Egal ob Sie eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung erstellen: im maschinenlesbaren Format der E-Rechnung trägt Lexware Office automatisch die relevanten E-Mail Adressen in die entsprechenden Felder ein.
Grundsätzlich ist zwischen der E-Mail Adressen des Verkäufers, also Ihrer E-Mail Adresse, und einer oder mehreren E-Mail-Adressen des Käufers zu unterscheiden.
💡 BT-Felder (Business Terms) sind standardisierte, maschinenlesbare Datenfelder, die nur in den XML-Dateien der E-Rechnungen verwendet werden. Sie dienen dazu, alle relevanten Rechnungsinformationen einheitlich und strukturiert zu übermitteln. Sie sind Teil des EU-Standards für E-Rechnungen.
E-Mail Adressen des Verkäufers
Habe Sie als Verkäufer:in eine E-Mail-Adresse in den Einstellungen → Firmendaten hinterlegt, übernimmt Lexware Office diese automatisch in zwei Felder: BT-34 und BT-43. Das gewährleistet, dass Ihre elektronische Kontaktinformation (also Ihre E-Mail Adresse) immer direkt für Ihre Kund:innen ersichtlich ist.
E-Mail Adressen des Käufers
Darüber hinaus werden bis zu zwei verschiedene E-Mail-Adressen aus den Stammdaten Ihres Kontakts, also die des Käufers (der "BuyerTradeParty"), übernommen.
Den Dialog für die Kontaktdetails erreichen Sie direkt bei der Rechnungserstellung (+Kunde anlegen oder Kunde bearbeiten, wenn dieser bereits existiert).
Die E-Mail Adresse des Ansprechpartners des Käufers
Klicken Sie im Dialog Kontakt bearbeiten auf +ANSPRECHPARTNER. Anschließend können Sie dort u.a. den Vor- und Nachname sowie die gewünschte E-Mail-Adresse hinterlegen. Diese wird dann für das Feld BT-58 verwendet.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass der neu angelegte Ansprechpartner auch in der Rechnung verwendet wird. Das erreichen Sie direkt durch Klick auf "Ansprechpartner auf dem Beleg anzeigen" oder im Nachgang im Bereich "Kundenangaben" wie im folgenden Ausschnitt gezeigt:
Die E-Mail Adresse für den Rechnungsversand
Darüber hinaus können Sie auch eine extra E-Mail Adresse des Empfangssystems Ihres Kontakts hinterlegen (BT-49).
Dafür verwendet Lexware Office die erste hinterlegte E-Mail Adresse, die mit dem Typ Alternativ gespeichert ist:
Woran kann es liegen, dass meine E-Rechnung keine E-Mail Adresse enthält?
Wichtig ist in allen oben genannten Fällen, dass Sie die E-Mail Adresse vor dem Abschluss der Rechnung im Kontakt hinterlegt bzw. im Editor ausgewählt haben. Nur dann wird diese auch in der erstellten E-Rechnung hinterlegt.