Eine Möglichkeit, um die Belege in DATEV zu importieren, funktioniert mit dem Tool Belegtransfer von DATEV. Dieses Tool kann bei DATEV kostenlos heruntergeladen werden (s. hier: https://www.datev.de/web/de/service-und-support/software-bereitstellung/download-bereich/betriebliches-rechnungswesen/belegtransfer/?stat_Mparam=int_url_datev_belegtransfer). Nachfolgend beschreiben wir Ihnen Schritt-für-Schritt die Übertragung der Belege mit Belegtransfer.
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Gestatten Sie uns einen Hinweis: Das Tool Belegtransfer stammt von DATEV, es ist etwas umständlich zu bedienen, jedoch leistungsstark. Wenn etwas nicht funktioniert, dann wenden Sie sich bitte an den DATEV-Support bzw. Ihre Steuerkanzlei, wir bieten seitens Lexware Office keinen Support und sind bei Verbesserungsvorschlägen der falsche Ansprechpartner.

In diesem Beispiel erklären wir Ihnen anhand einer Ausgangsrechnung, die in Lexware Office erstellt wird und über das DATEV-Tool Belegtransfer V5.27 in DATEV Unternehmen online > Belege übertragen wird.

Installieren Sie das Tool DATEV Belegtransfer (s. hier: http://www.datev.de/belegtransfer). Mit dem Programm Belegtransfer können Sie Ihre Belege nach „Belegverwaltung online/Belege online“ übertragen.

Starten Sie das DATEV-Belegtransfer-Tool. Beim Start müssen Sie sich bei DATEV authentifizieren; dies können Sie über die DATEV-SmartCard bzw. DATEV-SmartLogin durchführen.

Melden Sie sich über die Anmeldemaske im Browser an. Sollte sich das Browserfenster nicht öffnen, starten Sie die Anwendung neu.

Nach dem Einloggen ist Ihr DATEV Belegtransfer vorerst leer.

Legen Sie nun die entsprechenden User bzw. die Verzeichnisse an.

Wenn die Voreinstellungen richtig eingestellt wurden, klicken Sie auf Speichern.

In unserem Beispiel ist das die Firma Paulas Ponyglück mit der Mandantennummer 99. Nun wählen Sie den Mandanten aus und klicken Sie auf Weiter.

Jetzt geben Sie die verschiedenen Unterverzeichnisse an. Weniger ist hier mehr. Bitte besprechen Sie das mit Ihrer Steuerkanzlei. In unserem Beispiel ist das ohne Belegtyp und aktivieren Sie auch die Einstellung als XML-Schnittstelle konfigurieren.

4) Belege in das Verzeichnis kopieren

Tipp: Am einfachsten gelingt es Ihnen, wenn Sie mit der Maus auf das Unternehmen gehen und den rechten Mausklick nutzen. Mit der Auswahl Ordner öffnen, gelingt es Ihnen den entsprechenden Ordner zu öffnen.

Hinweis: Speichern Sie die ZIP-Datei mit den Belegbildern direkt in dem Transferverzeichnis, diese darf nicht zuvor entpackt werden.

In unserem Beispiel enthält die ZIP-Datei 3 Dateien:

Pro Beleg werden Ihnen immer zwei Dateien erzeugt. Das PDF mit dem Belegbild und eine XML-Datei, in der die Rechnungsinformationen stehen. Die Datei document.xml ist eine Art Inhaltsverzeichnis und wird pro Export erstellt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Belege hochladen. Die Belege werden nun an DATEV übertragen.

Die Belege sind nun übertragen und ab jetzt sollte die Steuerkanzlei wissen, was zu tun ist. Falls Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie noch die Schritte 6 & 7 durchführen.

Wechseln Sie online in DATEV Belege online unter Datev Login (s. hier: https://webapps.datev.de/duo-start/)
Dort finden Sie die hochgeladenen Belege. In unserem Beispiel finden Sie dort die erstellte Rechnung RE0143 an Renate Reitfan.

Klicken Sie in Belege online rechts unten auf Bereitstellen. In unserem Beispiel haben sich mehrere Belege angesammelt, nicht nur die Rechnung RE0143.

Markieren Sie alle Belege und klicken Sie auf Bereitstellen.

Hinweis: Wir haben hier die Datenübertragung über das Tool Belegtransfer beschrieben. Sie können die Belege natürlich auch mit anderen Programmen (z.B. DATEV Unternehmen online - Rechnungsdatenservice) an DATEV übertragen.

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