Wie kann ich weitere Benutzer in meinem Account anlegen und bearbeiten?
Wie kann ich für die Benutzer verschiedene Berechtigungen vergeben und was bedeuten diese?
Wie kann ich die Berechtigungen ändern?
Wie kann ich einen bestehenden Benutzer löschen?
Im Bereich Benutzer und Berechtigungen können Sie entscheiden, wer Zugriff auf Ihren lexoffice Account bekommt. Sie können Einladungen für neue Benutzer versenden und Berechtigungen erteilen oder entziehen.
Sie finden die Benutzerverwaltung im Einstellungs-Menü (Zahnrad) unter dem Punkt Benutzer.
Hier werden alle Benutzer angezeigt, die Zugriff auf Ihren lexoffice Account haben. Sie können in Ihrem lexoffice Account beliebig viele Benutzer einladen. Sofern Sie noch keine weiteren Benutzer eingeladen haben, sehen Sie an dieser Stelle nur einen Eintrag für Ihren eigenen Benutzer.
Wie kann ich weitere Benutzer in meinem Account anlegen und bearbeiten?
Um einem weiteren Benutzer Zugriff auf Ihren lexoffice Account zu erteilen, müssen Sie zunächst einen neuen Benutzer einladen.
Rufen Sie zunächst die Benutzerverwaltung auf (Einstellungen -> Benutzer)
Klicken Sie anschließend auf den Button Neuen Benutzer anlegen
Füllen Sie die Felder unter den persönlichen Daten aus
Vergeben Sie die gewünschten Berechtigungen
Klicken Sie anschließend auf Speichern
Anschließend wird von lexoffice automatisch eine Einladungsmail an diesen Benutzer versendet.
Diese Einladung muss der neue Benutzer über den in der E-Mail enthaltenen Bestätigungslink bestätigen, bevor er die Möglichkeit hat, lexoffice zu verwenden. Solange ein Benutzer die Einladung nicht angenommen hat, ist der Zugriff für diesen Benutzer nicht möglich und erscheint in Ihrer Benutzerübersicht unter der Sektion "Noch nicht bestätigte Benutzer".
Sobald die Einladung angenommen wurde und der Benutzer ein Passwort vergeben hat, erscheint der Benutzer unter "Angelegte Benutzer".
Sollten Sie einen Fehler beim Anlegen des Benutzers gemacht haben, zum Beispiel weil Sie sich bei der Eingabe des Namens vertippt haben, können Sie die Daten ändern, indem Sie im entsprechenden Eintrag auf das Drei-Punkte-Menü klicken und dort "Benutzer bearbeiten" wählen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Einladungsmail erneut zu senden oder den Zugriff ganz zu entfernen, indem Sie den Benutzer löschen.
Wenn das Hinzufügen bzw. Einladen eines neuen Benutzers nicht funktioniert, kann dies an einer bereits existierenden E-Mail-Adresse liegen. In dem Fall wird nach dem Speichern des neuen Benutzers folgende Meldung angezeigt: "Die E-Mail-Adresse wird bereits verwendet". Das bedeutet, dass es unter der E-Mail-Adresse bereits einen Benutzer bei lexoffice gibt. In dem Fall sollten Sie, wenn möglich, eine andere E-Mail-Adresse verwenden.
Wie kann ich für die Benutzer verschiedene Berechtigungen vergeben und was bedeuten diese?
Was die Berechtigungen im Einzelnen bedeuten, ist kurz unter jeder Berechtigung erläutert. An dieser Stelle möchten wir etwas ausführlicher beschreiben, was die einzelnen Berechtigungen für Auswirkungen haben.
Jeder Benutzer kann eine oder mehrere der beschriebenen Berechtigungen haben.
