Das Thema E-Rechnung umfasst nicht nur die Erstellung, sondern auch den Versand und Empfang. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die relevanten Abläufe näherbringen und Ihnen zeigen, worauf Sie dabei besonders achten sollten.
Eine E-Rechnung mit Lexware Office versenden
Wenn Sie eine E-Rechnung versenden wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Erstellen Sie Ihre Rechnung unter "Belege" > "+Belege" > "Rechnung".
Wenn Sie in der Vorschau-Ansicht sind, wird Ihnen in der rechten Spalte angezeigt, dass Sie eine E-Rechnung schreiben. Außerdem können Sie die erstelle E-Rechnung direkt "Per E-Mail senden"
Wählen Sie "ABSCHLIESSEN & SPEICHERN" können Sie die Rechnung über Ihre eigenes E-Mail-Programm versenden.
Ihnen wird die Maske zum E-Mail-Versand angezeigt, die Sie anpassen können. Der Empfänger kann die Rechnung über den "Link zum Kundencenter" abrufen und/oder bekommt sie per PDF im Anhang zugeschickt.
👉 Den Namen der E-Rechnungs-Datei können Sie an dieser Stelle nicht anpassen. Dieser ist standardisiert. Schicken Sie dafür die E-Mail über Ihr privates E-Mail-Programm. In diesem Zuge haben Sie die Möglichkeit, die Datei zuvor herunterzuladen und einen eigenen Namen zu vergeben.
So wird die Rechnung dem Empfänger angezeigt:
Haben Sie den Link aktiviert, kann der Empfänger über "Öffnen" (1) den Link mit Angabe seiner Postleitzahl über das Kundencenter öffnen.
Die E-Rechnung wird außerdem im Anhang mitgeschickt (2) - entweder als PDF (ZUGFeRD-Format) oder XML-Datei (XRechnung)
E-Rechnungen über das eigene E-Mail Programm verschicken
Sie können die E-Rechnung (ZUGfERD- oder X-Rechnungsdatei) auch über Ihr eigenes E-Mail-Programm verschicken.
So geht's:
Wählen Sie im Vorschaumodus der Belegerstellung "ABSCHLIESSEN & SPEICHERN".
Prüfen Sie, dass bei ZUGFeRD-Dateien auch der maschinenlesbare Teil im Anhang gespeichert wurde. Dies ist z.B. mit dem Adobe Reader oder Mozilla Firefox möglich. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie erkennen, dass die PDF-Datei einen XML-Anhang enthält.
Öffnen Sie anschließend Ihr eigenes E-Mail-Programm und laden Sie die Datei als Anhang hoch.
Dateiendungen von E-Rechnungen
💡 E-Rechnung können folgende Dateiendungen haben:
Bei ZUGFeRD-Dateien ist die XML-Datei in das sichtbare PDF integriert. Sie haben die Endung .pdf
XRechnungen sind reine XML-Dateien mit der Endung .xml
Sie sehen bei der ZUGFeRD-Rechnung nur ein PDF und keine XML-Datei? Das ist beabsichtigt! Wenn Sie eine Rechnung als ZUGFeRD erstellen, wird die XML-Datei in das PDF integriert und ist somit auf den ersten Blick nicht sichtbar.
Dies bedeutet, dass die ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung gilt, auch wenn sie äußerlich wie eine normale PDF-Datei aussieht. So verschlankt Lexware Office für Sie den Prozess.
Wie kann ich sehen, dass eine PDF auch einen XML Anhang enthält?
Wenn Sie die ZUGFeRD-Datei heruntergeladen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, die integrierte XML-Datei zu öffnen.
Mit Adobe Acrobat PDF:
Öffnen Sie Ihre ZUGFeRD-Datei mit Adobe Acrobat PDF.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Büroklammer, um Anhänge anzeigen zu lassen.
Nun sehen Sie die im PDF integrierte XML-Datei. Mit einem Klick darauf haben Sie die Möglichkeit, diese zu speichern und anzusehen.
Mit Mozilla Firefox:
Gehen Sie in Ihre Belegliste. Öffnen Sie Ihre Ihre E-Rechnung im ZUGFeRD-Format im Browser Mozilla Firefox, indem Sie diese markieren und dann in der rechten Spalte auf "Drucken" klicken.
Klappen Sie das Sideboard auf.
Klicken Sie auf "Anhänge anzeigen" (Büroklammer). Nun sehen Sie die im PDF integrierte XML-Datei.
Mit einem Klick auf die Datei haben Sie die Möglichkeit, diese zu speichern und anzusehen.
Sie wollen prüfen, dass die Inhalte der PDF- und der XML-Datei bei einer ZUGFeRD-Rechnung übereinstimmen? Das können Sie abschließend nur sicherstellen, indem Sie den XML-Teil auslesen und mit dem Inhalt der PDF-Rechnung vergleichen.
