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Export von Belegen, Buchungsdaten und Bankumsätzen: häufige Fragen und typische Fehlerquellen
Export von Belegen, Buchungsdaten und Bankumsätzen: häufige Fragen und typische Fehlerquellen

Hier finden Sie häufige Fragestellungen, Fehlerursachen und Lösungen rund um das Thema "Export der Buchhaltung"

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Verfasst von Sandra H.
Vor über einer Woche aktualisiert

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen häufige Fragen, typische Fehlerquellen und deren Lösungen auf.

Häufige Fragen:

In der Exportdatei fehlen Belege

Dies könnte folgende Ursachen haben:


1. Belege fließen immer zum Belegdatum in den Export ein

Dies geschieht unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt wurden oder nicht.
Das bedeutet, dass Sie Ihre Belege stets in der Exportdatei des Monats finden, in dem das Belegdatum liegt.


Warum wird der Beleg nicht mit der Zahlungsbuchung übermittelt?

In lexoffice erfolgt die Buchführung nach dem Prinzip der doppelten Buchführung und Belege werden immer mit der Eingangsbuchung übermittelt. 
Wird dann der Zahlungseingang verbucht, indem ein Bankumsatz einem Beleg zugeordnet wird, fließt nur die Zahlungsbuchung in den Export des Zahlungsmonats.
Der Beleg selbst wird dabei nicht erneut übermittelt.


2. Wurde der Beleg zu einem Monat erfasst, der bereits exportiert wurde?

Wenn Sie eine steuerlich relevante Änderung an einem bereits exportierten Beleg vornehmen oder einen Beleg neu erstellen für einen Monat, der bereits exportiert wurde, ist es erforderlich, den betreffenden Monat erneut zu exportieren.
Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Steuerkanzlei alle steuerlich relevanten Daten erhält.


​Sollte 1. und 2. bei Ihnen nicht zutreffen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.


💡 Tipp: Der Beleg-Alert für nachtäglich erfasste Belege

a) Verwenden Sie einen manuellen Buchhaltungs-Export?

Wenn ja, ist es möglich den sogenannten Beleg-Alert einzurichten.

Dieser benachrichtigt Sie über Belege, die nach dem Export eines Monats nachträglich erfasst wurden.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie eine Steuerkanzlei in Ihrem lexoffice-Account angebunden haben.

Um den Alert einzurichten, muss die Kanzlei in ihrem lexoffice-Steuerkanzlei-Account die Exporteinstellungen für die Mandant:innen als Empfehlung voreinstellen.


Diese Option findet sich im untersten Bereich unter Export > Export-Auswahl

Sobald die Einstellung getroffen wurde, werden nachträglich erfasste Belege im Exportbereich hervorgehoben angezeigt und können isoliert exportiert werden.

b) Verwenden Sie für den Datenübertrag den DATEV Rechnungsdatenservice, DATEV Buchungsdatenservice oder Addison OneClick?

Hier werden nachträglich erfasste Belege automatisch angezeigt und können so separat übertragen werden.

Sie finden die noch zu übertragenden Belege, indem Sie im Export-Bereich im Drop-Down-Menü die jeweiligen Monate auswählen:

Rotes Ausrufezeichen = hier gibt es noch Belege, die übertragen werden sollten

Grüner Haken = alles ist in Ordnung, alle Belege für diesen Monat sind übertragen

Besprechen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, wie Sie mit der Übertragung nachträglich erfasster oder geänderter Belege umgehen möchten.

💡Tipp:

Am besten prüfen Sie vor jeder Übertragung, ob für vergangene Monate nachträglich erfasste Belege auf die Übertragung warten.
So können Sie sicherstellen, nichts zu übersehen und diese Übertragung direkt mit durchführen.

In der Exportdatei fehlen Bankumsätze

In einer Exportdatei sind nur Buchungen mit zugeordneten Bankumsätzen enthalten. Das heißt: Wurden die Bankumsätze eines Monats noch nicht zugeordnet, werden sie zunächst nicht exportiert.

Bevor Sie Ihre Buchhaltung an die Steuerkanzlei übergeben, ist es somit wichtig sicherzustellen, dass alle Bankumsätze ordnungsgemäß zugeordnet sind.

Was ist dafür zu tun?

1. Ordnen Sie zunächst alle offenen Bankumsätze zu.

Sie finden diese unter Finanzen > Bank

Bitte beachten Sie sowohl die "nicht zugeordneten" Umsätze als auch die "Zuordnungsvorschläge".

