Warum werden E-Rechnungen auf Richtigkeit geprüft?
Die Validierung von E-Rechnungen ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen korrekt und vollständig sind, bevor sie verarbeitet werden. Dies ist besonders relevant, da fehlerhafte E-Rechnungen nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Im Fall einer nicht validen E-Rechnung hat das BMF die Möglichkeit eingeräumt, das Dokument durch eine korrigierte Version zu ersetzen. Die Erstellung einer Storno- oder Korrekturrechnung ist für diesen Fall also nicht erforderlich.
E-Rechnungen müssen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Durch die Validierung wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind und die Rechnung den Vorschriften entspricht.
Als Grundlage ist hier die Europäische Norm 16931 verbindlich. Diese enthält Regeln zu Pflichtangaben sowie Codierungs-, Formatierungs- und Berechnungsregeln, die in der Validierung berücksichtigt werden. E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD (ab Version 2) und XRechnung setzen die Norm korrekt um und erweitern diese für konkrete Anwendungsfälle.
Wie funktioniert die Validierung in Lexware Office?
Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung von Ihrem Lieferanten in Lexware Office hochgeladen haben und diesen in der Belegerfassungsmaske erfassen möchten, erhalten Sie einen Hinweis auf das negative Vailiderungsergebnis
In diesem Hinweis werden folgende Punkte in Form einer Checkliste aufgeführt:
- Minimale Pflichtangaben vorhanden
- Pflichtfelder für E-Rechnungen vorhanden
- Korrekte Berechnung
- Konsistenz des Inhalts
- Formal korrekte Daten
- Sonstige Prüfkriterien
Unter diesen Punkten haben Sie die Möglichkeit, sich einen ausführlichen Prüfbericht zu diesem Beleg herunterzuladen. Im Prüfbericht erhalten Sie ausführliche Informationen zur konkreten Art der erkannten Fehler.
Wie fordere ich einen neuen Beleg bei meinem Lieferanten an?
Wir unterstützen Sie beim Korrekturprozess.
Über diesen Prozess können Sie direkt aus Lexware Office heraus einen korrigierten Beleg bei Ihrem Lieferanten anfordern.
Klicken Sie dazu unten rechts auf die Schaltfläche Korrektur anfordern:
Sie finden dort ein vorgefertigtes E-Mail-Formular, über welches Sie die Korrektur bei Ihrem Lieferanten anfordern können.
Verwenden Sie gerne die E-Mailvorlage, um diese aus Ihrem eigenen Mailprogramm heraus an Ihren Lieferanten zu senden und laden den Prüfbericht herunter, um diesen gemeinsam mit der E-Mail an Ihren Lieferanten zu versenden:
Bestätigen Sie diesen Schritt mit Klick auf die Schaltfläche Anfrage gesendet.
Was passiert, wenn ich keinen neuen Beleg bei meinem Lieferanten anfordern möchte?
Wenn Sie sich dazu entscheiden, mit dem vorliegenden Beleg weiterzuarbeiten, dann können Sie auch die Schaltfläche ohne Korrektur fortfahren auswählen und den Beleg entsprechend in Ihrem System erfassen.
Sie erhalten eine zweite Abfrage, welche nochmals aktiv über die Schaltfläche Fehlerhaften Beleg trotzdem erfassen bestätigt werden muss:
Im Anschluss werden Sie in die Belegerfassungsmaske weitergeleitet und können den Beleg ohne Vorsteuer vorläufig, wie gewohnt erfassen. Somit ist Ihre Betriebsausgabe berücksichtigt und Sie können bereits geleistete Zahlungen wie gewohnt zuweisen. Mit dem Erfassen des korrigierten Belegs werden die entsprechenden Buchungen später automatisch korrigiert.
Sobald Sie vom Rechnungsersteller einen korrigierten Beleg erhalten haben, können Sie diesen wie gewohnt hochladen. Lexware Office erkennt automatisch die Zuordnung zum fehlerhaften Beleg. Auch bereits geleistete Zahlungen werden erkannt und vorgeschlagen. Buchen Sie den neuen Beleg nun mit der entsprechenden Vorsteuer. Sobald Sie den korrigierten Beleg speichern, wird der Fehlerhafte storniert und der Prozess ist vollständig abgeschlossen.
Alternativ können Sie den korrigierten Beleg auch direkt aus dem Fehlerhaften heraus hochladen und erfassen. Lösen Sie dafür zunächst die ggf. bereits verknüpfte Zahlung.
Öffnen Sie danach den fehlerhaften Beleg, klicken links auf das Symbol für die Belegkorrektur und nutzen Sie die Schaltfläche “Korrekturbeleg hochladen”:
Über dieses Symbol können Sie in der Belegerfassung jederzeit den Korrekturprozess bei einem fehlerhaften Beleg erneut aufrufen:
👉 Die finale Entscheidung, ob Sie eine Korrektur Ihres Beleges beim Lieferanten anfordern, obliegt Ihnen.
Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem zuständigen Finanzamt.
Was kann ich tun, wenn...
❓ … die neue Rechnung einen anderen Gesamtbetrag und/oder eine andere
Rechnungsnummer hat?
💡 Erfassen Sie beide Rechnungen getrennt voneinander.
❓ … der Rechnungssteller nicht auf meine Korrekturanfrage antwortet?
💡 Fragen Sie erneut an, eine kurze Rückfrage per Telefon kann hilfreich sein
❓ … ich eine sonstige Rechnung als Korrektur erhalte?
💡 Dies ist in der Übergangsfrist in Ordnung. Erfassen Sie die Rechnung ganz normal
wie bisher auch.
❓ … der Rechnungssteller eine Stornorechnung oder eine Gutschrift
(Rechnungskorrektur) sendet?
💡 Erfassen Sie beide Belege im System und verbuchen diese.
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