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Schnelleinstieg: Buchhaltung für Einsteiger
Schnelleinstieg: Buchhaltung für Einsteiger

So bringen Sie mit lexoffice Übersicht und Ordnung in Ihre Buchhaltung - einfach, schnell und rechtssicher

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Verfasst von Emily
Vor über einer Woche aktualisiert

Das sollten Sie als Selbstständiger wissen!

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Als “freie Berufe” gelten wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische oder schriftstellerische Tätigkeiten, zum Beispiel: Architekten, Berater, Designer, Dolmetscher, Fotografen, Künstler, Ingenieure, Musiker oder Stylisten. In der Regel reicht für Freiberufler die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als vereinfachte Form der Gewinnermittlung.

Eine dauerhafte, auf Gewinn abzielende Selbstständigkeit in Produktion, Handwerk, Hotels und Gaststätten, Einzelhandel oder Dienstleistungen gilt als Gewerbe.
⚠️ Ihr Gewerbe müssen Sie beim Gewerbeamt anmelden.

💡 Gut zu wissen: Das Finanzamt entscheidet, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender behandelt werden.

Was muss ich beim Thema Umsatzsteuer beachten?

Umsatzsteuer fällt auf jedes Produkt und fast jede Dienstleistung in Deutschland an.

Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmer mit einem Umsatz im Vorjahr von unter 22.000 Euro und einem erwarteten Umsatz im aktuellen Jahr von unter 50.000 Euro (brutto) sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Sie müssen keine Umsatzsteuer auf ihre Preise aufschlagen und keine Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt zahlen.

💡 Hinweis: Bisher sind Sie als Kleinunternehmer dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben. Das Wachstumschancengesetz sieht vor, Kleinunternehmer:innen ab dem Steuerjahr 2024 von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung zu befreien.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die sog. “Umsatzsteuerzahllast”, die Sie an das Finanzamt entrichten müssen, berechnet sich aus der Summe der Umsatzsteuern, die Sie von Ihren Kunden erhalten, abzüglich der Umsatzsteuern (“Vorsteuern”), die Sie Ihren Lieferanten zahlen.

Selbstständige müssen monatlich (oder vierteljährlich) eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden - sofern sie nicht z.B. durch die Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit sind.

💡 Hinweis: Wenn die Steuerschuld im vorherigen Kalenderjahr unter 1.000 (ab 2025: 2.000) Euro lag, kann das Finanzamt Sie von der Pflicht zur Voranmeldung komplett befreien.

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung, oft einfach Steuererklärung genannt, ist eine jährliche Zusammenfassung aller steuerrelevanten Vorgänge des Geschäftsjahres und muss von allen Unternehmern abgegeben werden, die umsatzsteuerpflichtig sind.

Soll- oder Istversteuerung

Der Unterschied zwischen Soll- und Istversteuerung betrifft den Zeitpunkt an dem die Umsatzsteuer abgeführt werden muss:

  • Bei der Istversteuerung ist die Umsatzsteuer erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang fällig, was sich positiv auf die Liquidität kleinerer Unternehmen auswirken kann.

  • Bei der Sollversteuerung ist die Umsatzsteuer bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig - unabhängig vom Zahlungseingang.

💡 Wichtig: Das Finanzamt entscheidet, ob Sie der Ist- oder Sollversteuerung unterliegen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD)

Die GoBD sollen Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung sicherstellen. Geschäftsunterlagen müssen je nach Dokumentenart 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.

⚠️ Achtung: Eine GoBD-konforme Buchhaltung ist wichtig! Falls das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Ihre Buchhaltung nicht anerkennt, kann es Ihre Steuerschuld schätzen - das kann ziemlich teuer für Sie werden.

💡 Gut zu wissen: lexoffice garantiert die GoBD-konforme, rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Rechnungen und Belege für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre. Sie können jederzeit kostenfrei auf Ihre Daten zugreifen, auch wenn Sie kein lexoffice Kunde mehr sind!

Überblick: So funktioniert die Buchhaltung mit lexoffice

Mit lexoffice bringen Sie in wenigen Schritten Ordnung & Übersicht in Ihre Buchhaltung. lexoffice unterstützt Sie dabei mit vielen Arbeitserleichterungen und Automatisierungen:

1️⃣ Ausgaben erfassen:

Laden Sie Ihre Ausgabenbelege in lexoffice hoch oder fotografieren Sie Belege mit der lexoffice App ab. lexoffice hilft Ihnen automatisch bei der richtigen Verbuchung.

2️⃣ Einnahmen erfassen:

Schreiben Sie Rechnungen mit lexoffice und lassen Sie sich von lexoffice automatisch benachrichtigen, sobald ein Kunde bezahlt hat.

