Schön, dass Sie zu lexoffice wechseln und damit einen wichtigen Schritt zu mehr Freiraum für wichtigere Dinge in Ihrem Leben als Unternehmer:in gehen. Wir haben hier wichtige Hinweise gesammelt, die Ihnen den Wechsel zu uns erleichtern sollen.
Wichtige Abschlussarbeiten vor dem Wechsel zu lexoffice
Mitarbeiter:innen ummelden (Systemwechsel)
Im Zuge des Wechsel müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen ummelden. Das läuft zweigeteilt ab:
Zuerst müssen Sie mit für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) mit sv-net erstellen und verschicken.
Nach der Übernahme Ihrer Mitarbeiter:innen nach lexoffice müssen Sie jede:n einzeln erneut bei den Krankenkassen mit einer weiteren Krankenkassenmeldung anmelden. Halt! Machen Sie das bitte nicht von Hand - das übernimmt lexoffice ab jetzt automatisch für Sie. 😉
Weitere wichtige Aufgaben
Erstellen und Versenden Sie den Lohnnachweis für das laufende Jahr an die Berufsgenossenschaft. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen.
Prüfen Sie bitte, ob Sie mit einer oder mehreren Krankenkassen besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen haben und legen Sie sich diese Unterlagen zurecht.
Vorbereitungsarbeiten in lexoffice
Vor der ersten Lohnabrechnung müssen Sie natürlich in erster Linie Ihre Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Wir haben dazu eine praktische Checkliste.
Wenn Sie im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns starten, müssen Sie ggf. Vortragswerte für Ihre Mitarbeiter:innen eingeben.
Anschließend können Sie die Umlagesätze Ihrer Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn Sie besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen haben.
Denken Sie bitte auch an Ihre Berufsgenossenschaft und Ihre Mitgliedsnummer und Pin dort.
Die erste Lohnabrechnung mit lexoffice
Bei der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:
lexoffice erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden (hier erfahren Sie, welche Meldungen lexoffice noch verschickt)
wenn Sie auch unsere Buchhaltung im Einsatz haben, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege
die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit
Hinweis: Fragen Sie sich, wie und wann Beitragsnachweise mit lexoffice abgegeben werden? Hier erfahren Sie mehr.