Betriebsprüfer:innen können von Ihnen im Rahmen einer Außenprüfung einen Export Ihrer Buchhaltungsdaten verlangen. Hierbei sehen die GoBD ein strukturiertes Exportformat vor, welches Lexware Office unterstützt.
Das Format wird in der Praxis unterschiedlich benannt, z. B. IDEA-Export, Z3-Export, GDPdU-Export oder XML-Export. Hierbei ist jedoch immer derselbe Export gemeint.
Exportdatei erzeugen
Wechseln Sie über die Einstellungen (Zahnradsymbol) in den Bereich Export.
Klicken Sie auf "vordefinierter Zeitraum" und wählen Sie das Jahr aus, für welches Sie Daten zur Prüfung weitergeben möchten. Es ist auch möglich, einzelne Monate oder Quartale auszuwählen.
Unter "Weitere Exporte" finden Sie "Daten für die Betriebsprüfung". Hier starten Sie den Export.
Der Export wird im Hintergrund zusammengestellt. Dies kann einige Zeit dauern. Sobald der Export abgeschlossen ist, werden Sie per E-Mail darüber informiert.
💡 Auf besondere Nachfrage des Prüfenden können Sie zudem die Änderungsprotokollierung mit exportieren. Da dies sehr rechenintensiv ist und mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann, empfehlen wir die Protokollierung nur bei expliziter Anforderung zu exportieren.
Inhalt der Exportdatei
Ihnen steht eine .zip-Datei zum Download bereit. Diese beinhaltet neben den erstellten Eingangs- und Ausgangsbelegen folgende maschinenlesbare Dateien:
Es werden die in dem Jahr bebuchten Debitoren und Kreditoren, die in dem Zeitraum bebuchten Buchhaltungskonten sowie alle Buchungen des Zeitraums ausgegeben.
Zudem werden Ausgangsrechnungen, die im Zeitraum erstellt und abgeschlossen wurden, mit Kopfdaten und Rechnungspositionen exportiert.
Wird ein ganzes Jahr exportiert, so kann auch der Anlagenspiegel zum 31.12. des Jahres mit ausgegeben werden.
Die Dateien "index.xml" und "gdpdu-01-08-2002.dtd" werden von dem Prüfprogramm der Betriebsprüfer:innen benötigt.
Technische Fehler bei der Prüfung
Beim Einlesen der Exportdaten in das Prüfprogramm der Betriebsprüfer:innen kann es zu technischen Fehlern kommen.
Dies passiert insbesondere, wenn versucht wird, die Daten mit dem Import-Makro "Lexware" zu importieren. Dies ist nicht für die Cloud-Software Lexware Office geeignet, sondern dient dem Import von Daten aus den Desktop-Produkten "Lexware Buchhaltung".
Weiterführende Informationen und Vorgehensweisen zum erfolgreichen Import der Prüfdaten von Lexware Office (vormals lexoffice) stehen den Betriebsprüfer:innen in einer internen Wissensdatenbank der Finanzverwaltung zur Verfügung.
Stichworte: § 147 AO, Abgabenordnung, GoBD, Z3-Zugriff, Betriebsprüfer-Export, IDEA, GDPdU, XML-Export, Außenprüfung, Umsatzsteuer-Nachschau