1. Einleitung
Dieser Artikel setzt voraus, dass Sie bereits festgelegt haben, ob Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei “Kind krank” bezahlt freistellen.
Grundsätzlich haben berufstätige Eltern und Alleinerziehende Anspruch, sich bezahlt oder unbezahlt von der Arbeit freistellen zu lassen, wenn sie sich um ihr erkranktes Kind kümmern müssen.
Falls der Arbeitgeber nur teilweise oder gar keine bezahlte Freistellung gewährt, können Mitarbeiter:innen Kinderkrankengeld von ihrer Krankenkasse erhalten. Dafür gelten folgende Voraussetzungen:
das betroffene Kind ist unter zwölf Jahre alt
der Arbeitgeber gewährt keine bezahlte Freistellung oder der Anspruch auf bezahlte Freistellung ist im aktuellen Kalenderjahr bereits aufgebraucht
der betroffene Elternteil ist gesetzlich krankenversichert (verpflichtend oder freiwillig)
es liegt ein ärztliches Attest für das Kind vor
im Haushalt gibt es keine andere Person, die das Kind pflegen und betreuen kann
2. Abwesenheit erfassen
2.1 Erstmaliger Eintrag von "Kind krank"
Damit Lexware Office bei der Einhaltung der Voraussetzungen für den Erhalt von Kinderkrankengeld unterstützen kann, müssen Sie die vor der Anlage der Abwesenheit zunächst das betroffene Kind hinzufügen:
Klicken Sie auf “+ Kind hinzufügen” und übertragen Sie Name und Geburtsdatum vom ärztlichen Attest. Nachdem Sie die Eingaben gespeichert haben, klicken Sie in der Kinderliste auf “Zurück zum Abrechnungs-Assistenten”, um zur Eingabe der Abwesenheit zurückzukehren.
Nun wiederholen Sie die Eingabe der Abwesenheit “Kind krank” und übertragen den Zeitraum vom ärztlichen Attest.
2.2 Unterscheidung zwischen Kind krank und Kinderverletztengeld
Abhängig von Auslöser der Erkrankung müssen unterschiedliche Entgeltbescheinigungen bei der Krankenkasse eingereicht werden. Nutzen Sie das Feld “Begründung”, um diese Unterscheidung zu treffen:
Sonstiger Grund (Standard):
Husten, Schnupfen, Scharlach, Windpocken usw.
Lexware Office versendet ggf. eine Entgeltbescheinigung für Kinderkrankengeld
Unfall Kindertagesstätte / Schule:
Sturz vom Klettergerüst, Fahrradunfall auf dem Schulweg usw.
Lexware Office versendet ggf. eine Entgeltbescheinigung für Kinderverletztengeld
Die betroffenen Eltern werden Sie informieren, falls es sich um einen Unfall handelt. In diesem Fall erhalten Sie noch besondere Angaben von der Unfallkasse.
2.3 Was passiert nach dem Speichern der Abwesenheit?
Nach der Erfassung der Abwesenheit prüft Lexware Office, ob eine bezahlte Freistellung möglich ist und trägt die entsprechende Lohnart im Abrechnungs-Assistent ein. Wir unterscheiden dabei drei Fälle:
Keine bezahlte Freistellung:
bei Gehaltsempfängern: es wird eine Entgeltkürzung für den Zeitraum der “Kind krank”-Abwesenheit eingetragen
bei Stundenlohnempfängern: kein Automatismus. Sie tragen die tatsächlich gearbeiteten Stunden ein und sparen die Zeit der “Kind krank”-Abwesenheit aus
unabhängig von der Entgeltart: Erstellung einer Entgeltbescheinigung
Vollständig bezahlte Freistellung:
für alle Arbeitstage im Zeitraum der “Kind krank”-Abwesenheit, wird eine automatische Entgeltfortzahlung eingetragen
es wird keine Entgeltbescheinigung erstellt
Teilweise bezahlte Freistellung:
bei Gehaltsempfängern: es wird eine Entgeltkürzung für den Anteil der “Kind krank”-Abwesenheit, der die bezahlte Freistellung übersteigt, eingetragen
bei Stundenlohnempfängern: kein Automatismus. Sie tragen die tatsächlich gearbeiteten Stunden ein und sparen die Zeit der “Kind krank”-Abwesenheit aus
unabhängig von der Entgeltart:
für jeden Arbeitstag, der im Zeitraum der “Kind krank”-Abwesenheit liegt, wird eine automatische Entgeltfortzahlung eingetragen
Erstellung einer Entgeltbescheinigung für den Anteil der Abwesenheit, für die Sie keine bezahlte Freistellung mehr leisten
3. Entgeltbescheinigungen versenden
Wie weiter oben beschrieben, wird die Entgeltbescheinigung nur verschickt, wenn während der attestierten Abwesenheit mindestens ein (1) ausgefallener Arbeitstag vorliegt, für den Sie als Arbeitgeber:in keine bezahlte Freistellung leisten.
Die Erstellung einer Entgeltbescheinigung für Kinderkranken- oder Kinderverletztengeld erfolgt automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung.
4. Zusatzeingaben für Kinderverletztengeld
Bei Unfällen kann Lexware Office die Entgeltbescheinigung nicht vollständig ausfüllen und fragt vor Abschluss der Lohnabrechnung einzelne Zusatzangaben ab:
Aus dem Anschreiben der Unfallversicherung, bzw. Unfallkasse:
Datum des Unfalls
Name und Institutionskennzeichen der zuständigen Unfallversicherung
Aktenzeichen, unter dem der Unfall bei der Unfallversicherung geführt wird
Fallweise relevant:
Höhe der SFN-Zuschläge, die der betroffene Elternteil in der “Kind krank”-Zeit erhalten hätte
Angabe, ob das verunfallte Kind bei der Krankenkasse des Elternteils versichert ist (nicht bei privat krankenversicherten Mitarbeiter:innen)
5. Ausnahmefälle
Entgeltbescheinigungen beinhalten Angaben aus den letzten 12 Monaten vor Eintritt des entsprechenden Ereignisses (Krankengeld, Kinderkrankengeld usw). Aus diesem Grund kann Lexware Office diese momentan nur für Ihre Mitarbeiter:innen versenden, wenn sie in eine der folgenden beiden Kategorien fallen:
sie wurden nach der ersten Lohnabrechnung mit Lexware Office eingestellt
Beispiel:
Ihre erste Lohnabrechnung mit Lexware Office: Januar 2022
Vertragsbeginn von Martin Herbst: 15.01.2022
Lexware Office erstellt Entgeltbescheinigungen
für sie wurden bereits mindestens 12 Monate Lohnabrechnungen mit Lexware Office erstellt
Beispiel:
Ihre erste Lohnabrechnung mit Lexware Office: Juli 2021
Aktueller Abrechnungmonat: Dezember 2022
Vertragsbeginn von Andrea Angestellte: 01.01.2020
Lexware Office erstellt Entgeltbescheinigungen
Für alle Mitarbeiter:innen, die die oben aufgeführten Voraussetzungen nicht erfüllen, kann Lexware Office aufgrund fehlender Daten keine Entgeltbescheinigung erstellen. Sie erhalten eine Benachrichtigung und müssen die Bescheinigung manuell über das SV-Meldeportal abgeben.