Schön, dass Sie zu lexoffice wechseln und damit einen wichtigen Schritt zu mehr Freiraum für wichtigere Dinge in Ihrem Leben als Unternehmer:in gehen. Wir haben hier wichtige Hinweise gesammelt, die Ihnen den Wechsel zu uns erleichtern sollen.
Wichtige Abschlussarbeiten vor dem Wechsel zu lexoffice
Mitarbeiter:innen ummelden (Systemwechsel)
Im Zuge des Wechsel müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen ummelden. Das läuft zweigeteilt ab:
- Zuerst müssen Sie mit für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) mit sv-net erstellen und verschicken.
- Nach der Übernahme Ihrer Mitarbeiter:innen nach lexoffice müssen Sie jede:n einzeln erneut bei den Krankenkassen mit einer weiteren Krankenkassenmeldung anmelden. Halt! Machen Sie das bitte nicht von Hand - das übernimmt lexoffice ab jetzt automatisch für Sie. 😉
Weitere wichtige Aufgaben
- Erstellen und Versenden Sie den Lohnnachweis für das laufende Jahr an die Berufsgenossenschaft. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen.
- Prüfen Sie bitte, ob Sie mit einer oder mehreren Krankenkassen besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen haben und legen Sie sich diese Unterlagen zurecht.
Vorbereitungsarbeiten in lexoffice
- Vor der ersten Lohnabrechnung müssen Sie natürlich in erster Linie Ihre Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Wir haben dazu eine praktische Checkliste.
- Wenn Sie im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns starten, müssen Sie ggf. Vortragswerte für Ihre Mitarbeiter:innen eingeben.
- Anschließend können Sie die Umlagesätze Ihrer Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn Sie besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen haben.
- Denken Sie bitte auch an Ihre Berufsgenossenschaft und Ihre Mitgliedsnummer und Pin dort.
Die erste Lohnabrechnung mit lexoffice
Bei der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:
- lexoffice erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden (hier erfahren Sie, welche Meldungen lexoffice noch verschickt)
- wenn Sie auch unsere Buchhaltung im Einsatz haben, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege
- die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit
Hinweis: Fragen Sie sich, wie und wann Beitragsnachweise mit lexoffice abgegeben werden? Hier erfahren Sie mehr.