Vorlage für die erste Mahnung/Zahlungserinnerung
Mit der ersten Mahnung oder oft auch Zahlungserinnerung genannt, erinnern Sie Ihren Kunden in freundlicher Form an die ausstehende Zahlung zu einer Rechnung. Sie müssen in der Zahlungserinnerung noch keine Frist setzen. Sie sollten vielmehr Ihrem Kunden die offene Rechnung durch eine Zahlungserinnerung übermitteln. Damit ist gewährleistet, dass Ihr Kunde die Rechnung schneller begleicht, da er sie unter Umständen einfach nur verlegt hat.
So könnte Ihr Standardtext für die erste Zahlungserinnerung aussehen:
"Sehr geehrte Damen und Herren,
bei der Rechnung Nr. xxxxxx konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen.
Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag ohne Abzüge auf unser Bankkonto.
Falls Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
..."
Vorlage für die zweite Mahnung
Offensichtlich hat Ihr Kunde trotz 1. Mahnung oder Zahlungserinnerung nach ca. 14 Tagen nicht gezahlt. Senden Sie ihm nun eine 2. Mahnung mit einer deutlichen Frist von z. B. 14 Tagen. Von der Tonalität werden Sie hier nun bestimmter.
So könnte Ihr Standardtext für die zweite Mahnung aussehen:
"Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Zahlungserinnerung vom XX.XX.XXXX haben Sie nicht reagiert.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von XXXX € bis spätestens XX.XX.XXXX (heute +14 Tage). Falls Sie diesen Zahlungstermin nicht einhalten, werden wir Ihnen Kosten des Mahnverfahrens und Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.
Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
..."
Vorlage für die dritte und letzte Mahnung
Leider hat Ihr Kunde trotz all Ihrer Mahnungen und Zahlungserinnerungen nicht gezahlt. Gehen Sie nun dazu über, Ihrem Kunden nach Verstreichen eines letzten Zahlungstermins gerichtliche Schritte, die Einschaltung eines Rechtsanwaltes oder eines Inkassounternehmens anzukündigen. Überdies können Sie von Ihrem Kunden Mahngebühren verlangen. Ebenso können die Kosten des Mahnverfahrens dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.
So könnte Ihr Standardtext für die dritte Mahnung aussehen:
"Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Zahlungserinnerung vom XX.XX.XXXX und 2. Mahnung vom XX.XX.XXXX zur Rechnung Nr. XXXXX vom XX.XX.XXXX haben Sie nicht reagiert.
Folgende Beträge sind zur Zahlung fällig:
Rechnung Betrag XXXX €
Verzugszinsen XX % XXXX €
Mahnkosten XX €
Fällige Gesamtsumme XXXX €
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von XXXX € bis spätestens XX.XX.XXXX (heute +14 Tage).
Falls die letzte Zahlungsfrist ohne Eingang des Betrages auf unser Konto verstreicht, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte gegen Sie einleiten zu müssen, Die Kosten des gesamten Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.
Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
..."