In Lexware Office haben Sie die Möglichkeit, das Layout Ihrer E-Rechnungen anzupassen. Dabei ist es wichtig, einige Voraussetzungen zu beachten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen korrekt und maschinenlesbar übermittelt werden.
✅ Verwenden Sie für E-Rechnungen ein schlichtes Layout ohne Briefpapier.
✅ Achten Sie darauf, dass das Logo im richtigen Format vorliegt.
✅ Achten Sie darauf, dass Ihre Bankverbindung korrekt im Layout hinterlegt ist, wenn Sie XRechnungen verwenden.
Wir erklären Ihnen, wie Sie Layouts für E-Rechnungen erstellen, das Briefpapier entfernen und zusätzliche Anpassungen vornehmen können.
Layouts für E-Rechnungen erstellen
Für die Erstellung von E-Rechnungen ist es notwendig, ein Layout zu verwenden, das den Anforderungen für die maschinenlesbare Übertragung entspricht. Das bedeutet, dass alle wichtigen Rechnungsdaten im maschinenlesbaren Format enthalten sein müssen.
👉 Drucklayouts, die Briefpapier enthalten, können derzeit nicht für E-Rechnungen verwendet werden.
Sie haben aber die Möglichkeit, mehrere Vorlagen für Drucklayouts anzulegen. So können Sie Ihr Briefpapier weiterhin in der Vorlage für bestimmte Drucklayouts beibehalten und z.B. für Rechnungen an Privat-Kund:innen und Angebote verwenden.
💡 Bitte führen Sie alle Änderungen des Drucklayouts über die Webversion von Lexware Office durch. Dies ist über Mobile Apps, z.B auf Ihrem Smartphone, nicht möglich.
Drucklayouts ohne Briefpapier verwenden
Das Briefpapier kann bei E-Rechnungen nicht verwendet werden, da Informationen, die nur auf dem Briefpapier stehen, nicht automatisch verarbeitet werden können. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnung korrekt übertragen wird, müssen Sie das Layout so anpassen, dass es kein Briefpapier enthält.
📄 So entfernen Sie das Briefpapier aus Ihrem Standard-Layout:
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) rechts oben in der Leiste und öffnen Sie "Drucklayout".
Entfernen Sie das Briefpapier, indem Sie im Bereich Logo & Briefpapier das Briefpapier deaktivieren.
So stellen Sie sicher, dass alle Informationen in das maschinenlesbare Format überführt werden können und Ihre Rechnung den gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen entspricht.
💡 Falls Sie mehrere Drucklayouts verwenden, kann das Briefpapier in einem Alternativen Layout in der Vorschau eines Beleges deaktiviert werden.
Um Alternative Layouts zu erstellen und anzupassen, führen Sie eine Rechnung zur Vorschau weiter.
Hier haben Sie die Option, mit dem Klick auf eine bestehende Vorlage, diese zu bearbeiten oder auf "Alternative anlegen" eine neue Vorlage zu erstellen.
Anpassung von Logos und Drucklayouts
Auch wenn Sie das Briefpapier für das Layout von E-Rechnungen entfernen, können Sie weiterhin Ihr Firmenlogo verwenden.
👉 Achten Sie darauf, dass das Logo im richtigen Format (JPEG oder PNG) vorliegt und eine maximale Dateigröße von 2 MB nicht überschreitet. Wir empfehlen eine Bildgröße von etwa 800 Pixel Breite oder 230 Pixel Höhe.
Über die Einstellungen (Zahnrad, oben rechts in der Leiste) gelangen Sie zum Drucklayout. Hier finden Sie unter Logo & Briefpapier die Optionen, Ihr Logo anzupassen.
Wenn das Logo nur auf der ersten Seite erscheinen soll, können Sie die Option "Logo nur auf der ersten Seite" aktivieren.
Falls eine Option nicht verfügbar ist, überprüfen Sie, ob Sie die notwendigen Berechtigungen für den Layout-Designer haben. In diesem Fall könnte ein Administrator die Berechtigungen anpassen.
Weitere Informationen zur Verwendung Ihres Firmenlogos in Rechnungen bei Lexware Office finden Sie in folgendem Wissensartikel:
🎨 Im folgenden Erklärvideo zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben, um Ihr Drucklayout anzupassen:
Anpassung der Bankverbindung für XRechnung
Für XRechnungen ist es verpflichtend, eine Bankverbindung im Layout zu hinterlegen. Wenn Sie bereits ein Bankkonto in Lexware Office gespeichert haben, können Sie die Bankverbindung direkt im Layout auswählen und einfügen.
So fügen Sie Ihre Bankverbindung hinzu:
Gehen Sie über "Einstellungen" (Zahnrad in der oberen Leiste) zu "Drucklayout".
Wählen Sie nun "Fußzeile"
Im Bereich "Bankverbindung" können Sie Ihr hinterlegtes Bankkonto auswählen.
Weiter Informationen, wie Sie Ihre Bankverbindung hinterlegen und auf Rechnungen angeben, finden Sie hier:
Mehrere Layouts für unterschiedliche Rechnungsarten
Wenn Sie für unterschiedliche Belegarten verschiedene Layouts verwenden möchten, können Sie in Lexware Office mehrere anlegen:
Erstellen Sie ein separates Layout für E-Rechnungen, das nur die notwendigen Daten und ggf. Ihr Firmenlogo enthält.
Für alle anderen Belege können Sie weiterhin Ihr gewohntes Briefpapier und Design verwenden.
💡 Wie viele Drucklayouts Sie verwenden können, hängt von Ihrer Lexware Office-Version ab:
Mit den Versionen S, M und L können Sie bis zu zwei Drucklayouts anlegen.
Ab der Version XL können Sie bis zu 9 Drucklayouts erstellen.
Wenn Sie mehr als zwei Layouts benötigen, empfehlen wir Ihnen, auf die Version XL zu upgraden. Sie können Ihre aktuelle Version in den "Einstellungen" unter "Mein Vertrag" überprüfen und bei Bedarf ein Upgrade durchführen.
Sie können für jede Rechnungsart ein eigenes Layout unter "Drucklayout" erstellen und verwalten. Wie das geht, erfahren Sie in folgendem Wissensartikel:
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