Mit QR-Codes können Sie Ihren Kund:innen eine Möglichkeit anbieten, Ihre Rechnungen schnell und komfortabel zu bezahlen.

In lexoffice stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung, die Einrichtung ist einfach.

  1. PayPal.Me Nutzernamen. Dieser wird sowohl als in Form eines QR-Codes als auch als Link auf Ihrer Rechnung dargestellt. Der Link kann in der PDF auch angeklickt werden. Neben Ihrem PayPal.Me Nutzernamen umfassen der QR-Code und der Link auch den Rechnungsbetrag.

  2. Bankkonto für Überweisungen. Dieses wird als sogenannter EPC QR-Code auf Ihrer Rechnung dargestellt (manche Apps und Banken verwenden für diese Funktion auch den Begriff “GiroCode”). Dabei handelt es sich um ein spezielles QR-Code Format, welches von vielen mobilen Banking Apps auf einem Smartphone erkannt wird. Die App nutzen die codierten Informationen, um automatisch eine Überweisungsvorlage, u.a. mit einem Verwendungszweck und dem Rechnungsbetrag, zu befüllen. Ihre Kund:innen müssen die Überweisung dann nur noch freigeben.

Gut zu wissen:

  • Beide Optionen können gleichzeitig eingerichtet sein.

  • Ist eine Option einmal eingerichtet, können Sie diese mit dem Schalter auch für eine bestimmte Rechnung einmalig deaktivieren.


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QR-Code einrichten

Erstellen Sie eine neue Rechnung & klicken Sie am unteren Rand bei "Belegoptionen" für den gewünschten QR-Code auf Einrichten.

  • Für die Nutzung eines PayPal.Me-Links und QR-Codes ist es notwendig, dass Sie Ihren PayPal.Me-Link in Ihrem PayPal-Konto aktiviert haben. Bei PayPal finden Sie weitere Informationen. Tragen Sie ihn dann in das Feld ein.

  • Um Ihr Bankkonto als QR-Code zu verwenden, muss es unter Bank hinterlegt sein. Womöglich haben Sie Ihr Bankkonto auch bereits im Drucklayout angegeben. In beiden Fällen erhalten Sie nach Klick auf Einrichten eine Auswahl aller geeigneten Bankkonten, die als EPC QR-Code verwendet werden können.


Welche Vorteile ergeben sich bei der Nutzung von QR-Codes?

Durch die kleine Erweiterung im unteren Teil der Rechnung machen Sie es Ihren Kund:innen sehr einfach, Ihre Rechnung zu bezahlen. Diese benötigen nur das Smartphone und eine kompatible Banking App. Ist der QR-Code einmal eingescannt, müssen keine weiteren Details eingegeben werden. Verwenden Sie einen EPC QR-Codes ist auch bereits ein Vorschlag für den Betreff hinterlegt.

Das bedeutet keine Tipparbeit für Ihre Kund:innen und vermeidet falsche Eingabe wichtiger Informationen, wie bspw. der IBAN. Durch diese Erleichterung erhöht sich für Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kund:innen die Rechnung schnell bezahlen und vereinfach aufgrund eines hinterlegten Verwendungszwecks zudem die Zuordnung bei Zahlungseingang.


Warum kann ich die Einrichtung eines QR-Codes nicht starten?

Wenn Sie nach Klick auf Einrichten eine Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihrer Organisation. Einmal eingerichtet, kann jede:r Benutzer:in pro Beleg entscheiden, ob ein QR-Code für den aktuellen Beleg erstellt oder einmalig deaktiviert werden soll.


Wie kann ich testen, welche Informationen in meinem QR-Code enthalten sind?

Bereits bei der Einrichtung des QR-Codes erhalten Sie eine Vorschau, welche Sie mit Ihrem Smartphone ausprobieren können.

Beachten Sie, dass zukünftig erstellte QR-Codes auf den Rechnungen von der Vorschau abweichen, da diese Rechnungs-spezifische Inhalte wie Betrag oder Rechnungsnummer als Verwendungszweck umfassen.

Gut zu wissen: Verwenden Sie die Scan-Funktion Ihrer Banking-App, um den Inhalt des EPC QR-Code auszulesen.


Wo erscheint der QR-Code auf meiner Rechnung?

Egal ob Sie einen PayPal.Me oder EPC QR-Code (oder sogar beide!) nutzen, diese erscheinen immer am Ende auf der letzten Seite der Rechnung und damit in unmittelbarer Nähe zum Gesamtbetrag.


Wie kann ich die QR-Code Funktion dauerhaft deaktivieren?

In den Belegoptionen, klicken Sie zuerst auf das Kontext-Menü (drei Punkte) neben der jeweiligen Option und dann auf "Zurücksetzten".

Gut zu wissen: Wenn Sie den QR-Code für Überweisungen zurücksetzten, wird dabei nur der QR-Code deaktiviert. Das zugehörige Bankkonto bleibt unberührt.

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