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Umgang mit Fehlermeldungen bei der Übertragung von XRechnungen

Häufige Fehlercodes und wie Sie diese beheben

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Verfasst von Marlyn
Heute aktualisiert

Beim Übermitteln einer elektronischen Rechnung im Format XRechnung können Prüfmechanismen (z. B. eines Peppol Access Points oder eines Portal-Validators oder der Plattform für den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE)) bestimmte Angaben vermissen. Das Ergebnis? Eine Fehlermeldung. Damit Sie wissen, was Sie in solchen Fällen tun können, erhalten Sie hier eine Übersicht der häufigsten Fehlercodes, deren Bedeutung und Hinweise zur Behebung in Lexware Office.


Prüfberichte richtig lesen

In der Regel erhalten Sie von Rechnungsempfängern im Falle einer fehlgeschlagenen Validierung einen sogenannten "Laufzettel" bzw. "Prüfbericht“ oder "Prüfprotokoll". Dieser Bericht enthält alle relevanten Informationen zur Fehlermeldung.

Im Prüfbericht finden Sie in einer Tabelle die Validierungsergebnisse im Detail. Diese enthalten:

  • Fehlercode: Eine eindeutige Kennung für den Fehler

  • Fehlergrad: Entscheidend für die weitere Bearbeitung

💁🏻‍♀️ Im markierten Feld können Sie den Fehlercode sowie den Fehlergrad ablesen. In diesem Beispiel handelt es sich um eine "Warning" mit dem Fehlercode R046.


Fehlergrad verstehen

  • Error (Fehler)

💡 Der Fehlergrad „Error“ bedeutet, dass die XRechnung nicht den rechtlichen oder technischen Anforderungen entspricht. Sie ist nicht gültig und kann weder verarbeitet noch übermittelt werden.

🛑 Maßnahme: Sie müssen die Rechnung korrigieren.

  • Warning (Warnung)

💡Der Fehlergrad „Warning“ weist auf mögliche Unstimmigkeiten oder Verbesserungsmöglichkeiten hin. Die XRechnung ist formal gültig und technisch korrekt, kann also übermittelt werden.

⚠️ Empfehlung: Die Rechnung kann zwar vom Rechnungsempfänger angenommen werden, prüfen Sie dennoch die Hinweise, da sie auf potenzielle inhaltliche Probleme hinweisen können.


Häufig auftretende Fehlercodes und deren Behebung

Zur einfachen Orientierung finden Sie hier die häufigsten Fehlercodes, was diese bedeuten und wie Sie die Angaben in Lexware office ergänzen können:

1. Verkäuferdaten (Rechnungssteller)

Diese Angaben betreffen Ihr Unternehmen und können in Lexware Office unter “Einstellungen” angepasst werden:

Häufige Fehlercodes und Lösungen:

Fehlercode

Bedeutung gemäß XRechnung

XML‑Feld (XRechnung)

Eingabe

in Lexware Office

R020

Elektronische Adresse (E‑Mail) des Verkäufers fehlt

BT‑34

Einstellungen > Firmendaten > E-Mail

R013

Umsatzsteuer‑Identifikationsnummer des Verkäufers fehlt

BT‑31

Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > USt-IdNr.


2. Käuferdaten (Rechnungsempfänger/Kunde)

Diese Fehler betreffen die Angaben der Firma oder Person, die die Rechnung erhält. Änderungen können Sie unter Kontakte anpassen.

Häufige Fehlercodes und Lösungen:

Fehlercode

Bedeutung gemäß XRechnung

XML‑Feld (XRechnung)

Eingabe

in Lexware Office

R010

Elektronische Adresse (E-Mail) des Käufers fehlt

BT‑49

Kontakte > Kontakt bearbeiten > E-Mail

Typ: Alternativ

Elektronische Adresse (E-Mail) des Ansprechpartners des Käufers

BT-58

Kontakte > Kontakt bearbeiten > Ansprechpartner + E-Mail-Adresse

Wichtig: "Ansprechpartner auf dem Beleg anzeigen" selektieren

R012

Käuferreferenz (Leitweg‑ID) fehlt

BT‑10

Kontakte > Kontakt bearbeiten > E-Rechnung > Leitweg ID

Wichtig:

Überprüfen Sie zunächst, ob die Rechnung im XRechnungs-Format erstellt wurde.

👉 Wichtig! Diese Angaben sind Pflichtfelder gemäß des XRechnung-Standards (Version 2.x). Fehlen diese Felder, wird die Rechnung von der Validierung abgelehnt – unabhängig davon, ob Sie diese direkt über Peppol senden oder ein Portal nutzen.


Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Fehlerbehebung

  1. Rechnung öffnen: Starten Sie Lexware Office und öffnen Sie die betroffene Rechnung im Bearbeitungsmodus.

  2. Pflichtfelder prüfen: Ergänzen Sie die fehlenden Angaben entsprechend den Angaben in der Fehlerbeschreibung (siehe Tabellen oben: Häufige Fehlercodes und Lösungen).

  3. Rechnung exportieren: Speichern Sie die Änderungen und exportieren Sie die aktualisierte Rechnung im XML-Format (XRechnung).

  4. Erneut senden: Übertragen Sie die korrigierte Rechnung erneut über Peppol oder laden Sie sie im Portal hoch.


Welche E-Mail-Adressen werden in E-Rechnungen verwendet?

Bei der Erstellung einer E-Rechnung spielen standardisierte E-Mail-Adressenfelder eine wichtige Rolle, um die Vorgaben des XRechnung-Standards zu erfüllen. Lexware Office trägt automatisch die relevanten E-Mail-Adressen in die dafür vorgesehenen Felder ein.

E-Mail-Adressen des Verkäufers

Wenn Sie als Verkäufer eine E-Mail-Adresse in den Einstellungen → Firmendaten hinterlegt haben, wird diese automatisch in die Felder BT-34 und BT-43 übertragen. Dadurch ist Ihre elektronische Kontaktadresse für Ihre Kunden sichtbar.

E-Mail-Adressen des Käufers

Bis zu zwei verschiedene E-Mail-Adressen aus den Kundendaten Ihres Käufers (BuyerTradeParty) werden in die E-Rechnung übernommen.

E-Mail-Adresse des Ansprechpartners des Käufers (BT-58): Legen Sie einen Ansprechpartner im Bereich "Kontakt bearbeiten" an und hinterlegen Sie den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse. Um sicherzustellen, dass diese genutzt wird, aktivieren Sie die Option „Ansprechpartner auf dem Beleg anzeigen“.

E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand (BT-49): Wenn das Empfängersystem des Käufers eine spezifische elektronische Adresse benötigt, können Sie diese als alternative E-Mail-Adresse hinterlegen. Lexware Office übernimmt automatisch die erste hinterlegte Adresse mit dem Typ "Alternativ".

ts existiert).


Was kann ich bei Fehlermeldungen tun?

  • Sonderzeichen entfernen: Achten Sie auf ungewollte Sonderzeichen (z. B. Leerzeichen) in den Eingabefeldern.

  • Cache leeren: Leeren Sie den Cache im Portal, bevor Sie den Upload erneut starten.

  • Fehlermeldung schreiben: Teilen Sie uns Ihre Fehlermeldung mit, dann können wir Ihnen konkret helfen.

  • Lieferzettel bzw. Prüfbericht senden: Wenn Sie sich im Prüfbericht nicht zurechtfinden, übersenden Sie uns bitte die gesamte Datei mit Angabe des Problems.


Welche Informationen benötigt der Support?

Falls die Fehlermeldung weiterhin besteht oder Sie das Problem nicht alleine lösen können, wenden Sie sich an unseren Kundenservice. Bitte teilen Sie uns folgende Informationen direkt im Support-Chat mit, damit wir Ihnen schnell weiterhelfen können. Unser Support-Team prüft dann Ihren Bericht und gibt Ihnen konkrete Hinweise, wie Sie weiter vorgehen können:

  • Die vollständige Fehlermeldung oder das Prüfprotokoll,

  • die betroffene XML-Datei (XRechnung),

  • sowie eine Beschreibung der bereits unternommenen Schritte.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?