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Welche DATEV-Exporte bietet lexoffice an?
Welche DATEV-Exporte bietet lexoffice an?

Welcher Export der passendste ist, hängt von der Aufgabenteilung und der Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandant:innen ab.

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Verfasst von Markus
Vor über einer Woche aktualisiert

lexoffice bietet folgende Daten zum Export an:

  • Belege inkl. Belegdaten (im DATEV-Format)

  • Buchungsstapel (DATEV-CSV)

  • Bankumsätze (DATEV-CSV)

Welche Daten Sie Ihrer Steuerkanzlei übergeben müssen, hängt konkret von der vereinbarten Aufgabenteilung ab - was machen Sie als Mandant:in in lexoffice und welche Aufgaben übernimmt die Steuerkanzlei. In der Regel benötigt Ihre Kanzlei die Belege oder - je nach Absprache der Aufgabenteilung - zusätzlich noch die Buchhaltungs- und Zahlungsdaten.

In den meisten Fällen sind Sie ein:e Buchungsmandant:in. Das bedeutet, die Steuerkanzlei übernimmt ihre Belege, erledigt die Umsatzsteuervoranmeldung und führt den Jahresabschluss durch.

Hierfür benötigt die Kanzlei die Belegbilder der Ein- und Ausgangsrechnungen.

Optional noch die Bankumsätze, diese können Sie im CSV-Format übergeben.

Oder Sie sind ein:e Selbstbucher:in. Das bedeutet, Sie erledigen in lexoffice unterjährig die komplette Buchhaltung inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung.

Ihre Steuerkanzlei führt somit nur den Jahresabschluss durch. Hierfür benötigt Ihre Steuerkanzlei dann die Belegbilder und die Buchhaltungsdaten (=Buchungsstapel).

Hinweis: Dadurch, dass in Deutschland zwischen 70 % und 80 % der Steuerkanzleien mit DATEV arbeiten, hat sich das DATEV-Format zum Standard bei Buchhaltungsformaten entwickelt. Daher gehen wir bei lexoffice davon aus, dass auch andere Systeme das DATEV-Format problemlos importieren, weshalb wir alle Exporte in diesem Format zur Verfügung stellen.

Für die Übertragung der Daten von lexoffice zu DATEV gibt es zwei Möglichkeiten:

1. manueller filebasierter Export und manueller Import in DATEV

Den manuellen filebasierten Export können Sie als Mandant:in in Ihrem lexoffice-Account starten, oder Ihre Steuerkanzlei führt den Export über den lexoffice-Steuerberater-Account durch.

Haben Sie den Export gestartet, so können Sie die Exportdatei(en) an Ihre Steuerkanzlei übergeben (z.B. per E-Mail oder Dateiaustausch), diese importiert dann die Daten in DATEV manuell.

2. automatischer Export und Import in DATEV

Für die Datenübertragung gibt es noch eine zweite Möglichkeit:

Sie als Mandant:in und Ihre Steuerkanzlei machen nur wenige Klicks und schon werden die Daten im Hintergrund übertragen und in DATEV importiert. Die Server von lexoffice und DATEV klären das Datenformat und die Übergabe der Daten im Hintergrund.

Diese Möglichkeit ist die einfachere und professionellere Lösung und wird bei der DATEV unter dem Begriff DATEV-Datenservices (ehemals DATEV-Cloud-Services oder DATEVconnect online) geführt.

Bei den Datenservices gibt es zwei Möglichkeiten, die mit lexoffice kompatibel sind:

a) Rechnungsdatenservice 1.0

  • ausschließlich Belege inkl. Belegdaten (passend bei Buchungsmandant:innen)

b) Buchungsdatenservice

  • Belege & Buchungsdaten (passend bei Selbstbucher:innen)

Tipp: Beim Buchungsdatenservice müssen Sie als Mandant:in in lexoffice gut mitarbeiten. Wichtig ist, dass Sie, neben der Belegerfassung /-erstellung, auch sämtliche Bankumsätze zuordnen. Nur dann sind die Buchungsstapel (=die Buchungsdaten) bei der Übergabe vollständig.

Aus diesen genannten Möglichkeiten ergeben sich für Ihre Datenübertragung unterschiedlichste Nutzungs-Konstellationen - abhängig davon, welche Daten mit welcher Technik übertragen werden und welche Absprachen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei bzgl. Ihrer Zusammenarbeit getroffen haben. Nachfolgend vier typische Szenarien:

Buchungsmandant:in - Übergabe nur Belege inkl. Belegdaten

a) manueller Export "Belege/Belegbilder mit Buchungsvorschlag (DATEV-Format)": Exportiert werden nur Belege im klassischen Format (ZIP-Datei); Import über DATEV Belegtransfer oder

b) Übertrag mit DATEV Rechnungsdatenservice 1.0:

Übertragen werden nur Belege; Import über DATEV Belege online > "Belege bereitstellen"

Selbstbucher:in - Übergabe Belege & Stapelbuchung

a) manueller Export "DATEV-konforme Dateien & Belegbilder":

Exportiert werden Belege & Stapelbuchung (2 Exporte; jeweils eine ZIP-Datei) für den manuellen Import über DATEV-Belegtransfer und Stapelverarbeitung

b) Übertrag mit DATEV Buchungsdatenservice:

Übertragen werden Belege & Buchungsstapel; Import in DATEV Kanzlei Rechnungswesen aus dem DATEV Rechenzentrum über "Mandant ergänzen" > "Kassen + Buchungsstapel" > "Daten holen"

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