Es kann vorkommen, dass Sie Ihrem Mitarbeitenden bereits vor dem Abschluss der monatlichen Abrechnung eine Vorauszahlung zahlen möchten.

Beispiel: Es ist Mitte März. Ein Mitarbeitender benötigt einen Vorschuss von 200 €, um eine dringend notwendige Auto-Reparatur durchführen lassen zu können. Die Lohnabrechnung erledigen Sie immer am Ende des Monats. Den Vorschuss zahlen Sie dem Mitarbeiter bereits am 15.03. aus.

Wie können Vorschüsse in lexoffice Lohn & Gehalt hinterlegt werden?

  1. Gehen Sie zur Seite "Abrechnung" / "2. Löhne & Gehälter".
  2. Legen Sie für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt “Abschlag/Vorschuss” an.


Der Vorschuss wird bei der nächsten Abrechnung automatisch vom zu zahlenden Lohn/ Gehalt abgezogen. Das können Sie bereits am negativen Vorzeichen der Lohnart erkennen.

Beispiel Vorschuss bei Kurzarbeit

Ihr:e Mitarbeiter:in erhält ein Gehalt von 2.000 EUR und eine Auszahlung von netto 1.403,15 EUR (kann geringfügig abweichen, z. B. wegen unterschiedlich hohem Zusatzbeitrag Krankenkasse). 

Aufgrund von Kurzarbeit fällt die Hälfte der Arbeitszeit aus, so dass tatsächlich nur 1.000 EUR Gehalt abgerechnet werden. Das entspricht einem Auszahlungsbetrag von 799,75 EUR

Zusätzlich erhält Ihr:e Mitarbeiter:in Kurzarbeitergeld.

Bei der Steuerklasse 1 (ohne Kinder) ergibt sich für den Arbeitsausfall ein Kurzarbeitergeld in Höhe von 369,97 EUR (ca. 60 % des ausgefallenen Nettos).

Insgesamt erhält Ihr:e Mitarbeiter:in also 1.169,72 EUR (799,75 EUR + 369,97 EUR).

Bei Ausfall der halben Arbeitszeit durch Kurzarbeit, würde also ein Vorschuss in Höhe von 80 % der “normalen” Auszahlung in etwa zur tatsächlichen Abrechnung  passen - hier also: 1.403,15 * 80 % = 1.122,52 EUR.

Fällt etwa nur ein Viertel der Arbeitszeit aus, empfiehlt sich ein Vorschuss in Höhe von 90% des normalen Auszahlungsbetrags aus dem Vormonat.

Hinweis: Diese Beispiele unterstellen, dass die (geplante) Arbeitszeit im Monat mit Kurzarbeit ungefähr mit den Monaten ohne Kurzarbeit übereinstimmt.

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