Die Erfassung einer E-Rechnung
Bereits jetzt können Sie mit Lexware Office E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.
Über das Zahnrad > E-Rechnung können Sie das neue Feature selbst freischalten und testen. Sobald Sie Ihren Account umgestellt haben, erscheint im Bereich Belege ein blaues Hinweisfeld. Sie können nun auch XML-Dateien hochladen und verarbeiten.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass sich dieses Feature noch in der Entwicklung befindet und noch nicht alle Funktionen enthält.
Sie erfassen die E-Rechnungen im Prinzip genau so, wie Sie bisher auch Ihre Eingangsrechnungen erfasst haben.
Hier finden Sie alle Informationen, wie Sie schnell und einfach mehrere Belege in Lexware Office hochladen können.
E-Rechnungsformate & Gültigkeit
💡Bei Upload von E-Rechnungen findet eine Validierung auf die technische Gültig- & Auswertbarkeit der Datei statt. Veraltete oder fehlerhafte E-Rechnungen werden vom System abgelehnt.
Format / Version | aktuell gültig | verfügbar in der Belegerfassung |
XRechnung ältere Versionen | nein | nein |
XRechnung 3.0.1 | ja | CII ✅ (UBL bereits in Arbeit) |
ZUGFeRD ältere Versionen | nein | als "sonstige Rechnung" |
ZUGFeRD ab 2.0 | ja | ✅ |
ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRechnung | ja | ✅ |
Bei fehlerhaften ZUGFeRD-Dokumenten, wird das Belegbild aus der PDF-Datei verwendet, um die Daten auszulesen. Diese fehlerhaften Dokumente werden vom System als sogenannte "sonstige Rechnungen" behandelt, achten Sie daher bitte darauf, ob Ihr hochgeladener Beleg eine E-Rechnungskennzeichnung in den Belegdetails aufweist.
War der Upload erfolgreich, finden Sie den Beleg wie gewohnt im Status zu prüfen, können diesen auswählen und rechts über die Schaltfläche Beleg erfassen die Belegerfassungsmaske öffnen.
In der Belegliste können Sie im rechten Bereich anhand der Bezeichnung "E-Rechnung" sehen, dass es sich um eine gültige E-Rechnung handelt. Ebenfalls sehen Sie rechts in den Belegdetails unter Belegformat, um welchen Dateityp es sich handelt:
In der Belegerfassungsmaske sehen Sie auf der linken Seite das Belegbild. Bei XML-Dateien wird eine Visualisierung des XML-Codes generiert, damit der Inhalt für Sie lesbar wird.
Ebenfalls in der Belegerfassungsmaske sehen Sie anhand des Badges im oberen rechten Bereich, dass es sich um eine E-Rechnung handelt:
Die ausgelesenen Daten sind rechtlich bindend
Die Daten, welche im rechten Erfassungsbereich eingesetzt sind, stammen bei korrekt ausgestellten E-Rechnungen aus dem maschinenlesbaren Teil der Datei.
Bei Abweichungen zum Inhalt des Belegbildes, ist es möglich, die Felder manuell zu bearbeiten. Jedoch empfehlen wir Ihnen bei Abweichungen zwischen den ausgelesenen Werten und dem Belegbild, eine korrigierte Datei bei Ihrem Lieferanten anzufordern, da der Gesetzgeber den maschinenlesbaren Teil als rechtlich bindend sieht.
Auf der linken Seite finden Sie auch die gewohnten Symbole, jedoch gibt es hierzu auch ein paar Hinweise:
👉 Die manuelle Texterkennung ist bei E-Rechnungen deaktiviert, da der maschinenlesbare Teil ausschlaggebend ist.
👉 Die Bearbeitung der Belegseiten steht für E-Rechnungen unter dem Stift-Symbol nicht zur Verfügung, da E-Rechnungsdokumente nicht verändert werden dürfen.
👉 Über das Symbol der beiden Klammern <> können Sie sich die angehängte XML-Datei herunterladen und auf Ihrem Gerät abspeichern.
So unterstützt Sie das System bei der Erfassung Ihres ersten E-Rechnungsbeleges
Bei Ihrem ersten Upload einer E-Rechnung startet in der Belegerfassung automatisch eine kurze Einführungstour, in welcher Sie Schritt für Schritt durch die Erfassung des ersten E-Rechnungsbelegs geführt werden:
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