Welche Daten Ihre Steuerkanzlei von Ihnen benötigt, hängt konkret von der vereinbarten Aufgabenteilung ab - was machen Sie in lexoffice, welche Aufgaben übernimmt Ihre Steuerkanzlei. In der Regel benötigt die Steuerkanzlei immer die Belege und je nach Absprache der Aufgabenteilung zusätzlich noch die Buchhaltungs- und Zahlungsdaten. 

  1. In den meisten Fällen sind Sie ein sogenannter Buchungsmandant: das bedeutet die Steuerkanzlei übernimmt die unterjährige Buchhaltung von Ihrem Unternehmen und erledigt den Jahresabschluss. Hierfür benötigt Ihre Steuerkanzlei die Belege (als PDF) Ihrer Ein- und Ausgangsbelege und die Belegdaten.
  2. Oder Sie sind Selbstbucher: das bedeutet Sie machen über lexoffice unterjährig die Buchhaltung (inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung). Den Jahresabschluss führt Ihre Steuerkanzlei durch. Hierfür benötigt Ihre Steuerkanzlei die Belege und Buchhaltungsdaten (Stapelbuchung).

In Deutschland arbeiten zwischen 70% und 80% der Steuerkanzleien mit dem System der Firma DATEV. Aufgrund dieser hohen Verbreitung hat sich das DATEV-Format zum Quasi-Standard bei Buchhaltungsformaten entwickelt. Daher können auch andere Systeme in der Regel das DATEV-Format problemlos importieren.

Bei der Übertragung der Daten von lexoffice zu DATEV gibt es zwei Möglichkeiten. 

  1. Entweder Sie exportieren die Daten aus lexoffice und speichern den Export als Datei lokal auf Ihrem PC ab, übergeben bzw. übertragen diese Exportdatei (z.B. per E-Mail oder Dateiaustausch) an Ihre Steuerkanzlei und Ihre Steuerkanzlei muss diese Daten dann manuell in DATEV importieren.
  2. Ihre Steuerkanzlei nutzt DATEV. Dann gibt es eine zweite Möglichkeit: die Server von lexoffice und DATEV klären das Datenformat und die Übergabe der Daten im Hintergrund. Sie als Anwender - und auch Ihre Steuerkanzlei - müssen nur wenig tun, die Daten werden im Hintergrund übertragen und automatisch in das DATEV-System importiert.

Diese 2te (professionellere) Möglichkeit können Sie mit DATEVconnect online durchführen. Und auch hier gibt es die 2 Möglichkeiten: entweder übertragen Sie über DATEVconnect online nur die Belege inkl. der Belegdaten (bei Buchungsmandanten) oder Belege & Buchungsdaten (bei Selbstbuchern).

Somit gibt es unterschiedliche Konstellationen, abhängig davon welche Daten Sie mit welcher Technik übertragen möchten und welche Absprachen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei getroffen haben. Nachfolgend 4 typische Szenarien:

  1. Sie sind Buchungsmandant, das bedeutet Ihre Steuerkanzlei erledigt die unterjährige Buchhaltung. Sie haben mit ihrer Steuerkanzlei vereinbart, dass Sie die Daten manuell exportieren und Ihre Kanzlei die Daten manuell importiert. In lexoffice unter Einstellungen > Export wählen Sie dazu den Export Belege/Belegbilder im DATEV-Format
  2. Sie sind Buchungsmandant, das bedeutet Ihre Steuerkanzlei erledigt die unterjährige Buchhaltung. Sie haben mit Ihrer Steuerkanzlei vereinbart, dass die Daten von lexoffice an DATEV im Hintergrund übertragen werden. Unter Einstellungen > DATEVconnect online starten Sie die Datenübertragung. In DATEVconnect online in wählen Sie die Übertragung Nur die Belege inkl. der Belegdaten an DATEV Unternehmen online übertragen.
  3. Sie sind Selbstbucher, das bedeutet unterjährig machen Sie die Buchhaltung inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung selbst. Ihre Steuerkanzlei macht den Jahresabschluss und benötigt dafür sämtliche Belege und die Buchhaltungsdaten des gesamten Jahres.

    Etwas erschwerend kommt bei dieser Konstellation hinzu, dass in DATEV die Daten von Ihrer Steuerkanzlei auf 2 unterschiedliche Arten importiert werden müssen:
    - die Belege werden über das DATEV-Tool Belegtransfer importiert,
    - die Buchungsdaten über das den Import der Stapelbuchung.

    Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, dass nicht Sie, sondern Ihre Steuerkanzlei über den lexoffice-Steuerberaterzugang die Daten in lexoffice exportiert.  lexoffice erzeugt im Export über den Steuerberaterzugang automatisch zwei ZIP-Dateien (eine ZIP-Datei mit Belegen & und eine Datei mit Buchungsdaten), die so aufeinander abgestimmt sind, dass sie nach Import in DATEV Kanzlei Rechnungswesen automatisch verlinkt sind (Buchung zu Belegbild).
  4. Leichter geht der etwas mühsame Export von (3) über DATEVconnect online. Wählen Sie in DATEVconnect online die Übertragungsart Buchungsdatenservice: Belege & Buchungsdaten an DATEV (Kanzlei Rechnungswesen) übertragen (siehe Screen). Im Hintergrund werden dann sämtliche Daten aus lexoffice an DATEV übertragen. 


 




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