Wenn Sie die Buchungsdaten aus lexoffice in DATEV importiert haben, dann finden Sie in DATEV in der Spalte BL ein kleines Icon. Wenn Sie auf das Icon klicken, dann wird eine Fehlermeldung erscheinen. Damit in DATEV der zugehörige Beleg angezeigt wird, ist es erforderlich, dass Sie die Belege ebenfalls in DATEV importieren.

Eine Möglichkeit, um die Belege in DATEV zu importieren, funktioniert mit dem Tool Belegtransfer von DATEV einsetzen. Dieses Tool kann bei DATEV unter http://www.datev.de/belegtransfer kostenlos heruntergeladen werden. Nachfolgend beschreiben wir Ihnen Schritt-für-Schritt die Übertragung der Belege mit Belegtransfer.
 

Gestatten Sie uns einen Hinweis: Das Tool Belegtransfer stammt von DATEV, es ist etwas umständlich zu bedienen, jedoch leistungsstark. Wenn etwas nicht funktioniert, dann wenden Sie sich bitte an den DATEV-Support bzw. Ihre Steuerkanzlei, wir bieten seitens lexoffice keinen Support und sind bei Verbesserungsvorschlägen der falsche Ansprechpartner.

In dem Beispiel erklären wir Ihnen dies an dem Bsp. einer Ausgangsrechnung, die in lexoffice erstellt über das DATEV-Tool Belegtransfer V5.24 an DATEV Unternehmen online > Belege übertragen wird.

Installieren Sie das Tool DATEV Belegtransfer. Mit dem Programm Belegtransfer können Sie Ihre Belege nach „Belegverwaltung online/Belege online“ übertragen.

Starten Sie das DATEV-Belegtransfer-Tool. Beim Start müssen Sie sich bei DATEV authentifizieren; dies können Sie über die DATEV-SmartCard bzw. DATEV-SmartLogin durchführen.

Nach dem Einloggen sieht Ihr DATEV Belegtransfer leer wie folgt aus.

Legen Sie den entsprechenden User bzw. die Verzeichnisse an.

Die Voreinstellungen sind gut, klicken Sie auf Speichern.

Nun wählen Sie den Mandanten aus. In unserem Beispiel ist das die Firma Paulas Ponyglück mit der Mandantennummer 99. Danach klicken Sie auf Weiter.

Nun geben Sie die verschiedenen Unterverzeichnisse an. Weniger ist hier mehr. Bitte besprechen Sie das mit Ihrer Steuerkanzlei. In unserem Beispiel ist das ohne Belegtyp und aktivieren Sie auch die Einstellung als XML-Schnittstelle konfigurieren.

Tipp: Am einfachsten gelangt über einen rechten Mausklick und der Auswahl Ordner öffnen in das richtige Verzeichnis.

Hinweis: Sie können die gesamte ZIP-Datei in das Verzeichnis legen oder die ZIP-Datei entpacken, beides funktioniert.

In unserem Beispiel enthält die ZIP-Datei 3 Dateien:

Pro Beleg werden also immer zwei Dateien erzeugt. das PDF mit dem Belegbild, in der XML-Datei stehen die Rechnungsinformationen. Die Datei document.xml ist eine Art Inhaltsverzeichnis und wird pro Export erstellt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Belege hochladen. Die Belege werden nun an DATEV übertragen.

Die Belege sind nun übertragen und ab jetzt sollte die Steuerkanzlei wissen, was zu tun ist. Falls Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie noch die Schritte 6 & 7 durchführen.

Wechseln Sie online in DATEV Belege online unter https://webapps.datev.de/duo-start/.
Dort finden Sie die hochgeladenen Belege. In unserem Beispiel finden Sie dort die erstellte Rechnung RE0143 an Renate Reitfan.

Klicken Sie in Belege online rechts unten auf Bereitstellen. In unserem Beispiel haben sich mehrere Belege angesammelt, nicht die Rechnung RE0143.

Markieren Sie alle Belge und klicken Sie auf Bereitstellen.

Hinweis: Wir haben hier die Datenübertragung über das Tool Belegtransfer beschrieben. Sie können die Belege natürlich auch mit anderen Programmen (z.B. DATEVconnect online) an DATEV übertragen.