Wann würden Sie mit negativen Beträgen arbeiten?
👉 Es gibt des Öfteren Situationen, in welchen Sie negative Beträge in Lexware Office eingeben möchten, um verschiedene Geschäftsfälle abzubilden.
Dazu gehören:
🛒 Gutschriften an Kunden
💰 Rabatte
📦 Rückabwicklung einer Retoure an Ihren Lieferanten
🔄 Korrekturbuchungen
➖ negative Rundungsdifferenzen
💡 Da Sie in Lexware Office ausschließlich mit positiven Beträgen buchen können, zeigen wir Ihnen anhand von Fallbeispielen, wie Sie die Geschäftsfälle ohne Eingabe von negativen Beträgen korrekt buchen können.
Gutschriften an Kunden
Beispiel: Sie schreiben Ihre Rechnungen in einer externen Software, laden Ihre Einnahmenbelege in Lexware Office hoch und erfassen diese.
Nun schickt Ihr Kunde einen Teil der Bestellung zurück.
Sie haben in Ihrem externen Programm bereits eine Rechnungskorrektur geschrieben und laden diese in Lexware Office hoch.
Erfassen Sie diese als Belegtyp Einnahmenminderung über den gutgeschriebenen Betrag und verwenden dieselbe Kategorie, welche Sie auch bei der Erfassung der Einnahme verwendet haben. Bitte verwenden Sie bei der Eingabe des Betrags eine positive Zahl.
Anhand des ausgewählten Belegtyps verbucht das System den Betrag korrekt in der Buchhaltung.
Rabatte
Sie möchten auf eine extern erstellte Rechnung nachträglich einen Rabatt gewähren?
Gehen Sie bitte, wie unter Gutschriften an Kunden beschrieben, vor.
Rückabwicklung von Retouren an Ihren Lieferanten
Beispiel:
Sie haben etwas aus einer Bestellung bei Ihrem Lieferanten zurückgesendet oder ein Artikel ist nicht mehr lieferbar und Sie haben dafür eine Gutschrift erhalten.
Erfassen Sie den Gutschriftsbeleg als Belegtyp Ausgabenminderung über den Gutschriftsbetrag (positiv) und verwenden Sie dieselbe Kategorie, welche Sie auch bei der ursprünglichen Ausgabe verwendet haben. Verwenden Sie hier bei der Eingabe ausschließlich positive Beträge.
Anhand des ausgewählten Belegtyps verbucht das System den Betrag korrekt in der Buchhaltung.
Sollte der Gutschriftsbetrag auf einer Rechnung aufgeführt und verrechnet sein, laden Sie das Belegbild zweimal hoch und erfassen es:
1x als Ausgabe über den ursprünglichen Rechnungsbetrag ohne Abzüge
1x als Ausgabenminderung über den Gutschriftsbetrag
Korrekturbuchungen
Beispiel:
Sie haben einen Beleg über die Belegerfassung hochgeladen und erfasst und bemerken erst später, dass dieser nicht korrekt ist.
Sie möchten eine negative Gegenbuchung im System vornehmen, um dies auszugleichen und neu buchen zu können.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um den falsch erfassten Beleg auszugleichen, bzw. zu korrigieren:
Wenn der Beleg noch nicht in der Buchhaltung festgeschrieben ist, können Sie diesen bearbeiten oder löschen. Heben Sie zuvor ggf. bestehende Zahlungszuordnungen auf, markieren den Beleg und klicken Sie im rechten oberen Bereich auf das Stiftsymbol, um den Beleg zu bearbeiten, Sie gelangen hierbei wieder in die Belegerfassungsmaske.
Wenn Sie den Beleg löschen möchten, weil Sie diesen aus Versehen hochgeladen haben, markieren Sie diesen und klicken im oberen rechten Bereich auf das Mülltonnen-Symbol.
Sollte der Beleg bereits in der Buchhaltung festgeschrieben sein, dann kann dieser nicht mehr bearbeitet oder gelöscht, sondern nur noch berichtigt oder storniert werden.
Hierbei werden in beiden Fällen ggf. bestehende Zahlungszuordnungen automatisch storniert.
Bei einer Berichtigung des Belegs, klicken Sie rechts auf das Stiftsymbol. Nun wird der ursprüngliche Beleg storniert, bitte geben Sie hier eine Notiz zum Grund der Berichtigung an. In der Buchhaltung entsteht eine Stornobuchung, welche die alte Erfassung aufhebt. Zudem wird der Beleg mit dem Bilddokument (falls vorhanden) dupliziert und Sie können diesen nun korrigieren, speichern und eine neue Zahlungszuordnung vornehmen.
Wenn der Beleg storniert und nicht neu erfasst werden soll, weil er z.B. versehentlich erfasst wurde, dann klicken Sie rechts auf das Mülltonnen-Symbol, geben eine Notiz für den Stornierungsgrund an und das System erledigt den Rest für Sie. Das heißt: die Buchung wird auch hier durch eine automatische Stornierungsbuchung aufgehoben und Sie müssen nichts weiter erledigen.
Negative Rundungsdifferenzen
Beispiel:
Sie erfassen einen Beleg und der Steuerbetrag auf dem Beleg weicht vom in Lexware Office ausgerechneten Steuerbetrag ab und es entsteht eine negative Rundungsdifferenz in der Belegerfassung.
🤔 Wie kommt es dazu?
Lexware Office rundet in der Belegerfassung kaufmännisch, daher kann es hier auch zu negativen Rundungsdifferenzen kommen, wenn der Belegersteller anders oder nicht rundet, sondern die Beträge nur kürzt, bzw. miteinander addiert.
💡 Gut zu wissen:
Buchhalterisches Runden ist eine Methode, um Zahlen auf eine bestimmte Dezimalstelle zu runden, damit sie einfacher zu handhaben sind. Diese Methode wird häufig in der Buchhaltung verwendet, um sicherzustellen, dass die Zahlen konsistent und leicht verständlich sind.
Grundregeln des buchhalterischen Rundens:
Aufrunden: Wenn die Ziffer nach der letzten gewünschten Dezimalstelle 5 oder größer ist, wird die letzte gewünschte Dezimalstelle um eins erhöht.
Abrunden: Wenn die Ziffer nach der letzten gewünschten Dezimalstelle kleiner als 5 ist, bleibt die letzte gewünschte Dezimalstelle unverändert.
Beispiel:
Angenommen, Sie haben die Zahl 12,346 und möchten auf zwei Dezimalstellen runden.
Schauen Sie sich die dritte Dezimalstelle an (6 in diesem Fall).
Da 6 größer als 5 ist, runden Sie die zweite Dezimalstelle (4) um eins nach oben auf 5.
Ergebnis: 12,35
Ein weiteres Beispiel: Angenommen, Sie haben die Zahl 7,432 und möchten auf zwei Dezimalstellen runden.
Schauen Sie sich die dritte Dezimalstelle an (2 in diesem Fall).
Da 2 kleiner als 5 ist, bleibt die zweite Dezimalstelle (3) unverändert.
Ergebnis: 7,43
So einen Fall können Sie wie folgt über eine Splittbuchung abbilden:
Tragen Sie die Ausgabe auf die entsprechende Kategorie über den Nettobetrag (Steuersatz: Keine) und den Steuerbetrag auf die Kategorie gezahlte Vorsteuer und speichern diese Aufteilung.
👉 Bitte verwenden Sie dabei keine negativen Beträge.