Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Tabelle zur Orientierung der Korrekturmöglichkeiten

3. Abwesenheiten im Vormonat anlegen, verändern oder löschen

4. Rückwirkende Eintritte

5. Rückwirkende Austritte im Vormonat eintragen

6. Rückwirkende Änderung der Beschäftigungsart


1. Einleitung

Es ist möglich, dass sich bei der Lohnabrechnung Fehler einschleichen, das kann vorkommen. Diese Fehler müssen natürlich korrigiert werden. Auch hier finden wir wie immer eine Lösung.

Rückwirkende Änderungen können Auswirkungen auf das Meldewesen haben. Aktuell kümmert sich daher unser Support Team um viele Korrekturen. Unten erfahren Sie dazu mehr. 💪

❗️Wichtig: Eingegebene Korrekturen werden immer mit der nächsten Lohnabrechnung wirksam. Erst dann werden ggf. neu abzugebende Meldungen an die Krankenkassen oder an das Finanzamt erstellt und verschickt. Bitte überprüfen Sie die Korrektur umgehend auf ihre Richtigkeit.

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2. Nutzen Sie gerne die Tabelle zur Orientierung, damit Sie wissen was möglich ist und worauf Sie achten müssen

Gewünschte Korrektur

Kann ich das selbst erledigen?

Was kann das lexoffice Team übernehmen?

rückwirkende Abwesenheiten

✅ Den Vormonat können Sie selbst ändern. mehr erfahren

ℹ️ Die restlichen Monate ändert unser Team für Sie.

Entgelte & Abrechnungsdaten ändern

❌ Das ist noch nicht möglich.

ℹ️ Rückwirkend bis zum Jahresanfang kann das unser Team für Sie übernehmen.

Beschäftigungsart

Mehr erfahren (Änderungen an der Beschäftigungsart können maximal bis zum Vormonat durchgeführt werden)

ℹ️ Für Änderungen, die weiter zurückliegen als der Vormonat, gehen Sie bitte auf unseren Support zu

rückwirkender Eintritt

❌ Das ist noch nicht möglich.

ℹ️ Wenn der Mitarbeiter noch nicht über lexoffice abgerechnet wurde, kann unser Team bis zum Jahresanfang rückwirkende Eintritte eintragen. So geht es.

rückwirkender Austritt

✅ Der Austritt kann max. für den Vormonat eingetragen werden mehr erfahren.

ℹ️ Änderungen die weiter zurückliegen, ändert unser Team gerne für Sie.

sonstige Mitarbeiterdaten

✅ im aktuellen Monat können Sie die Daten anpassen

ℹ️ Rückwirkend hilft unser Team weiter

Änderung der Firmendaten

✅ im aktuellen Monat können Sie die Daten anpassen

❌ rückwirkende Änderungen sind nicht möglich

Umlagesätze der Krankenkassen ändern

✅ im aktuellen Monat können Sie die Daten anpassen 👉 hier erfahren Sie wie

❌ rückwirkende Änderungen sind derzeit nicht möglich

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3. Abwesenheiten im Vormonat anlegen, verändern oder löschen

So geht’s:

  • Klicken Sie auf “Abrechnung” in der schwarzen Menüleiste oben. Im ersten Schritt sehen Sie alle Abwesenheiten.
  • Wählen Sie die Abwesenheit aus, die Sie ändern oder löschen möchten.
  • Ein Klick auf den “Stift” öffnet die Details der Abwesenheit. Hier können Sie die gewünschte Änderung vornehmen.
  • Ein Klick auf die “Mülltonne” löscht die Abwesenheit.

❗️Hinweis: Es ist möglich, dass nach der rückwirkenden Änderung der Abwesenheit eine Anpassung der gearbeiteten Arbeitsstunden notwendig wird. Diese Änderung übernehmen wir weiterhin im Support.

Falls Sie Abwesenheiten über den Vormonat hinaus eintragen möchten, hilft unser Team weiter. Kontaktieren Sie uns über den Chat. 💬 👍

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4. Rückwirkende Eintritte

So funktioniert's 👇

  1. Bitte legen Sie die Mitarbeiterin, bzw. den Mitarbeiter im aktuellen Monat komplett an. Übernehmen Sie den lexoffice-Vorschlag für den Eintrittstermin.
  2. Wenden Sie sich bitte an uns (über den Chat) und nennen Sie uns den gewünschten Eintrittstermin.
  3. Bei Mitarbeiter:innen, die nach Stunden bezahlt werden, müssen wir die Arbeitsstunden nachtragen. Bitte teilen Sie uns die Stunden je zurückliegenden Monat mit.

Gut zu wissen 👍

  1. Die elektronischen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt werden mit der nächsten Lohnabrechnung erstellt und verschickt.
  2. Da die Verrechnung der Entgelte ebenfalls erst mit der nächsten Lohnabrechnung erfolgt, sollten Sie über einen Gehaltsvorschuss nachdenken.
  3. Rückwirkende Eintritte sind bis zum Anfang des aktuellen Jahres möglich.

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5. Rückwirkende Austritte im Vormonat eintragen

Rückwirkende Austritte sind maximal bis zum Monatsletzten des Vormonats möglich.

So geht's:

  • Rufen Sie die Mitarbeiterdetails des betroffenen Mitarbeiters auf.
  • Erfassen Sie das Austrittsdatum und speichern Sie den Mitarbeiter

❗️Nochmal zur Erinnerung: Um die Änderung wirksam zu machen, müssen Sie die nächste Abrechnung durchführen. Die neu abzugebenden Meldungen an die Krankenkassen oder Finanzamt werden erst dann erstellt.

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6. Rückwirkende Änderung der Beschäftigungsart

Klicken Sie unter dem Menüpunkt "Mitarbeiter" auf das Kontextmenü (siehe Bild unten) und wählen Sie "Beschäftigungsart ändern":

Hierüber wird der Assistent gestartet, der Sie durch die Änderung der Beschäftigungsart führt.

a) Neue Beschäftigungsart und Gültigkeit festlegen

Als erstes bestimmen Sie die korrekte neue Beschäftigungsart und legen fest, ab wann diese Änderung gilt.

b) Melderelevante Angaben prüfen, bzw. ergänzen

Anschließend kontrollieren Sie die melderelevanten Angaben zur Art der Versicherung, bzw. Sie setzen oder entfernen bestimmte Merkmale, wie den Angehörigenstatus.

Hinweis: Der Umfang an Eingaben variiert, je nach Beschäftigungsart.

c) Sonstige Änderungen

Nun können Sie letzte abrechnungsrelevante Angaben, wie die Höhe der Vergütung, kontrollieren und ggf. anpassen.

d) Kontrolle und Abschluss der Änderung

Letzte Anmerkungen

Wie bei allen Korrekturen gilt auch hier, das die Änderungen mit der nächsten Lohnabrechnung übernommen und verrechnet werden. Dann versenden wir die ggf. zu korrigierenden elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt. Außerdem erhalten Sie die Korrekturlohnscheine für Ihre Mitarbeitenden.

👉 Tipp: Zur Prüfung der Korrektur rufen Sie sich die Lohnabrechnungen in den Arbeitgerberdokumenten des Korrekturmonats auf. Hier sehen Sie die Korrekturabrechnung(en) bereits als Vorschau.

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