Beim Hochladen und Verarbeiten von E-Rechnungen in Lexware Office können verschiedene Fehlermeldungen auftreten. Diese weisen oft darauf hin, dass die hochgeladene Datei entweder nicht den gesetzlichen Vorgaben oder den technischen Anforderungen entspricht. In diesem Artikel erläutern wir die möglichen Ursachen solcher Fehler, beleuchten die relevanten gesetzlichen Hintergründe und geben Ihnen praktische Empfehlungen, wie Sie diese Probleme lösen können.
Warum treten Fehler bei E-Rechnungen auf?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und maschinell zu verarbeiten. E-Rechnungen müssen dabei der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, welche durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt wurde.
Eine gültige E-Rechnung muss folgende Kriterien erfüllen:
Strukturiertes elektronisches Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Vollständige maschinenlesbare Daten (XML-Datei).
Überprüfung der Konformität mit den geltenden Standards.
Wichtig ist, dass es Unternehmen untersagt ist, empfangene Rechnungen eigenständig technisch zu bearbeiten. Stattdessen muss bei Abweichungen eine korrigierte Rechnung vom Lieferanten angefordert werden.
Wie funktioniert die Validierung in Lexware Office?
Nach dem Hochladen eines Belegs in Lexware Office wird die Validierung automatisch durchgeführt. Bei einer fehlerhaften Rechnung erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung mit einer Checkliste, die folgende Punkte umfasst:
Vorhandensein der minimalen Pflichtangaben
Vollständigkeit der Pflichtfelder für E-Rechnungen
Korrekte Berechnung
Konsistenz der Inhalte
Formal korrekte Daten
Weitere Prüfkriterien
💡 Falls Fehler erkannt werden, können Sie einen ausführlichen Prüfbericht herunterladen, in dem die konkrete Art der Fehler detailliert beschrieben wird. Dies erleichtert die Fehlerbehebung und den weiteren Korrekturprozess.
Das Feature für die Belegkorrektur in Lexware Office gewährleistet eine verbesserte Prüfung aller hochgeladenen E-Rechnungen. Zuvor wurden nicht konforme Belege als „sonstige Rechnung“ verarbeitet, ohne dass eine detaillierte Prüfung der maschinenlesbaren Daten stattfand.
Häufige Fehlermeldungen und ihre Ursachen
„Der Beleg ist nicht formal korrekt“
Ursache: Die hochgeladene Datei entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben nach EN 16931 oder enthält technische Fehler.
"Die angehängten Daten können nicht gelesen werden" -
Ursache: Die XML-Struktur ist beschädigt, oder die Datei enthält unvollständige Informationen.
„Die Rechnung entspricht nicht der XRechnung-Norm“
Ursache: Die Datei verwendet ein nicht unterstütztes Format oder enthält Syntaxfehler.
Unsere Lösungen für Sie im Überblick
Sie haben eine E-Rechnung in Lexware Office erfasst und eine Fehlermeldung erhalten? Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie nun vorgehen können.
1. Korrekturworkflow in Lexware Office nutzen
Lexware Office unterstützt Sie aktiv bei der Anforderung eines korrigierten Belegs.
Nutzen Sie folgende Schritte:
Klicken Sie im Belegerfassungsfenster unten rechts auf die Schaltfläche „Korrektur anfordern“.
Es öffnet sich ein vorgefertigtes E-Mail-Formular, mit dem Sie die Belegkorrektur bei dem Rechnungssteller, z.B. dem Lieferanten, anfordern können.
Laden Sie den Prüfbericht herunter und senden Sie ihn zusammen mit der E-Mail an den Rechnungssteller.
Bestätigen Sie die Anfrage mit einem Klick auf „Anfrage gesendet“.
2. Externe Prüfungstools für die Validierung nutzen
Bei Bedarf können Sie zusätzlich zur Lexware-Prüfung auch noch zu eigenständigen Prüfung folgende Tools verwenden:
Portinvoice: Ein kostenloses Validierungstool, das Ihre E-Rechnung auf Konformität mit EN 16931 prüft und lesbare Sichtkopien erstellt.
E-Rechnungsvalidator Baden-Württemberg: Ein spezialisiertes Tool für XRechnungen.
3. Kurzfristige Lösungen beim Empfang von fehlerhaften E-Rechnungen
Falls Ihr Rechnungsersteller, z.B. der Lieferant, Ihnen nicht schnell eine korrekte E-Rechnung zukommen lassen kann, klären Sie mit ihm, ob eine sonstige Rechnung (ohne maschinenlesbaren Anhang, z. B. PDF) ausgestellt werden kann. Bitte beachten Sie:
Dieses Vorgehen ist nur während der Übergangsphase bis zum 31.12.2027 zulässig.
