In Lexware Office haben Sie die Möglichkeit Ihre Belege, wie beispielsweise Angebote oder Rechnungen Ihrem Kunden online bereitzustellen.
Ihre Vorteile
Ihr Kunde hat das Angebot jederzeit mobil verfügbar und kann es ganz einfach einsehen, prüfen und annehmen. Sie sorgen damit für eine schnellere Angebotsannahme und erhalten früher Ihr Geld.
Haben Sie optionale oder Alternativpositionen in Ihrem Angebot, kann Ihr Kunde diese sogar selbst wählen, den Einfluss auf den Preis sehen und das Angebot annehmen.
Sobald er das Angebot angenommen hat, werden Sie (der Angebotsersteller und der Administrator) automatisch per Mail informiert.
Die Vorteile Ihres Kunden
Viele Kunden haben sich ein Angebot eingeholt, lassen es aber dann erst einmal liegen... Dies ist die Folge dessen, dass die übliche Angebotsannahme per Telefon oder E-Mail als lästig empfunden werden kann. Ihr Kunde kann nun ganz einfach von überall, auf dem Smartphone oder PC, mit nur wenigen Klicks das Angebot verbindlich annehmen.
Des Weiteren kann er eventuelle Alternativen und Optionen im Angebot vergleichen, den Einfluss auf den Preis sehen und die Auswahl selbst vornehmen.
Uns so einfach geht’s:
Aktivieren Sie den Beleglink im Maildialog oder in der Belegliste.
Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn Ihrem Kunden zu. (Wenn Sie die Mail aus Lexware Office heraus Ihrem Kunden zusenden, ist der Link automatisch eingebunden.)
Ihr Kunde kann das Angebot oder die Rechnung nun über den Link öffnen, Angebote annehmen oder Rechnungen ansehen.
Verbindliche Angebots-Annahme
Damit die Angebotsannahme durch Ihren Kunden verbindlich ist, muss der Kunde unter bestimmten Voraussetzungen über sein Widerrufsrecht belehrt werden.
Wenn Sie eigene AGB (ggf. inklusive Widerrufsbelehrung) haben, denken Sie daran diese Ihrem Kunden bereitzustellen. Laden Sie diese im Kundencenter hoch. Die AGB werden Ihrem Kunden neben dem Beleg angezeigt.
Anhänge
Ist der Kundencenter-Link aktiviert, erscheint beim Versenden Ihrer Beleg-E-Mail der Hinweis "Wird im Kundencenter geteilt" neben Ihren Anhängen. Dies signalisiert, dass sowohl die Standanhänge als auch weitere Dateien, die Sie manuell hinzufügen, im Kundencenter angezeigt werden. Somit haben Ihre Kunden neben dem Angebot oder der Rechnung alle relevanten Dokument an einem Ort einfach & schnell zugänglich.
Anhänge werden im Kundencenter nur aufgeführt wenn die Belege beim Versand "nicht zusammengeführt" werden.
Weitere Informationen
Neben dem Beleg befinden sich auch die Funktionen Anrufen und Mail-Schreiben auf der Seite. Diese werden Ihrem Kunden angezeigt, wenn Sie in den Firmendaten Ihre Mail-Adresse und Telefonnummer gepflegt haben. Des Weiteren kann Ihr Kunde auch ablehnen. Im Falle eine Ablehnung, werden Sie ebenfalls sofort per Mail informiert und Sie können gegebenenfalls nochmals nachhaken.
Hier finden Sie Details, wie der Beleglink bei Ihren Kundinnen und Kunden in E-Mails aussieht, wenn Sie diese aus Lexware Office versenden.