Rechnungsnummern in der neuen Abrechnungsperiode 2025
Der Jahreswechsel steht bevor und damit auch die Frage, wie Sie mit Ihren Rechnungsnummern in der neuen Abrechnungsperiode umgehen. Oft sind die Nummernkreise so konfiguriert, dass das aktuelle Jahr abgebildet ist. Außerdem fängt der Nummernkreis in vielen Fällen im neuen Jahr mit "0001" als nächster Wert an.
Dafür setzen Sie zum Jahresanfang den Nummernkreis zurück. Das geht in Lexware Office nicht automatisch, sondern kann individuell eingerichtet werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein
Eine der wichtigsten Vorgaben bei der Vergabe von Rechnungsnummern ist, dass jede Nummer eindeutig und fortlaufend sein muss. Das bedeutet, dass Sie keine doppelte Rechnungsnummer vergeben dürfen – auch nicht über den Jahreswechsel hinweg.
Jahreszahl in der Rechnungsnummer: Ist das notwendig?
Gibt es eine spezielle Verpflichtung, die Jahreszahl in der Rechnungsnummer unterzubringen? Die Antwort lautet: Nein, eine Jahresangabe ist nicht zwingend erforderlich. Sie können also problemlos eine fortlaufende Rechnungsnummer ohne das Jahr in Lexware Office weiterführen.
Es ist jedoch durchaus möglich, die Jahreszahl in die Rechnungsnummer zu integrieren, wenn Sie dies wünschen oder aus organisatorischen Gründen für sinnvoll halten. Dies kann besonders dann praktisch sein, wenn Sie Rechnungen über mehrere Jahre hinweg verwalten und diese klar voneinander abgrenzen möchten.
Nummernkreis einstellen und anpassen
Möchten Sie die Rechnungsnummern jährlich zurückzusetzen oder das Jahr in die Nummerierung aufnehmen? Passen Sie dies ganz einfach in den Einstellungen in Lexware Office an. Sie können unter "Nummernkreise" den Startwert und die Struktur der Rechnungsnummern festlegen.
So geht’s:
Wechseln Sie in die Einstellungen (Zahnrad oben rechts), Bereich > Nummernkreise.
Wenn Sie das Jahr oder den Monat in die Rechnungsnummer einbauen möchten, können Sie dies über das Freifeld tun. Hier sind bis zu neun alphanumerische Zeichen sowie Striche und Punkte möglich. Die Platzhalter
{JJ}und{JJJJ}sorgen dafür, dass das Jahr automatisch eingefügt wird. Mit{MM}können Sie auch den Monat in der Nummer vermerken.
Ein Beispiel:
Rechnungsnummer im Format
Rech-2025-0001könnte so aussehen.Dabei steht „2025“ für das Jahr und „0001“ für die fortlaufende Nummer.
Vorgaben für die Nummernstruktur
Die Rechnungsnummer kann aus bis zu drei Gruppen bestehen:
Kürzel: Sie können ein eigenes Kürzel für die Belegart festlegen. Dies hilft, Rechnungen von Angeboten oder Gutschriften zu unterscheiden. Es sind bis zu zwei Zeichen erlaubt.
Freifeld: Bis zu neun Zeichen sind hier möglich, die Sie nach Belieben gestalten können.
Nächster Wert: Hier legen Sie die fortlaufende Nummer fest. Die Zählung kann bis zu 19 Zeichen umfassen.
Beachten Sie, dass die Mindestlänge der Nummer für die Zählnummern berücksichtigt wird. Zum Beispiel wird bei einer Mindestlänge von fünf Stellen und einer dreistelligen Zählnummer aus der Zahl "100" die tatsächliche Rechnungsnummer "00100".
Rechnungsnummern zurücksetzen
Möchten Sie zum Jahreswechsel wieder mit der Wert "0001" starten?
So geht's:
Gehen Sie in die Einstellungen (Zahnrad oben rechts), Bereich > Nummernkreise.
Geben Sie im Feld "Nächster Wert" die Nummer "0001" ein.
Klicken Sie auf "Speichern".
Flexibilität bei der Nummerierung
Sie sind nicht verpflichtet, jedes Jahr eine neue Rechnungsnummer mit der Jahreszahl zu beginnen, aber Sie haben die Möglichkeit, dies zu tun, wenn es für Sie sinnvoll ist. Wichtig ist vor allem, dass die Rechnungsnummern immer fortlaufend und eindeutig sind, um eine ordnungsgemäße Buchführung und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Weitere Informationen dazu und eine detaillierte Anleitung finden Sie auch in diesem Wissensartikel: