💡 Nicht jede Rechnung, die Sie in Lexware Office erstellen, ist automatisch eine E-Rechnung. Der Automatismus tritt nur in Kraft, wenn ...
✔️ ... Sie die E-Rechnungsfunktion aktiviert haben
✔️ und die Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllt sind.
Ist dies der Fall, wird automatisch eine E-Rechnung erstellt – je nach Bedarf im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format . Gehen Sie dabei wie gewohnt vor:
Gehen Sie über "Belege" > "Neuer Beleg" > "Rechnung" ...
... oder im Dashboard über "Neue Rechnung". Außerdem können Sie auf jeder Seite in Lexware Office das "+"-Zeichen in der oberen Leiste wählen.
✔️ Aktivieren Sie die E-Rechnungsfunktion
Um die E-Rechnungsfunktion in Lexware Office nutzen zu können, ist eine Aktivierung erforderlich.
So aktivieren Sie die Funktion:
Gehen Sie zu Einstellungen (Zahnrad).
Wählen Sie E-Rechnung.
Klicken Sie auf E-Rechnung erstellen.
Haben Sie Ihre E-Rechnung deaktiviert und aktivieren sie wieder, steht Ihnen die Funktionalität der E-Rechnung wieder vollständig zur Verfügung. Alle zuvor gespeicherten Einstellungen und Daten bleiben erhalten.
✔️ Voraussetzungen, um die E-Rechnungsfunktion zu aktivieren
Sie finden den Reiter E-Rechnungen nicht in den Einstellungen? Überprüfen Sie, ob Sie für Ihren Lexware-Office-Account über Admin-Rechte verfügen.
👉 Damit Sie die E-Rechnungsfunktion aktivieren können, benötigen Sie Admin-Rechte.
Falls Sie keine Admin-Rechte haben:
Wenden Sie sich an den Admin Ihres Accounts. Wenn dieser die E-Rechnungsfunktion freischaltet, ist dies auf globaler Ebene eingestellt. Alle Nutzer:innen können somit eine E-Rechnung erstellen.
Alternativ kann Ihnen der Admin auch Admin-Rechte übertragen, damit Sie die Aktivierung selbst durchführen können.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Benutzer:innen und Berechtigungen finden Sie in folgendem Wissensartikel:
Wie erkenne ich, dass ich eine E-Rechnung erstelle?
Während der Rechnungserstellung
💡 Während Sie die Rechnung bearbeiten, sehen Sie nicht direkt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt. Erst, wenn Sie auf „Weiter zur Vorschau“ klicken, wird angezeigt, ob eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat erstellt wird.
Wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind, erhalten Sie eine Checkliste, die zeigt, welche Informationen noch fehlen.
Nach der Erstellung der E-Rechnung
Haben Sie eine Rechnung erstellt und möchten prüfen, ob es sich um eine E-Rechnung handelt?
So gehen Sie vor:
Öffnen Sie im Reiter „Belege“ die Belegliste.
Markieren Sie die betreffende Rechnung in der Liste (durch einen Klick).
Auf der rechten Seite erscheint ein Fenster mit Details zum Beleg. Wenn es sich um eine E-Rechnung handelt, wird dort ein Button „E-Rechnung“ sowie das Belegformat (XML für XRechnung oder PDF für ZUGFeRD) angezeigt.
👉 Wenn Sie eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Rechnungsformat erstellt haben, wird die XML-Datei in das PDF integriert. Ihre Rechnung gilt dennoch als E-Rechnung, auch wenn Ihnen nur die PDF angezeigt wird.
Wie aktiviere ich die E-Rechnung für einen Kunden?
Für Kund:innen ist keine besondere Aktivierung notwendig. Wichtig ist jedoch:
Der Kontakt muss als „Firma“ angelegt sein.
Für Behörden müssen Sie zusätzlich die Leitweg-ID und Ihre Lieferantennummer hinterlegt haben.
Überprüfen Sie dies wie folgt:
Gehen Sie zu „Kontakte“ > „Kontaktmanager“.
Wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus.
Wenn ein Kontakt als Firma hinterlegt ist, erscheint im Bearbeitungsmodus automatisch die Auswahl „+E-Rechnung“.
Klicken Sie auf "+E-Rechnung", können Sie die Angaben zur E-Rechnung hinterlegen:
Für B2B-Kund:innen: Ihre Lieferantennummer (optional).
Für Behörden: Leitweg-ID und Lieferantennummer (beides verpflichtend).
Weitere Informationen zum Kontaktmanager finden Sie in folgendem Artikel:
Kann ich eine E-Rechnung an Privatpersonen aktivieren?
Sie können an Privatpersonen keine E-Rechnung ausstellen, auch wenn Sie die E-Rechnungsfunktion in Lexware Office aktiviert haben. Privatpersonen fallen nicht in die E-Rechnungspflicht ab 2025 - diese gilt nur für B2B-Kontakte (unternehmerische Kontakte). Wenn diese Vorraussetzung nicht erfüllt ist, wird keine E-Rechnung generiert.
👉 Haben Sie einen Firmenkontakt als Person angelegt, ändern Sie den Kontakt auf "Firma". Auch Selbstständige gelten als Unternehmer:innen und müssen als Firmenkontakt angelegt werden.
Wie stelle ich ein, dass ich ein ZUGFeRD- oder ein XRechnungsformat nutze?
Wenn ein Kontakt als Firma angelegt ist, erstellt Lexware Office automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung.
💡 Eine XRechnung wird nur erstellt, wenn:
Ihr Kunde eine Behörde ist sowie die Leitweg-ID und Ihre Lieferantennummer hinterlegt sind.
Die erforderlichen Informationen erhalten Sie von Ihrem Kunden.
Werden Serienvorlagen automatisch auf E-Rechnung angepasst, wenn ich die E-Rechnungsfunktion aktiviere?
Wenn alle Vorraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllt sind, werden bestehende Serienvorlagen automatisch angepasst.
So prüfen Sie die Voraussetzungen:
Erstellen Sie eine Serienvorlage als Entwurf.
Führen Sie den Entwurf zur Vorschau. Wenn Voraussetzungen fehlen, wird eine Checkliste angezeigt (z. B. Wechsel auf Layout ohne Briefpapier notwendig). Sollten alle Voraussetzungen für die Erstellung einer E-Rechnung erfüllt sein, wird automatisch eine E-Rechnung generiert.
Passen Sie die Serienvorlage entsprechend an, so dass beim automatischen Versand eine E-Rechnung erstellt wird:
Wenn Sie eine neue Serienrechnung erstellen, raten wir Ihnen zu folgendem Workaround:
Erstellen Sie zunächst eine normale Rechnung.
Beim Weiterführen der Rechnung zur Vorschau erhalten Sie eine Checkliste, falls nicht alle Voraussetzungen erfüllt wurden.
Nachdem Sie alle Voraussetzungen entsprechend angepasst haben, können Sie die Rechnung abschließen und daraus eine Serienrechnung generieren.
Wie Sie eine Serienrechnung erstellen und versenden, erfahren Sie in folgendem Erklärvideo:
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