💡 Für die Finanzverwaltung zählt immer der Inhalt der XML-Datei. Dies ist der "führende" Teil der Rechnung. Auch wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung in Lexware Office erfassen, wird immer der XML-Teil der Rechnung ausgelesen und nicht das Bilddokument (PDF).
Sollte der Inhalt der elektronischen XML-Datei vom Belegbild (PDF) abweichen, empfehlen wir Ihnen, den die Rechnungssteller:innen darum zu bitten, die ZUGFeRD-Rechnung zu korrigieren, da für das Finanzamt immer der elektronische Teil entscheiden und rechtlich bindend ist.
Wie können mit einer E-Rechnung weitere Anhänge verschickt werden?
Weder in der im ZUGFeRD- noch im XRechnungs-Format lassen direkt in der Rechnungsdatei weitere Dateien anhängen. Im ZUGFeRD-Format können allerdings Dateien mit der E-Mail mitgeschickt werden:
✅ ZUGFeRD-Format: Hier ist das Hinzufügen von Anhängen möglich. Diese Anhänge werden jedoch nicht mit der Rechnungsdatei selbst zusammengeführt, sondern als separate Dateien beigefügt.
💡 Schicken Sie einen weiteren Anhang, kann dieser zwar als zusätzliche Information angenommen werden, allerdings ist dieser nicht offiziell als Teil der E-Rechnung verwertbar. Beachten Sie, dass für das Finanzamt nur die XML-Datei zählt.
❌ XRechnungsformat: Das Hinzufügen von Anhängen ist nicht möglich. Das XRechnungsformat ist ausschließlich auf die Übermittlung maschinenlesbarer Rechnungsdaten in einem strukturierten XML-Format ausgelegt. Anhänge sind in diesem Standard nicht vorgesehen, da die Behörde nur die XML-Rechnung benötigt. Der Bereich zum Hochladen von Dokumenten im "E-Mailversand" ist deswegen nicht in Lexware Office verfügbar.
Woran erkenne ich, dass ich eine E-Rechnung empfangen haben?
Sie haben eine E-Rechnung als PDF- oder XML-Datei empfangen? Diese können Sie über die Belegerfassung in Lexware Office hochladen.
Weitere Informationen zu Erfassung zu E-Rechnungen finden Sie hier:
Während Sie die Rechnungs-Datei in Lexware Office erfassen, können Sie prüfen, ob Sie eine E-Rechnung empfangen haben. In der Belegerfassungsmaske wird Ihnen oben rechts angezeigt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt:
Auch nach der Belegerfassung sehen Sie außerdem über folgenden Weg, ob es sich um eine E-Rechnung handelt:
Gehen Sie über den Reiter "Belege" zu "Alle Belege".
Wenn Sie den Beleg auswählen, öffnen sich auf der rechten Seite die Belegdetails.
Wird hier die Bezeichnung "E-Rechnung" angezeigt, wissen Sie, dass Sie eine E-Rechnung erhalten haben. Unter Belegformat sehen Sie, um welchen Dateityp es sich handelt.
Die Archivierung einer empfangenen E-Rechnung
Die Anforderungen zur Dateiarchivierung bleiben unverändert. Nach § 14b Absatz 1 UStG sind Unternehmer verpflichtet, eine Kopie jeder ein- und ausgehenden Rechnung für acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil (XML-Datei) so archiviert werden, dass er in seiner ursprünglichen Form unveränderbar vorliegt.
Die Unveränderbarkeit wird dadurch gewährleistet, dass E-Rechnungen nach Empfang weder verändert noch bearbeitet werden können. Nach dem Hochladen und Erfassen wird die XML-Datei in Lexware Office unverändert gespeichert. Daher ist es beispielsweise nicht möglich, E-Rechnungen mit anderen Dokumenten in der Belegerfassung zu kombinieren.
Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Aufbewahrung von E-Rechnungen. Hier finden Sie weitere Informationen.
Der Rechnungsempfänger kann keine E-Rechnung annehmen
Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmer:innen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, zu öffnen und in lesbarer Form zugänglich zu machen.
Für B2B-Unternehmer, die den XML-Anhang der ZUGFeRD-Rechnung noch nicht verarbeiten können, besteht zumindest die Möglichkeit, den PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnung zu öffnen und anzusehen. Der XML-Teil bleibt in diesem Fall jedoch nicht zugänglich.
Stichworte: Stichworte: E-Rechnung, E-Rechnungserstellung, Ausgangsrechnungen, XML, ZUGFeRD, ZUGFeRD-Rechnung, XRechnung, X-Rechnung, ERechnung, aufbewahren, email