
  4. Geben Sie hier die Beraternummer und die Mandantennummer ein bzw. wählen Sie über den kleinen Pfeil den Mandanten aus.
  5. Nun können Sie entscheiden, in welche Ordner in Unternehmen online Sie die Belege übertragen. In dem obigen Beispiel übertragen wir die Belege aus dem Verzeichnis „ohne Belegtyp“.
  6. Ganz wichtig ist, dass Sie das Feld Verzeichnis enthält aus DATEV DMS. Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente aktivieren!
  7. Klicken Sie auf Übernehmen und schließen Sie das Fenster Belegtypen auswählen.
  8. Sie haben nun in Windows ein leeres Verzeichnis erstellt. In dieses Windows-Verzeichnis können Sie nun die komplette ZIP-Datei „DATEV-Belegexport_...“ in dieses Verzeichnis kopieren.

    WICHTIG: Es ist wichtig, dass die Belege gepackt als eine ZIP-Datei in das Verzeichnis kopiert wird. Die ZIP-Datei darf nicht entpackt werden!!!
    DATEV entpackt die Datei im eigenen Rechenzentrum und importiert die Belege. Bei unseren eigenen Tests kam es durch das frühzeitige Entpacken immer zu fehlenden Belegen. Nur wenn die Belege in der ZIP gepackt sind, inkl. der Datei document.xml, kann DATEV auf die Belege verlinken!
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten senden. Die Belege werden nun an DATEV übertragen.
  10. Wenn Sie jetzt in DATEV auf das Icon klicken, wird der zugehörige Beleg in DATEV angezeigt.

Import Buchungsstapel in DATEV

  1. Speichern Sie die lexoffice ZIP-Datei in ein frei zu wählendes Verzeichnis auf Ihrem Rechner und entpacken Sie die Datei direkt im Anschluss.
  2. Klicken Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro auf Bestand > Importieren und wählen Sie anschließend ASCII-Daten.
  3. Falls Sie eine Meldung mit dem Hinweis „Möchten Sie in die Stapelverarbeitung wechseln“ erhalten, bestätigen Sie mit Klick auf Ja. Ist das nicht der Fall, dann bitte weiter mit Punkt 4.
  4. Wählen Sie im Dialog Stapelverarbeitung das Register DATEV-Format. Klicken Sie anschließend auf den Link + DATEV-Format importieren.
  5. Wählen Sie im Quellverzeichnis das Verzeichnis, in dem Sie zuvor die DATEV-Importdateien gespeichert haben. Im Fenster unterhalb werden Ihnen die zu importierenden Dateien angezeigt. 
  6. Als erstes erfolgt immer der Import das Kontenbeschriftungen – wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf Importieren.
  7. Als nächsten Schritt importieren Sie die Debitoren/Kreditoren. Wählen Sie den Eintrag aus, dann im Anschluss auf Importieren.
  8. Jetzt kann der Import der Buchungsdaten erfolgen. Wählen Sie den Buchungsstapel aus und klicken Sie auf Importieren, dann auf Verarbeiten.
  9. Für den Buchungsstapel können Sie per Klick auf den Link + Neuen Buchungsstapel anlegen einen individuellen Zeitraum und eine Bezeichnung vergeben. 
  10. Mit Klick auf OK wird der Buchungsstapel verarbeitet. Falls Sie einen weiteren Buchungsstapel haben, wiederholen Sie den Vorgang.
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