Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat erfolgen. Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren (Tz 132 GoBD). Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden – die digitalen Daten dürfen nicht gelöscht werden. Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden (Tz 129 GoBD). Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine Inhaltliche Veränderung vorgenommen (Tz 133 GoBD) oder Verdichtung vorgenommen werden (Tz 135 GoBD). Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen grundsätzlich beide Versionen aufbewahrt werden (Tz 135 GoBD). Unter Einhaltung gewisser Voraussetzungen kann, gemäß der neuen GoBD vom 28.11.2019, auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung verzichtet werden.