Zuordnungsvorschläge für ihre Bankumsätze

Bei jedem Klick auf Aktualisieren in der Bank werden neu abgerufene Bankumsätze automatisiert mit Zuordnungsvorschlägen für Ihre Buchhaltung versehen. Es gibt zwei unterschiedliche Typen von Zuordnungsvorschlägen:

  1. Ein zu einem Umsatz passender Beleg. Hierzu muss ein Beleg bereits vor dem Aktualisieren der Bankumsätze vollständig erfasst und gespeichert worden sein.

  2. Eine zu einem Umsatz passende Buchhaltungs-Kategorie, für die es typischerweise keinen Beleg gibt. Umsätze ohne Beleg sind beispielsweise wiederkehrende Umsätze wie eine monatlich fixe Büromiete, der monatliche Abschlag für Ihre Stromrechnung oder Paypal Gebühren.

Im hier aufgeführten Beispiel wurden die oberen beiden Bankumsätze mit einem Beleg verknüpft. Das dritte Beispiel zeigt einen Abgleich ohne einen Beleg.

Wichtig: Es handelt sich zunächst um Vorschläge für die buchhalterisch notwendige Zuordnung der Bankumsätze. Diese sollten von Ihnen noch einzeln überprüft, nicht zutreffende Vorschläge abgelehnt und die verbleibenden Vorschläge übernommen werden. Ohne eine solche Übernahme durch ein Klick auf “Alle Vorschläge übernehmen” liegt keine tatsächliche Buchung im System vor.

Wie kommt es zu einem Zuordnungsvorschlag eines Bankumsatzes mit einem Beleg?

Damit ein bereits in lexoffice vollständig erfasster Beleg automatisch mit einem Bankumsatz als Zuordnungsvorschlag verknüpft wird, müssen verschiedene Kriterien erfüllt sein, die vom System überprüft werden. Diese sind unter anderem:

  • Zahlart des Beleges: Hier sollte “Noch nicht bezahlt” oder “Wird abgebucht” ausgewählt sein

  • Beträge stimmen überein: Offener Betrag des Beleges stimmt mit dem Betrag des Bankumsatzes überein

  • Zeitlicher Abstand zwischen Beleg- und Banktransaktionsdatum: Das Belegdatum sollte maximal 3 Monate vor dem Transaktionsdatum liegen.

Sie können das System bei der automatischen Verknüpfung noch weiter unterstützen, indem Sie sicherstellen, dass...

  • die in lexoffice erfasste Belegnummer mit dem Verwendungszweck des Bankumsatzes exakt übereinstimmt. Ebenso können Sie auch Infos aus der Notiz des Beleges im Verwendungszweck als Erkennungsmerkmal nutzen.

  • der Name des Kontaktes in Beleg und Bankumsatz identisch ist.

  • die Kundennummer in Beleg und Bankumsatz identisch ist.

Noch ein Tipp: Geben Sie diese Information auch an ihre Kunden für das Bezahlen von Rechnungen weiter. Damit der automatische Abgleich funktioniert, sollte die exakte Rechnungsnummer aus lexoffice auch auf dem Verwendungszweck der Überweisung auftauchen.

Zwei Beispiele für einen Zuordnungsvorschlag mit Beleg im Detail

Im obigen Beispiel für einen Girokonto-Bankumsatz sieht man, dass folgende Kriterien zutreffen:

  • Der Betrag stimmt bei Bankumsatz (links) und Beleg (rechts) mit jeweils 23,00 € überein.

  • Das Belegdatum (06.05.2021) liegt 5 Tage vor dem Bankumsatz-Datum (11.05.2021) und ist damit innerhalb des 3-Monats-Zeitfensters.

  • Die Rechnungsnummer des Beleges (RE2021014) taucht im Verwendungszweck des Bankumsatzes auf.

  • Der Name des Kontaktes in Bankumsatz und Beleg ist identisch.

Im obigen Beispiel für einen Girokonto-Bankumsatz sieht man, dass folgende Kriterien zutreffen:

  • Der Betrag stimmt bei PayPal-Umsatz (links) und Beleg (rechts) mit jeweils 379,00 € überein.

  • Das Belegdatum (07.05.2021) ist identisch und ist damit innerhalb des 3-Monats-Zeitfensters.

  • Die Rechnungsnummer des Beleges (W821664738-61xxx) taucht im Verwendungszweck des Bankumsatzes auf.

  • Der Name des Kontaktes in Bankumsatz ist nahezu identisch und wird daher dennoch gefunden

Stichworte: Automatisierung, Bank, Umsätze, Belege zuordnen, Automatische Zuordnung eines Beleges, Banking, Buchhaltung, Automatisch zugeordnet

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