Alle Berechtigungen zeigen an, zu welchen Funktionen sie Zugriff ermöglichen. Es kann also sein, dass Funktionen beschrieben sind, die nicht Bestandteil Ihres individuellen Produktpaketes sind. Sofern Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Belege, Kontakte & Artikel
Diese Berechtigung wird standardmäßig an jeden Benutzer vergeben und kann nicht entzogen werden. Es ermöglicht Einblick auf die komplette Belegliste und - je nach Featureumfang des gebuchten Pakets - Ausgangsbelege zu erstellen, Eingangsbelege hochzuladen, Kontakte und Artikel einzusehen und zu bearbeiten.
Finanzbuchhaltung
Benutzer mit dieser Berechtigung haben die Möglichkeit, Finanzreports einzusehen, Ihre angebundenen Online Bankkonten zu verwalten, sowie die Kasse und die Buchhaltung zu verwalten.
Lohnabrechnung
Dieses Recht erscheint, sofern Sie ein Produkt mit Lohn und Gehalt gebucht haben.
Benutzer mit dieser Berechtigung haben die Möglichkeit Lohnabrechnungen zu erstellen und erhalten Einblick in alle Lohndokumente Ihrer Mitarbeiter.
Administration
Dieses Recht ermöglicht es Ihnen und anderen Nutzern mit diesem Recht, die Benutzerverwaltung zu bedienen, neue Benutzer anzulegen oder zu löschen und weitere Basiseinstellungen Ihres Accounts sowie die Vertragsdaten des Accounts zu verwalten.
Beachten Sie, dass jeder Benutzer mit dieser Berechtigung die Möglichkeit hat, Berechtigungen aller anderen Benutzer zu ändern oder zu entfernen, das gilt auch für andere Benutzer mit Adminrechten.
Self Service
Dieses Recht erscheint, sofern Sie Lohn und Gehalt gebucht haben, bei Benutzern, die Sie gleichzeitig auch als Mitarbeiter abrechnen und denen Sie Zugriff zum Mitarbeiter Self Service erteilen.
Benutzer mit diesem Recht erhalten die Möglichkeit, ihre eigenen Lohndokumente über lexoffice einzusehen und herunterzuladen.
Wie kann ich die Berechtigungen ändern?
Um die Berechtigungen eines Benutzers anzupassen, wechseln Sie zunächst in die Benutzerverwaltung.
Anschließend öffnet sich die Übersicht aller Benutzer in Ihrer Organisation. Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü im entsprechenden Eintrag des gewünschten Benutzers auf Benutzer bearbeiten.
Anschließend öffnet sich die Detailansicht des Benutzers, dort können Sie im Abschnitt Berechtigungen, die gewünschten Änderungen vornehmen, indem Sie die Berechtigungen durch anklicken aktivieren bzw. deaktivieren.
Egal ob Sie einen neuen Benutzer einladen oder einen bestehenden Benutzer bearbeiten, Sie sollten stets darauf achten, dass die Berechtigungen entsprechend Ihren Bedürfnissen konfiguriert sind, damit jeder Ihrer Benutzer nur das sehen und tun kann, was in Ihrem Sinne ist.
Wie kann ich einen bestehenden Benutzer löschen?
Um einen Benutzer zu löschen, wechseln Sie in die Benutzerverwaltung (Einstellungen -> Benutzer).
Anschließend öffnet sich die Übersicht aller Benutzer in Ihrer Organisation. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü im entsprechenden Eintrag des gewünschten Benutzers auf Benutzer löschen.
Anschließend bestätigen Sie den sich öffnenden Dialog und schon ist der Benutzer gelöscht.
Sie können einen Benutzer jederzeit löschen. Das geht unabhängig davon, ob der Benutzer eine Einladung bereits angenommen hat oder nicht.
Die einzige Ausnahme: Wenn ein Benutzer unter den Einstellungen unter dem Punkt “Mein Vertrag” als Ansprechpartner hinterlegt ist, kann dieser nicht gelöscht werden!
Das Löschen eines Benutzers bewirkt, dass dieser Benutzer sich nicht mehr einloggen kann und keinerlei Zugriff mehr auf Ihre Daten in lexoffice hat. Seine Aktionen bleiben dennoch in der Protokollierung gespeichert, sodass keine nach den GoBD relevanten Daten verloren gehen.