3️⃣ Umsätze zuordnen:

Verbinden Sie Ihr Bankkonto mit lexoffice. lexoffice ordnet dann Ihre Kontoumsätze automatisiert den richtigen Rechnungen zu und verbucht sie (Art der Kosten bzw. Einnahme).

💡 Tipp: Umsätze und Belege können Sie entweder selbst verbuchen oder als “zu prüfen” für Ihren Steuerberater markieren.

4️⃣ Umsatzsteuer-Voranmeldung:

Sobald alle Umsätze verbucht sind, sehen Sie Ihre aktuelle Umsatzsteuer-Prognose auf dem lexoffice Dashboard. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie einfach per Klick direkt aus lexoffice heraus ans Finanzamt senden.

5️⃣ Steuerberater:

Ihrem Steuerberater können Sie kostenlos Zugriff auf Ihren lexoffice Account geben. So kann er sich damit am Monatsende alle Umsätze und Belege einfach selbst abholen und verbuchen, wenn Sie keine Zeit dafür haben.
Alternativ können Sie Ihre Daten exportieren und dann Ihrem Steuerberater digital zur Verfügung stellen,

6️⃣ EÜR und GuV:

Mit der übersichtlichen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und Gewinn- und Verlustrechnung haben Sie jederzeit den vollen Durchblick, wie es aktuell um Ihr Unternehmen steht.

💡 Gut zu wissen: lexoffice garantiert die rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Rechnungen und Belege für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre (GoBD-konform). Sie können jederzeit kostenfrei auf Ihre Daten zugreifen, auch wenn Sie kein lexoffice Kunde mehr sind.

Ausgaben richtig erfassen und Steuern sparen

Ob Geschäftsessen, Telefonvertrag, Arbeitscomputer oder Lieferantenrechnung, lexoffice bringt Ordnung ins Zettelchaos und hilft Ihnen, Steuern zu sparen.

  • 📑 Belege hochladen: Ihre Kostenbelege können Sie entweder mit der lexoffice App abfotografieren oder unter app.lexoffice.de am Monatsende gesammelt hochladen.

  • 💵 Steuern sparen: Ausgabenbelege sind wichtig, um Kosten gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen und diese von der anfallenden Umsatzsteuer abzusetzen. lexoffice verbucht gezahlte Vorsteuern automatisch, sodass Sie weniger Umsatzsteuer zahlen.

  • 🪄 Automagic: lexoffice erkennt automatisch alle wichtigen Informationen auf den Belegen und hilft Ihnen bei der richtigen Verbuchung. (Dank künstlicher Intelligenz lernt lexoffice ständig dazu und wird bei der Erkennung immer besser!)

  • 🗂️ Ordnung: Alle Belege werden in lexoffice zentral abgelegt und sind schnell und einfach zu finden.

  • 🛡️ Rechtssicher archiviert: lexoffice bewahrt alle Ihre Belege GoBD-konform 10 Jahre lang für Sie auf - so hat das Finanzamt nichts zu beanstanden.

💡 Tipp: Binden Sie Ihr Bankkonto an Ihren lexoffice Account an. So kann lexoffice automatisch Umsätze zuordnen und Sie können Rechnungen Ihrer Lieferanten per Klick direkt aus lexoffice heraus überweisen.

💡 Tipp: So setzen Sie laufende / wiederkehrende Kosten, wie Miete oder Telefon ab.

💡 Tipp: Ausgaben für Leistungen in der EU erfassen (Reverse Charge Verfahren)

💡 Tipp: Abschreibungen: Welche Investitionen kann ich abschreiben?

💡 Tipp: Fotografieren Sie Ausgabenbelege immer sofort mit der kostenlosen lexoffice App ab (für Android & iOS)

Angebote, Rechnungen & Co

Mit lexoffice schreiben Sie mit wenigen Klicks Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Lieferscheine - und wenn’s sein muss auch Zahlungserinnerungen (Mahnungen).

  • 🛡️ Rechtssicher: Die professionellen Vorlagen von lexoffice enthalten alle gesetzlich verpflichtenden Angaben und sind rechtssicher formuliert.

  • ⏱️ Schnell: Angebote, Rechnungen & Co. sind in lexoffice mit wenigen Klicks geschrieben: einfach gespeicherte Kundendaten sowie Produkte und Dienstleistungen auswählen - fertig.

  • 📑 Übernehmen: Aus einem Angebot oder einer Rechnung heraus erzeugen Sie mit einem Klick die zugehörige Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, einen Lieferschein oder eine Mahnung - keine peinlichen ”Copy & Paste” Fehler mehr!