2. Oder nutzen Sie den manuellen Export "Kontoumsätze der Geschäftskonten", um die "nicht zugeordneten Bankumsätze" zu exportieren.

So können diese in die Steuerkanzleisoftware importiert und dort nachgebucht werden.

Sie finden den Export der "nicht zugeordneten Bankumsätze" unter

Einstellungen > Export > Meine lexoffice-Dateien herunterladen > Kontoumsätze der Geschäftskonten > Girokonten

Grundsätzlich empfehlen wir stets alle Bankbuchungen zuzuordnen, um einen abweichenden Saldo zwischen Steuerkanzlei und lexoffice zu verhindern.

💡 Tipp:

Wenn Sie unsicher sind, welcher Kategorie ein Bankumsatz zugeordnet werden soll, können Sie ihn vorläufig als "zu prüfen" kategorisieren.

Dadurch wird die Bankbuchung auf das Konto "durchlaufende Posten" gebucht und im Export berücksichtigt.
In der Steuerkanzleisoftware kann anschließend diese Kategorisierung auf das korrekte Buchhaltungskonto umgebucht werden.

Es werden nicht alle Banken zum Export angezeigt

Mögliche Gründe dafür, dass Ihre Bankkonten im Export nicht angezeigt werden, können sein:

1. dieses Bankkonto wird offline geführt

2. dieses Bankkonto ist inaktiv

3. dieses Bankkonto ist ein gemischtes Konto oder ein Privatkonto.

Es können nur Geschäftskonten exportiert werden.

Falls Ihr Bankkonto fehlt und keiner der genannten Gründe zutrifft, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

💡 Tipp:

So stellen Sie die Kontenart auf "Geschäftskonto" um:

1) Klicken Sie im Menü Bank > Übersicht unter aktive Konten auf die drei Punkte: ...

2) Wählen Sie den Menüeintrag Konto bearbeiten

3) Unter Kontennutzung können Sie das Konto zum Geschäftskonto umwandeln.

Kann ich den Buchungstext in der Exportdatei ändern?

In lexoffice sind nicht alle Buchungstexte änderbar. Zum Beispiel können die Buchungstexte der Ausgangsrechnungen nicht angepasst werden.

Es gibt jedoch zwei Stellen in lexoffice, an denen Sie die Buchungstexte Ihrer Exportdatei beeinflussen können.

Wenn Sie Einträge in Notizfeldern vornehmen, werden die automatisch generierten Buchungstexte durch Ihre Angaben überschrieben.

Zum einen finden Sie ein Notizfeld in der Belegerfassung > Beschreibung:

Zum anderen beim Kategorisieren von Bankumsätzen:

Ein anderer Monat, als der gewählte, wird exportiert

Überprüfen Sie die Zeitzone Ihres PCs bzw. Laptops. Unser Server ist auf die deutsche Zeitzone eingestellt. Wenn Sie eine andere Zeitzone ausgewählt haben, kann dies die Ursache für das Problem sein.

Bitte passen Sie die Zeitzone Ihres Geräts entsprechend an.

Sollte dies bei Ihnen nicht zutreffen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Der Export dauert sehr lange und bricht vor Fertigstellung ab

Wir empfehlen Ihnen, einen Export in kleineren Zeiträumen zu starten. Dies gewährleistet eine reibungslose Erstellung des Exports.

Ein jahresweiser Export kann eine sehr große Datenmenge erzeugen. Dies führt zu langen Wartezeiten oder sogar zu einem vorzeitigen Abbruch.

Falls Sie bereits einen monatsweisen Export gestartet haben und Ihr Export bricht dennoch ohne eine spezifische Fehlermeldung ab, wenden Sie sich bitte an unseren Support.


Häufige Fehlermeldungen:

Einige Bankbuchungen sind nicht zugeordnet

Bankbuchungen sind in einer Exportdatei nur enthalten, wenn alle Bankumsätze zugeordnet wurden.

Das bedeutet: Wurden die Bankumsätze eines Monats noch nicht zugeordnet, werden sie zunächst nicht exportiert.

Bevor Sie Ihre Buchhaltung an die Steuerkanzlei übergeben, ist es somit wichtig sicherzustellen, dass alle Bankumsätze ordnungsgemäß zugeordnet sind.

Was ist dafür zu tun?

1. Ordnen Sie zunächst alle offenen Bankumsätze zu.

Sie finden diese unter Finanzen > Bank

Bitte beachten Sie sowohl die "nicht zugeordneten" Umsätze als auch die "Zuordnungsvorschläge".

