In Lexware Office können Sie entweder eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder im XRechnungs-Format erstellen. Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, wie sich die beiden Formate unterscheiden:
Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
Zweck | Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden (fokussiert auf Maschinenlesbarkeit). | Kombiniert maschinenlesbare Daten mit einer PDF-Darstellung. |
Anhänge möglich | Nein | Ja, jedoch als separate Dateien. |
Dateiformat | Nur XML | XML und PDF |
Einsatzbereich | Pflicht für Rechnungen an öffentliche Behörde. | Geeignet für Rechnungen an Unternehmen. |
Beide Arten einer E-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen, lassen sich schnell und unkompliziert mit Lexware Office erstellen und direkt versenden. Grundsätzlich gilt dabei: Gehen Sie genau so vor, wie Sie bisher auch Rechnungen erstellt haben. Alle weiteren Details finden Sie in diesem Artikel und in unserer E-Rechnungs-Collection.
💡 Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027.
→ Mit Lexware Office haben Sie die Möglichkeit, einfach und korrekt E-Rechnungen zu erstellen. Aktivieren Sie die E-Rechnungs-Funktion, um loszulegen.
Wie aktiviere ich die E-Rechnungsfunktion?
Gehen Sie zu Einstellungen (Zahnrad) → E-Rechnung.
Aktivieren Sie die Funktion, um E-Rechnungen erstellen zu können.
Sie finden in den "Einstellungen" den Reiter "E-Rechnungen" nicht? Bitte überprüfen Sie, ob Sie für Ihren Account Admin-Rechte besitzen.
👉 Damit Sie die E-Rechnungsfunktion aktivieren können, benötigen Sie Admin-Rechte.
Sie haben keine Admin-Rechte? Dann gibt es folgende Möglichkeiten:
Wenden Sie sich an den Admin Ihres Accounts. Wenn dieser die E-Rechnungsfunktion freischaltet, ist dies auf globaler Ebene eingestellt. Alle Nutzer:innen können somit eine E-Rechnung erstellen.
Alternativ kann die Person mit Admin-Rechten Ihnen ebenfalls Admin-Rechte übertragen. Dann können Sie die Aktivierung selbst durchführen.
Wie Sie Benutzer:innen und Berechtigungen verwalten, erfahren Sie in folgendem Wissensartikel:
Voraussetzungen für die Erstellung einer E-Rechnung
Damit Sie eine E-Rechnung erstellen können, beachten Sie bitte folgende Voraussetzungen:
Firmenkontakt:
Die Rechnung muss an einen Firmenkontakt adressiert sein.
Bitte beachten Sie, dass an Privatpersonen keine E-Rechnung erstellt werden.
Für die Erstellung einer XRechnung wird zusätzlich eine Leitweg-ID benötigt.
👉 Die Leitweg-ID geben Sie auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung an. So wird z.B. eine Behörde eindeutig identifiziert und adressiert. Sie selbst benötigen keine eigene Leitweg-ID, um E-Rechnungen zu erstellen.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier:
Das Drucklayout einer E-Rechnung sollte kein Briefpapier enthalten.
Wählen Sie am besten ein Drucklayout mit einer hinterlegten Bankverbindung.
Tragen Sie vorab unter Einstellungen (Zahnrad) → Allgemeine Einstellungen Ihre Steuer- und/oder USt-IdNr. ein.
Rechnungspositionen:
Jede Position muss einen positiven Preis enthalten.
Überblick der wichtigsten Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung:
| ZUGFeRD-Rechnung | XRechnung |
Firmenkontakt | ✍️ erforderlich | ✍️ erforderlich |
Leitweg-ID | nicht erforderlich | ✍️ erforderlich |
Lieferantennummer | nicht erforderlich | ✍️ erforderlich |
Layout mit Bankverbindung | empfohlen | ✍️ erforderlich |
Kann ich mein Briefpapier für eine E-Rechnung verwenden?
Aktuell können mit Lexware Office keine E-Rechnungen mit Briefpapier erstellt werden. Sie können allerdings auch bei E-Rechnungen weiterhin ein Logo in Ihrem Drucklayout verwenden:
Die Darstellungseinstellungen finden Sie unter "Einstellungen" (Zahnrad rechts oben) > "Drucklayout".
Wir sind bemüht, dass Sie in Zukunft auch für E-Rechnungen Ihr eigenes Briefpapier verwenden können. Wir arbeiten an einer Lösung, können Ihnen aber leider noch kein genaues Zeitfenster nennen.
Warum dies bisher nicht möglich ist, ist folgendermaßen begründet: Für E-Rechnungen ist es erforderlich, dass bestimmte Informationen maschinenlesbar sind – darunter auch Daten, die gehäuft auf dem Briefpapier stehen, wie z.B. die Bankverbindung. Diese Informationen müssen in der XML-Datei enthalten sein. Es kann zu Konflikten kommen, wenn sie zusätzlich auf dem Briefpapier integriert sind. Wir benötigen diese Daten direkt im System und nicht im Hintergrund des Briefpapiers. Ein weiterer Grund ist die Kompatibilität: Wenn ältere PDF-Versionen für das Briefpapier verwendet werden, lassen die sich nicht mit dem neuen PDF-Standard kombinieren.
