Nachdem Sie die Mitarbeitenden, die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer bezahlt haben, müssen die Zahlungen aus dem Online-Banking zugeordnet werden. Sie können die Zahlungen direkt im Banking oder bei den Belegen zuordnen.
Wie das funktioniert, erfahren Sie in einem kurzen Erklärvideo:
Sie können natürlich auch weiterlesen.
Zuordnung aus dem Banking - für die Gehälter und Löhne der Mitarbeitenden
Wählen Sie den betreffenden Umsatz aus und klicken Sie auf "Kategorisieren".
Mit Klick auf "Kategorie aus Liste wählen" öffnet sich eine Liste aller Ausgaben-Kategorien. Einfach in der Liste fast ganz nach unten scrollen. Dort finden Sie die Gruppe "Zu zahlen". Verwenden Sie eine Kategorie aus der Gruppe "Zu zahlen", damit die durch die Lohnabrechnung entstandenen Verbindlichkeiten abgeglichen werden können.
Zuordnung der Belege - für die Krankenkassenbeiträge und Zahlungen an das Finanzamt
Mit Abschluss der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erzeugt lexoffice Belege für die Krankenkassen und das Finanzamt. Diese Belege müssen Sie nun korrekt der Zahlung zuordnen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:
Beleg auswählen
Den richtigen Beleg zur richtigen Zahlung zuordnen
💡Sie können mit "Beleg suchen" entspannt nach dem Betrag auf dem Beleg suchen oder suchen mit der Belegnummer, die in der Buchungsliste im Bereich Lohn hinterlegt ist
Doppelte Personalkosten - wie kann ich das lösen?
Warum passierte das?
Eine doppelte Buchung der Personalkosten kann entstehen, wenn Sie für die Kategorisierung der entsprechenden Umsätze Kategorien aus dem Bereich "Personal" gewählt haben:
Wenn Sie mit lexoffice-Lohn & Gehalt arbeiten, wird durch die automatische Lohnverbuchung die Gehaltsbuchung bereits in diesem Schritt von uns vorgenommen.
Der dazugehörige Bankumsatz muss jedoch manuell kategorisiert werden. Wählen Sie hier bspw. "Gehälter" erzeugen Sie mit Auswahl dieser Kategorie eine doppelte Buchung der Personalkosten.
Wie geht es richtig?
Verwenden Sie in diesem Fall bitte nur Kategorien aus dem Bereich "Zu zahlen", da es sich bei den dazugehörigen Konten um Verrechnungskonten handelt. Mit Auswahl einer dieser Kategorien vermeiden Sie also, dass Ihre Personalkosten doppelt aufgeführt werden:
❗️Bitte kategorisieren Sie in der Bank nur die Lohnzahlungen, für die es keine Belege gibt.
Für die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer werden aus der Lohnanwendung heraus direkt Belege erzeugt, die dann auch den Zahlungen direkt zugeordnet werden müssen. (siehe Zuordnung mit einem Beleg)
Wie kann ich die falsche Zuordnung lösen?
Gehen Sie ins Menü Finanzen > Bank und suchen den Umsatz aus, bei dem Sie die Zuordnung aufheben möchten.
Klicken Sie den Umsatz an. Zwischen dem Umsatz und dem Beleg wird ein Haken angezeigt. Wenn Sie diesen anklicken, lösen Sie so die Zuordnung auf (siehe Screenshot 👇).
Nun gehen Sie wie in Schritt 1 "Zuordnung mit einer Kategorie" vor.