lexoffice bietet folgende Daten zum Export an:

  • Belege inkl Belegdaten (im DATEV-Format)

  • Buchungsstapel (DATEV-CSV)

  • Bankumsätze (DATEV-CSV)

Welche Daten Sie Ihrer Steuerkanzlei übergeben müssen, hängt konkret von der vereinbarten Aufgabenteilung ab - was machen Sie als Mandant in lexoffice, welche Aufgaben übernehmt die Steuerkanzlei. In der Regel benötigen Ihre Kanzlei die Belege und je nach Absprache der Aufgabenteilung zusätzlich noch die Buchhaltungs- und Zahlungsdaten.

In den meisten Fällen sind Sie ein Buchungsmandant: das bedeutet die Steuerkanzlei übernimmt die Belege und führt den Jahresabschluss durch. Hierfür benötigen sie die Belegbilder (als PDF) der Ein- und Ausgangsrechnungen. Optional können Sie auch die Bankumsätze im CSV-Format zusätzlich übergeben.

Sind Sie als Mandant Selbstbucher: das bedeutet Sie machen in lexoffice unterjährig die Buchhaltung (inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung). Den Jahresabschluss führt Ihre Steuerkanzlei durch. Hierfür benötigen sie die Belege und die Buchhaltungsdaten (Stapelbuchungen).

Dadurch dass in Deutschland zwischen 70% und 80% der Steuerkanzleien mit DATEV arbeiten, hat sich das DATEV-Format zum Standard bei Buchhaltungsformaten entwickelt. Daher gehen wir bei lexoffice davon aus, dass auch andere Systeme das DATEV-Format problemlos importieren können.

Bei der Art Übertragung der Daten von lexoffice zu DATEV gibt es zwei Möglichkeiten:

Händisch filebasierter Export und manueller Import in DATEV

Entweder Sie als Mandant exportieren die Daten aus lexoffice und übergeben diese Exportdatei (z.B. per E-Mail oder Dateiaustausch) an Ihre Steuerkanzlei, diese importiert dann manuell die Daten in DATEV.

Automatsicher Export und Import in DATEV

Setzt Ihre Steuerkanzlei DATEV ein, dann gibt es eine zweite, bessere Möglichkeit: die Server von lexoffice und DATEV klären das Datenformat und die Übergabe der Daten im Hintergrund. Sie als Mandant - und Ihre Steuerkanzlei - müssen nur wenig tun, die Daten werden im Hintergrund übertragen und automatisch in das DATEV-System importiert.

Die zweite ist natürlich die einfachere und professionellere Möglichkeit. Dies können Sie mit DATEV-Cloud-Services (ehemals DATEVconnect online) durchführen. Hierfür auch hier gibt es die 2 Möglichkeiten: für Buchungsmandanten oder für Selbstbucher

Rechnungsdatenservice 1.0

  • nur die Belege inkl. der Belegdaten (bei Buchungsmandanten) oder

Buchungsdatenservice

  • Belege & Buchungsdaten (bei Selbstbuchern).

Beim Buchungsdatenservice müssen Sie als Mandant:in in lexoffice gut mitarbeiten. Sie müssen sämtliche Bankumsätze zuordnen, so dass der Buchungsstapel bei der Übergabe vollständig ist.

Somit gibt es unterschiedliche Konstellationen, abhängig davon welche Daten mit welcher Technik übertragen werden und welche Absprachen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei getroffen haben. Nachfolgend die vier typische Szenarien:

Buchungsmandant: Übergabe nur der Belege inkl. Belegdaten

1. Nur Belege im klassischen Format (ZIP-Datei); Import über DATEV-Belegtransfer

2. Nur Belege bei Übertragung mit DATEV-Cloud-Service

Selbstbucher: Übergabe Belege & Stapelbuchung

3. Belege & Stapelbuchung (2 Exporte; jew. ZIP-Dateien) für den manuellen Import

4. Belege & Stapelbuchung mit DATEVconnect online

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