Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Mitarbeiter:innen bar bezahlen

2.1 Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren

2.2 Barzahlung in der Buchhaltung dokumentieren

3. Mitarbeiter:innen per Überweisung bezahlen

3.1 Überweisung von Hand

3.2 Überweisung per Online-Banking

3.3 Überweisung aus lexoffice 👉 empfohlen

3.4 Sammelüberweisung tätigen (SEPA-Überweisungsdatei)

4. Vorschüsse zahlen


1. Einleitung

ℹ️ In Deutschland gibt es keine gesetzliche Festlegung, über welchen Zahlungsweg Löhne und Gehälter ausgezahlt werden müssen. Sie können zwischen Überweisung und Barzahlung entscheiden.

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2. Mitarbeiter:innen bar bezahlen

❗️Achtung: Mitarbeiter:innen bar zu bezahlen ist aus verschiedenen Gründen ungünstig:

  1. Es gibt einen erhöhten Dokumentationsaufwand.

  2. Durch die erforderliche Regelung des Auszahlungsortes kommt ein zusätzlicher Verwaltungsschritt hinzu.

  3. Man kann sich u.U. in eine schwierige Lage (Mitarbeiter mit Kontopfändung) begeben.

Tipp: Stellen Sie alle Mitarbeiter auf Überweisung um. 👍

2.1 Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren

Nachweisbarkeit ist das A und O für Sie als Arbeitgeber, wenn Sie Mitarbeiter bar bezahlen. Das bedeutet, dass Sie sich den Empfang der Lohnzahlung vom Mitarbeiter quittieren lassen müssen:

  • Zahlungszweck

  • Zahlungssumme mit Währung

  • Ort und das Datum der Zahlung

  • Unterschrift des Zahlungsempfängers

  • ggf. Firmenstempel

💡Tipp: Nutzen Sie den Lohnschein und lassen Sie sich ein eigenes Exemplar unterschreiben.

2.2 Barzahlung in der Buchhaltung dokumentieren

Damit die Buchhaltung stimmt, muss die Barzahlung dokumentiert werden. Dazu eignet sich ein Kassenbuch. 📖

lexoffice Buchhaltung bietet ein Kassenbuch 😎, mit dem sich die Lohnzahlung leicht erfassen lässt:

  1. Klicken Sie auf <Finanzen / Kasse> in der schwarzen Menüleiste.

  2. Erfassen Sie Zahlungszeitpunkt, -betrag und -zweck für jeden betroffene:n Mitarbeiter:in und verwenden Sie als Kategorie "Nettogehälter".

  3. Fertig!

So oder so ähnlich sollte sich die Erfassung in anderen Kassenbüchern gestalten.

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3. Mitarbeiter:innen per Überweisung bezahlen

Die Abrechnung von Mitarbeiter:innen ist mit lexoffice Lohn & Gehalt nicht schwer. Aber natürlich ist es mit der Lohnabrechnung alleine nicht getan. Ziel und Zweck ist es Ihre Mitarbeiter:innen für ihre Leistungen zu bezahlen. Welche Möglichkeiten Ihnen mit lexoffice zur Verfügung stehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

3.1 Überweisung von Hand

Diese Variante ist für alle Arbeitgeber:innen interessant, die entweder sehr wenige Lohnzahlungen pro Monat haben oder bei denen sich die zu zahlenden Entgelte kaum, bzw. nicht ändern.

Für diesen Fall bietet lexoffice Lohn & Gehalt in den Abrechnungsdokumenten für Arbeitgeber eine Zahlungsliste. Dort werden alle Lohnzahlungen, die überwiesen werden müssen mitsamt der zugehörigen Bankverbindung aufgelistet.

Diese Variante ist zugegeben nicht so komfortabel, wie die nächste Möglichkeit.

3.2 Überweisung per Online-Banking

Sobald mehrere Mitarbeiter:innen abgerechnet werden, beginnt das manuelle Ausführen von Einzelüberweisungen zeitraubend zu werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Sammelüberweisung mit SEPA-Datei nutzen können.

3.3 Überweisung aus lexoffice

Von allen 3 möglichen Varianten ist das mit Abstand hier die schönste. 🌻 Nach der Lohnabrechnung können Sie die Löhne und Gehälter gleich aus lexoffice heraus überweisen.