  • ✉️ E-Mailversand: Angebote & Rechnungen versenden Sie direkt aus lexoffice heraus per E-Mail - auch mit Ihrer eigenen E-Mailadresse als Absender.

  • 🛡️ Rechtssichere Archivierung: lexoffice bewahrt Ihre Rechnungen für 10 Jahre revisionssicher auf - auch nach Ihrer Kündigung!

💡 Tipp: Verwenden Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse für den Versand von Angeboten, Rechnungen etc.

💡 Tipp: Nutzen Sie unsere Überweisungs-QR-Codes, um Ihren Kunden die Bezahlung Ihrer Rechnungen auf Ihr Konto zu vereinfachen. So kommen Sie schneller an Ihr Geld.

💡 Tipp: Bieten Sie Ihren Kunden Skonto-Rabatt an, wenn diese zeitnah zahlen.

📱 Tipp: Mit der kostenlosen lexoffice App (Android & iOS) behalten Sie auch von unterwegs jederzeit den Überblick und können schnell Angebote & Rechnungen schreiben.

💡 Tipp: Erstellen Sie Angebote mit alternativen und optionalen Positionen. Lassen Sie Angebote digital per Klick annehmen und Rechnungen direkt online bezahlen (Kundencenter).

Bankanbindung: So macht sich die Buchhaltung (fast) von alleine

Die Anbindung Ihres Bankkontos an lexoffice bildet das Herzstück für Ihre automatisierte Buchhaltung - und hilft Ihnen viel Zeit & Nerven zu sparen!

  • 📈 Überblick: Bewahren Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen: Im lexoffice Dashboard sehen Sie Einnahmen, Ausgaben, Umsatzsteuerlast und aktuelle Kontostände auf einen Blick.
    Sie können alle Ihre Konten, z.B. auch PayPal, anbinden.

  • 🤖 Automatisierung: lexoffice ordnet Ihre Bankumsätze automatisch den richtigen Rechnungen & Belegen zu und kategorisiert (verbucht) diese.

  • 💸 Offene Rechnungen: In lexoffice sehen Sie sofort, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind.

  • 🖱️ Überweisung per Klick: Lieferantenrechnungen bezahlen Sie aus lexoffice heraus einfach mit einem Klick - kein umständliches Abtippen ins Online-Banking mehr!

  • 💳 Alle Konten: Kostenlos beliebig viele Bankkonten und Kreditkarten in lexoffice einbinden, auch PayPal wird unterstützt

Sie können lexoffice vertrauen:

  • 🛡️ Sicherheit auf Bankenniveau: lexoffice ist offiziell von der Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) zugelassen und PSD2 zertifiziert - Ihre Kontodaten sind bei uns absolut sicher und vertraulich!

  • 🇩🇪 made-in-germany: lexoffice wird zu 100% in Deutschland entwickelt und auf Servern in Deutschland betrieben

💡 Gut zu wissen: lexoffice ordnet Zahlungseingänge automatisch Ihren Rechnungen zu - und spart Ihnen und Ihrem Steuerberater viel Zeit & Nerven.

💡 Tipp: Rechnungen Ihrer Lieferanten können Sie aus lexoffice heraus einfach per Klick bezahlen - kein umständliches Abtippen im Online-Banking mehr!

💡 Tipp: Trennen Sie Ihr Geschäfts- von Ihrem privaten Bankkonto (mehr Informationen)

Monatsabschluss: In 5 Minuten erledigt

So machen Sie Ihren Monatsabschluss in wenigen Minuten - anstatt lange auf Ihren Steuerberater zu warten:

1️⃣ Rechnungen schreiben und versenden

Schreiben Sie alle noch offenen Rechnungen und versenden Sie diese an Ihre Kunden. Übrigens: Angebote können Sie in lexoffice mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln - so sparen Sie viel Zeit und vermeiden lästige Tippfehler.

💡 Tipp: Nutzen Sie den automatisch generierten QR-Code auf Ihren Rechnungen, sodass Ihre Kunden Ihnen schnell und bequem Ihr Geld überweisen können.

2️⃣ Kosten erfassen

Laden Sie alle Ihre Kostenbelege in lexoffice hoch - lexoffice hilft Ihnen bei der korrekten Verbuchung.

📱 Tipp: Nutzen Sie die lexoffice App, um Papierbelege abzufotografieren - und somit schnell und einfach einzulesen.

💡 Gut zu wissen: Die in lexoffice digitalisierten Belege bewahrt lexoffice GoBD-konform 10 Jahre lang für Sie auf - selbst wenn Sie kein lexoffice Kunden mehr sind. So hat das Finanzamt nichts zu beanstanden. Die Papierbelege können Sie wegschmeißen.