💡 Für alle anderen Dokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine etc.) können Sie selbstverständlich weiterhin Ihr Briefpapier verwenden. Es bietet sich deswegen an, verschiedene Drucklayouts zu erstellen, um Ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Weitere Informationen dazu, welches Drucklayout für eine E-Rechnung verwendet werden kann, finden Sie hier:
Wie Sie den Wechsel zu einem Layout ohne Briefpapier gestalten können, erfahren Sie hier:
Wie erstelle ich eine neue ZUGFeRD-Rechnung?
Rufen Sie den Belegeditor auf, z.B, über den Reiter Belege auf + Neuer Beleg > Rechnung.
Wählen Sie einen Firmenkontakt aus.
Fügen Sie die erforderlichen Positionen mit den oben genannten Voraussetzungen hinzu.
Führen Sie die Rechnung weiter zur Vorschau.
Ihnen wird eine Checkliste angezeigt, die Sie dabei unterstützt, alle notwendigen Informationen zu hinterlegen. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, bekommen Sie einen Hinweis, dass eine E-Rechnung (ZUGFeRD) erstellt wird.
Wenn Sie alle Schritte erledigt haben, können Sie die E-Rechnung abschließen und speichern oder direkt per E-Mail an Ihre Kund:innen versenden.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Rufen Sie den Belegeditor auf, z.B. über den Reiter Belege auf + Neuer Beleg > Rechnung.
Wählen Sie einen Firmenkontakt aus.
Ergänzen Sie im Kontakt die Leitweg-ID und die Lieferantennummer.
Fügen Sie die erforderlichen Positionen mit den oben genannten Voraussetzungen hinzu.
Führen Sie die Rechnung weiter zur Vorschau.
Ihnen wird eine Checkliste angezeigt, die Sie dabei unterstützt, alle notwendigen Informationen zu hinterlegen. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, bekommen Sie einen Hinweis, dass eine XRechnung erstellt wird.
Wenn Sie alle Schritte erledigt haben, können Sie die E-Rechnung abschließen und speichern oder direkt per E-Mail an Ihre Kund:innen versenden.
Was passiert, wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind?
Manchmal kann es vorkommen, dass wenige Details fehlen, um eine E-Rechnung zu erstellen. In der Regeln müssen Sie diese nur einmalig eintragen.
Sie werden in der Vorschau der Rechnung darüber informiert, welche der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt wurden. Beheben Sie die angezeigten Punkte, um die E-Rechnung erfolgreich abzuschließen.
→ Hier erfahren Sie mehr zur Checkliste für die Erstellung von E-Rechnungen.
Wie kann ich sehen, ob es sich um eine E-Rechnung handelt?
Über den Reiter "Belege" gelangen Sie zur Belegübersicht. Wählen Sie eine Ausgangsrechnung aus. Ihnen wird rechts in den Details angezeigt,
ob es sich um eine E-Rechnung handelt,
sowie das entsprechende Belegformat (ZUGFeRD oder XRechnung).
Ausführlichere Informationen dazu, wie Sie erkennen, dass Sie eine E-Rechnung erstellen, finden Sie hier:
Ein Angebot zu einer E-Rechnung weiterführen
Um ein Angebot in eine E-Rechnung weiterzuführen, können Sie folgende Schritte durchführen:
Wählen Sie das gewünschte Angebot aus der Belegliste aus.
Rechts von der Belegliste werden Ihnen die Details zum ausgewählten Dokument angezeigt.
Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und anschließend auf "Weiterführen zur Rechnung".
Eine neue Rechnung, in der alle Rechnungspositionen aus dem Angebot übernommen werden, wird automatisch für Sie erstellt. Sie können dann die Positionen bei Bedarf anpassen.
Verwenden Sie Netto-Beträge. Die E-Rechnung werden immer als Netto-Rechnungen angelegt.
In der Vorschau zeigt Ihnen die Checkliste, ob alle Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllt sind.
👉 Verwenden Sie beim Angebot unbedingt Netto Beträge.
Haben Sie Brutto-Beträge verwendet, kann das Angebot nicht zu einer E-Rechnung im ZUGfeRD-Format weitergeführt werden.
Bei der XRechnungen erhalten Sie bei der Weiterführung vom Angebot zur Rechnung einen Hinweis, Brutto- in Netto-Beträge umzustellen. Hier finden Sie weitere Informationen dazu.
Erklärvideo: E-Rechnungen erstellen
Gerne zeigen wir Ihnen auch in bewegten Bildern, wie einfach Sie E-Rechnungen in Lexware Office erstellen können 🎬
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