Damit Sie diese Funktion nutzen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie sind Kunde bei einer Bank, die Überweisungen aus lexoffice annimmt (Holvi, Penta zählen aktuell nicht dazu) ✅

  • Die Benutzerin, bzw. der Benutzer, der die Lohnabrechnung erledigt, hat die Berechtigung das Online-Banking zu nutzen (s. Screenshot unten) ✅

👉 Und so funktioniert's:

Die folgenden Absätze gehen davon aus, dass Sie Ihr Bankkonto erfolgreich in lexoffice eingebunden haben. Falls Sie neben der Lohnabrechnung auch die Buchhaltung von lexoffice nutzen, finden Sie hier und hier weiterführende Informationen. Nutzen Sie ausschließlich unseren Lohn, erfahren Sie hier mehr.

Im Anschluss an die monatliche Lohnabrechnung steht Ihnen die neue Aktion “Mitarbeiter bezahlen” zur Verfügung. Diese führt zur Überweisungsübersicht:

Klicken Sie in jeder Zeile auf “Überweisen”, um die lexoffice Überweisung zu öffnen. Jetzt wählen Sie Ihre Bank aus und geben die geforderten Sicherheitsmedien mit TANs ein, um die entsprechende Zahlung anzuweisen.

Mitarbeiter, die Ihr Geld bar erhalten haben, kennzeichnen Sie mit einem Häkchen. Achtung: Bitte achten Sie darauf, die Barzahlungen korrekt für Ihre Buchhaltung zu dokumentieren!

Hinweis: Sie erreichen die Überweisungsübersicht jederzeit über die Todo-Kachel auf der Übersichtsseite oder über <Zahnrad / Löhne & Gehälter bezahlen> in der schwarzen Menüleiste oben.

ℹ️ Hinweis zur Sichtbarkeit der Lohnzahlungen in lexoffice

Einzelüberweisungen, die aus der Überweisungsübersicht in lexoffice Lohn & Gehalt ausgelöst werden, sind später im Zuge des Bankabgleichs für alle Benutzer mit Zugriff auf das Online-Banking sichtbar. Wenn Sie das nicht wünschen, empfiehlt es sich eine Sammelüberweisung mit unserer SEPA-Überweisungsdatei durchführen. So werden alle Lohnzahlungen in einer Summe im lexoffice Banking angezeigt

3.4 Sammelüberweisung tätigen (SEPA-Überweisungsdatei)

Sobald mehrere Mitarbeiter:innen abgerechnet werden, beginnt das manuelle Ausführen von Einzelüberweisungen zeitraubend zu werden. ⏳

Aus diesem Grund steht Ihnen nach jeder Lohnabrechnung eine sog. SEPA-Überweisungsdatei zur Verfügung. Sie finden die Datei entweder in den Arbeitgeberdokumenten oder in der Überweisungsübersicht (<Zahnrad / Löhne & Gehälter überweisen> in der schwarzen Menüleiste oben).

💡 Tipp: Nutzen Sie den Download der SEPA-Datei in der Überweisungsübersicht, um bei Bedarf alle offenen Überweisungen als "erledigt" zu markieren.

Damit sind alle Mitarbeiter:innen schnell und komfortabel in einem Rutsch bezahlt und Sie haben mehr Zeit für andere wichtigere Dinge.

❗️ Hinweis: Die Online-Banking-Apps der Banken haben unterschiedliche Bezeichnungen für die Zahlung mit SEPA-Dateien (Datenträgeraustausch, ZV-Datei-Upload, Datenimport, Zahlungsverkehrsaufträge, ...). Möglicherweise müssen Sie die Möglichkeit, SEPA-Überweisungsdateien ausführen zu können, erst bei Ihrer Bank freischalten lassen.

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4. Vorschüsse zahlen

Es kann vorkommen, dass Sie Ihrem Mitarbeitenden bereits vor dem Abschluss der monatlichen Abrechnung eine Vorauszahlung zahlen möchten.

Beispiel: Es ist Mitte März. Ein Mitarbeitender benötigt einen Vorschuss von 200 €, um eine dringend notwendige Auto-Reparatur durchführen lassen zu können. Die Lohnabrechnung erledigen Sie immer am Ende des Monats. Den Vorschuss zahlen Sie dem Mitarbeiter bereits am 15.03. aus.

Wie können Vorschüsse in lexoffice Lohn & Gehalt hinterlegt werden?

  1. Gehen Sie zur Seite "Abrechnung" / "2. Löhne & Gehälter".

  2. Legen Sie für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt “Abschlag/Vorschuss” an.


✅ Der Vorschuss wird bei der nächsten Abrechnung automatisch vom zu zahlenden Lohn/ Gehalt abgezogen. Das können Sie bereits am negativen Vorzeichen der Lohnart erkennen.

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tags: Mitarbeiter bezahlen, Gehälter überweisen, Mitarbeiter bar bezahlen, Vorschuss, Online Banking, Überweisung, Vorschüsse

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