3️⃣ Kontoumsätze zuordnen

Rufen Sie in lexoffice die Bankumsätze Ihres Geschäftskontos ab. lexoffice ordnet Ihre Bankumsätze automatisch den richtigen Rechnungen & Belegen zu und kategorisiert diese automatisch für Sie vor. Mit einem Klick übernehmen Sie die Buchungsvorschläge - die restlichen Umsätze können Sie einfach per Hand zuordnen und kategorisieren.

💡 Tipp: Markieren Sie Umsätze und Belege, die Sie nicht sicher zuordnen können als “Zu prüfen”. Diese erscheinen dann bei Ihrem Steuerberater zur Prüfung.

💡 Tipp: Sie haben Belege bar bezahlt? Dann einfach den entsprechenden Beleg öffnen und über "Zahlung erfassen" als Barzahlung aus der Kasse markieren.

4️⃣ Umsatzsteuer Voranmeldung selber elstern

Sie haben alle Rechnungen geschrieben, alle Ausgaben erfasst und alle Bankumsätze zugeordnet? Super - das war es praktisch schon! Unter dem Menüpunkt “Elster” können Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung einfach per Klick ans Finanzamt senden. Dafür brauchen Sie kein eigenes Elster-Zertifikat.

💡 Tipp: Wenn Ihr Steuerberater Monatsabschluss und Umsatzsteuervoranmeldung für Sie übernimmt, können Sie ihm kostenlos Zugriff zu Ihrem lexoffice Account geben. Er kann sich dann alle nötigen Daten und Belege per Klick selbstständig herunterladen - natürlich DATEV-konform.

Tipps: Buchhaltung richtig machen und clever Steuern sparen


Mit diesen 5 Tipps vermeiden Sie häufige Fehler in der Buchhaltung und sparen clever Steuern:

  1. Belege sammeln: Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg haben, z.B. Rechnung, Quittung, Bankauszug oder Vertrag. Laden Sie Belege regelmäßig in lexoffice hoch.

  2. Regelmäßige Buchhaltung: Planen Sie regelmäßige Zeitfenster für die Buchführung ein, um Rückstände zu vermeiden.

  3. Umsatzsteuervoranmeldung: Überprüfen Sie jede Umsatzsteuervoranmeldung sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit - so vermeiden Sie Nachforderungen des Finanzamts.

  4. Geschäfts- und private Finanzen trennen: Führen Sie getrennte Konten für Ihr Geschäft und Ihren privaten Bereich. Verbuchen Sie geschäftliche und private Transaktionen niemals über dasselbe Konto.

  5. Abschreibungen und Betriebsausgaben: Abschreibungen erlauben es Ihnen, den Wertverlust von Anschaffungen wie Maschinen, Grundstücken und Anlagegütern über mehrere Jahre hinweg vom Unternehmensgewinn abzuziehen - und somit die zu zahlenden Steuern zu reduzieren. lexoffice macht Ihnen Abschreibungen sehr einfach.

Wenn Sie diese grundlegenden Tipps beherzigen, behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Finanzen, nutzen steuerliche Vorteile aus - und ersparen sich Probleme mit dem Finanzamt.

Zusammenarbeit mit Steuerberater (kostenlos)

Ihre Rechnungen und Belege senden Sie aus lexoffice heraus einfach per Klick an Ihren Steuerberater - oder noch einfacher: Sie geben Ihrem Steuerberater (kostenlos) Zugriff auf Ihren lexoffice Account.

  • 👨‍⚖️ Kostenloser Zugriff für Ihren Steuerberater auf Ihren lexoffice Account

  • 💾 Digitale Übermittlung bzw. Datenexport per Knopfdruck (✅ DATEV-konform)

  • 🤖 Automatische Zuordnung der Bankumsätze zur richtigen Rechnung - das spart Ihnen und Ihrem Steuerberater jede Menge Zeit & Nerven!

💡 Gut zu wissen: Ihr Steuerberater kann alle Rechnungen, Belege, Umsätze und Buchungen im standardisierten DATEV-Format am Monatsende selbständig aus Ihrem lexoffice Account übernehmen.

Lohnabrechnung und andere Erweiterungen

„Wer allein arbeitet addiert. Wer zusammen arbeitet multipliziert!“

Integrieren Sie Lohnabrechnung und viele andere Systeme von Drittanbietern in lexoffice, um Ihre Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren.

  • Lohnabrechnung (von lexoffice)

  • WebShop Anbindung

  • Zeiterfassung

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