Anschließend gelten ausschließlich die maschinenlesbaren Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Was tun, wenn Sie keinen neuen Beleg anfordern möchten?
Wenn Sie entscheiden, mit dem vorhandenen fehlerhaften Beleg weiterzuarbeiten, wählen Sie die Option „Ohne Korrektur fortfahren“ sowie die Bestätigung. Da die E-Rechnung nicht valide ist, dürfen Sie aus dieser die Vorsteuer nicht geltend machen.
👉 Beachten Sie jedoch, dass diese Option nur dann gewählt werden sollten, wenn Sie den fehlerhaften Beleg dauerhaft in Ihrer Buchhaltung behalten möchten. Wird diese Option gewählt, erfolgt daraufhin keine automatische Zuordnung mehr mit einem später eingehenden korrigierten Beleg.
Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie dauerhaft mit einem fehlerhaften Beleg weiterarbeiten möchten:
Wählen Sie die Schaltfläche „Ohne Korrektur fortfahren“.
Bestätigen Sie diesen Vorgang durch Klick auf „Fehlerhaften Beleg trotzdem erfassen“.
Sie haben die fehlerhafte E-Rechnung vorläufig erfasst und erwarten eine Korrektur
💡Der fehlerhafte Beleg kann dann ohne Vorsteuer vorläufig erfasst werden. Sobald Sie den korrigierten Beleg vom Lieferanten erhalten, können Sie diesen mit Vorsteuer erfassen. Lexware Office erkennt den Bezug zum ursprünglichen fehlerhaften Beleg automatisch und ordnet bereits geleistete Zahlungen korrekt zu.
Erfassen Sie die fehlerhafte E-Rechnung aus Belegerfassungsmaske heraus - vorläufig ohne Vorsteuer.
Somit ist Ihre Betriebsausgabe berücksichtigt und Sie können bereits geleistete Zahlungen wie gewohnt zuweisen. Mit dem Erfassen des korrigierten Belegs werden die entsprechenden Buchungen später automatisch korrigiert.
Was tun, wenn der korrigierte Beleg eingeht?
Sobald der korrigierte Beleg vorliegt, können Sie ihn wie folgt in Lexware Office erfassen:
Laden Sie den korrigierten Beleg direkt hoch. Das System erkennt die Zuordnung und bucht die Vorsteuer korrekt.
Alternativ können Sie den korrigierten Beleg auch direkt aus dem fehlerhaften heraus hochladen und erfassen. Lösen Sie dafür zunächst die ggf. bereits verknüpfte Zahlung. Öffnen Sie danach den fehlerhaften Beleg, klicken links auf das Symbol für die Belegkorrektur und nutzen Sie die Schaltfläche “Korrekturbeleg hochladen”. Über dieses Symbol können Sie in der Belegerfassung jederzeit den Korrekturprozess bei einem fehlerhaften Beleg erneut aufrufen.
Der korrekte Beleg ersetzt den fehlerhaften automatisch, und der Prozess wird abgeschlossen.
👉Wichtiger Hinweis
Die Entscheidung, ob Sie eine Korrektur anfordern oder mit dem vorhandenen Beleg weiterarbeiten, obliegt Ihnen. Bei Unsicherheiten konsultieren Sie bitte Ihre Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt.
Wichtig für die Zukunft
Ab 2025 gilt für alle deutschen Unternehmen die Pflicht:
E-Rechnungen zu empfangen und zu prüfen.
Nur valide Rechnungen für den Vorsteuerabzug geltend zu machen.
Sollten Ihre bestehenden Systeme (z. B. von Lieferanten) nicht den Anforderungen entsprechen, müssen diese angepasst werden. Denken Sie daran:
Änderungen an der Rechnung dürfen nur durch den Lieferanten vorgenommen werden.
Mit Lexware Office sind Sie optimal darauf vorbereitet, den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Häufige Fragen und Antworten
Was tun, wenn der neue Beleg eine andere Rechnungsnummer oder einen anderen Betrag hat?
💡 Beide Belege separat erfassen und korrekt verbuchen.
Der Lieferant reagiert nicht auf meine Korrekturanfrage. Was jetzt?
💡 Starten Sie eine erneute Anfrage. Oft hilft auch eine kurze Rückfrage per Telefon.
Was ist, wenn ich eine andere Art von Ersatzrechnung erhalte?
💡 Sie können solche Rechnungen während der Übergangsfrist wie gewohnt erfassen.
Wie gehe ich mit einer Stornorechnung oder Gutschrift um?
💡 Beide Belege erfassen und verbuchen, um die Buchhaltung korrekt abzuschließen.
Validieren, valide, ungültig, Fehlermeldung, E-Rechnung, ZUGFeRD, Vorsteuerabzug, Vorsteuer, USt., korrigieren, Korrektur