2. Oder nutzen Sie den manuellen Export "Kontoumsätze der Geschäftskonten", um die "nicht zugeordneten Bankumsätze" zu exportieren.

So können diese in die Steuerkanzleisoftware importiert und dort nachgebucht werden.

Sie finden den Export der "nicht zugeordneten Bankumsätze" unter

Einstellungen > Export > Meine lexoffice-Dateien herunterladen > Kontoumsätze der Geschäftskonten > Girokonten

Grundsätzlich empfehlen wir stets alle Bankbuchungen zuzuordnen, um einen abweichenden Saldo zwischen Steuerkanzlei und lexoffice zu verhindern.

💡 Tipp:

Wenn Sie unsicher sind, welcher Kategorie ein Bankumsatz zugeordnet werden soll, können Sie ihn vorläufig als "zu prüfen" kategorisieren.

Dadurch wird die Bankbuchung auf das Konto "durchlaufende Posten" gebucht und im Export berücksichtigt.
In der Steuerkanzleisoftware kann anschließend diese Kategorisierung auf das korrekte Buchhaltungskonto umgebucht werden.

Das eingestellte Wirtschaftsjahr passt nicht zum Export-Zeitraum.

Es ist wichtig, dass das Wirtschaftsjahr Ihrer Buchhaltung und der zu exportierende Zeitraum stimmig sind.

Bei dieser Meldung ist es erforderlich, das Feld "Wirtschaftsjahresbeginn" und den Exportzeitraum zu prüfen:

Hat Ihre Steuerkanzlei die Export-Einstellungen für Sie voreingestellt, finden Sie den Wirtschaftsjahresbeginn zwischen der Angabe Ihrer Beraternummer und Mandantennummer und dem Exportzeitraum:


​💡 Tipp:

Sie erhalten die Fehlermeldung, obwohl das Wirtschaftsjahr und der gewählte Monat stimmig sind?

Überprüfen Sie die Zeitzone Ihres PCs bzw. Laptops. Unser Server ist auf die deutsche Zeitzone eingestellt. Wenn Sie eine andere Zeitzone ausgewählt haben, kann dies die Ursache für das Problem sein.

Bitte passen Sie die Zeitzone Ihres Geräts entsprechend an.

Es ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Diese Meldung kann verschiedene Ursachen haben. Die häufigsten sind:

1.​ Es gibt eine temporäre Überbelastung der Systeme. Bitte starten Sie den Export einige Zeit später erneut.

2. Aufgrund eines zu hohen Datenvolumens in Ihrem Account entstehen Performance-Probleme.
lexoffice ist auf die Buchhaltung von Klein- und Kleinstunternehmer:innen ausgerichtet. Um die Systemstabilität für all unsere Kund:innen dauerhaft gewährleisten zu können, dürfen die von uns definierten Höchstgrenzen in Bezug auf die Datenmenge pro lexoffice Account nicht überschritten werden.

Konkrete Informationen finden Sie hierzu in unserem Wissensartikel 📖:

3. Haben Sie für den Datenübertrag den DATEV Buchungsdatenservice oder DATEV Rechnungsdatenservice genutzt und dabei diese Meldung erhalten?

Dann kann es noch weitere Ursachen geben.

Werfen Sie dazu einen Blick auf den Menüpunkt:

"Häufige Fehlermeldungen in lexoffice > Es ist ein Fehler aufgetreten..."

in unserem Wissensartikel 📖:

Sollten die genannten Ursachen bei Ihnen nicht zutreffen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.


Fehler(meldungen) beim Import in DATEV:

Nach dem Import in DATEV fehlt die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung

Dieses Problem wird in der Regel durch zwei Ursachen hervorgerufen:

1. Der richtige Export ist entscheidend:
Nutzen Sie stets den manuellen Export "DATEV-konforme Dateien und Belegbilder", um sicherzustellen, dass die beiden entstehenden Exportdateien aufeinander abgestimmt sind.

Wenn Sie die Belege und den Buchungsstapel separat exportieren, fehlt diese Abstimmung und dies führt zu der fehlenden Verknüpfung in DATEV.

2. Vertauschte Reihenfolge beim Datenimport in DATEV:
Es ist wichtig, dass zunächst der Import des Buchungsstapels erfolgt. Anschließend werden die Belegbilder importiert.

Bitte geben Sie diese Information gerne an Ihre Steuerkanzlei weiter.

Sollte Ihre Steuerkanzlei dazu weiterführende Hilfe benötigen, kann der Support von DATEV optimale Unterstützung bieten.

Sollten die genannten Ursachen bei Ihnen nicht zutreffen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Fehlercode #DCO01007 im Tool DATEV Belegtransfer

Im Importprotokoll des Tools DATEV Belegtransfer befinden sich vermutlich zwei unterschiedliche Fehlermeldungen:

#DCO01219 und #DCO01007

Wo finden Sie das Importprotokoll in DATEV? Siehe dieser Wissensartikel von DATEV 📖: https://apps.datev.de/help-center/documents/1022872

Diese Fehlercodes stehen in direktem Zusammenhang.

Der Fehlercode #DCO01219 weist auf einen möglicherweise "malware-infizierten" oder technisch inkompatiblen Beleg hin.

In der Folge bedeutet der Fehlercode #DCO01007, dass der weitere Import der restlichen Belege, aufgrund dieses fehlerhaften Beleges, abgelehnt wird.

Denn wenn DATEV im Rahmen des Imports eine ungültige PDF-Datei "entdeckt", wird die Annahme aller weiteren Dateien verweigert und der gesamte Übertrag abgebrochen.

Was können Sie tun?

Im Importprotokoll wird Ihnen angezeigt, welcher Beleg den Abbruch verursacht hat - siehe Fehlercode #DCO01219.

Suchen Sie diesen Beleg in lexoffice, löschen Sie das Belegbild und fordern Sie den Beleg vom Versender in technisch einwandfreiem Zustand erneut an.

Bitte beachten Sie dabei die technische Kompatibilität mit DATEV.

lexoffice ändert eine Datei aus Gründen der GoBD-Konformität beim Hochladen nicht. Das bedeutet, lexoffice leitet die Dateien stets unverändert an DATEV weiter.

Melden Sie diesen Fehler im Upload-Prozess zusätzlich bei DATEV, damit diese die Schnittstelle verbessern und zukünftig Dateien Ihres Versenders beim Import akzeptieren können.

Fehlercode #DCO01219 im Tool DATEV Belegtransfer

Im Importprotokoll des Tools DATEV Belegtransfer befinden sich vermutlich zwei unterschiedliche Fehlermeldungen:

#DCO01219 und #DCO01007

Wo finden Sie das Importprotokoll in DATEV? Siehe dieser Wissensartikel von DATEV 📖: https://apps.datev.de/help-center/documents/1022872

Diese Fehlercodes stehen in direktem Zusammenhang.

Der Fehlercode #DCO01219 weist auf einen möglicherweise "malware-infizierten" oder technisch inkompatiblen Beleg hin.

In der Folge bedeutet der Fehlercode #DCO01007, dass der weitere Import der restlichen Belege, aufgrund dieses fehlerhaften Beleges, abgelehnt wird.

Denn wenn DATEV im Rahmen des Imports eine ungültige PDF-Datei "entdeckt", wird die Annahme aller weiteren Dateien verweigert und der gesamte Übertrag abgebrochen.

Was können Sie tun?

Im Importprotokoll wird Ihnen angezeigt, welcher Beleg den Abbruch verursacht hat - siehe Fehlercode #DCO01219.

Suchen Sie diesen Beleg in lexoffice, löschen Sie das Belegbild und fordern Sie den Beleg vom Versender in technisch einwandfreiem Zustand erneut an.

Bitte beachten Sie dabei die technische Kompatibilität mit DATEV.

lexoffice ändert eine Datei aus Gründen der GoBD-Konformität beim Hochladen nicht. Das bedeutet, lexoffice leitet die Dateien stets unverändert an DATEV weiter.

Melden Sie diesen Fehler im Upload-Prozess zusätzlich bei DATEV, damit diese die Schnittstelle verbessern und zukünftig Dateien Ihres Versenders beim Import akzeptieren können.

Die Datei „beispiel.pdf“ konnte nicht hochgeladen werden: Nicht unterstützter Dateityp für XML-Schnittstelle online.

Diese Meldung tritt normalerweise auf, wenn die Exportdatei mit den Belegen entpackt wurde.

Bitte entpacken Sie die ZIP-Datei mit den Belegen nicht, denn DATEV Belegtransfer kann die Belege nur dann korrekt in DATEV Belege Online hochladen, wenn die ZIP-Datei unverändert bleibt.

Wenn Sie einen Datenübertrag mit dem DATEV Rechnungsdatenservice oder DATEV Buchungsdatenservice durchführen, finden Sie hier noch weiterführende Informationen 📖:

Hat dies Ihre Frage beantwortet?