Die DATEV-Datenservices machen die Übertragung von Belegen und Buchhaltungsdaten zwischen Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei einfacher und schneller.
In diesem Artikel gehen wir auf alles Wichtige rund um die Exportmöglichkeiten via DATEV-Datenservice ein und zeigen die Unterschiede zwischen den beiden Versionen Rechnungsdatenservice 1.0 und dem Buchungsdatenservice auf.
Außerdem erfahren Sie, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen – sowohl bei Ihnen als Mandant:in als auch in der Steuerkanzlei – und welche Vorteile diese digitalen Lösungen bieten.
Von weniger Papierkram über Zeitersparnis bis hin zur sicheren Datenübertragung: Mit den DATEV-Datenservices wird die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei effizient und unkompliziert.
Voraussetzungen für die Nutzung der DATEV-Datenservices
Die DATEV-Datenservices bieten eine einfache und effiziente Möglichkeit, Daten zwischen Lexware Office und DATEV zu übertragen.
Damit die Schnittstellen genutzt werden können, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein – insbesondere in Bezug auf die Autorisierung. Die Authentifizierungsmedien werden dabei von Ihrer Steuerkanzlei bestellt.
👩🏼🦰 Voraussetzungen für Sie als Anwender:in
Stellen Sie zuvor sicher, dass Ihre Kanzlei DATEV als Software verwendet.
Für die Nutzung der DATEV-Schnittstellen in Lexware Office reichen Ihre Zugangsdaten allein nicht aus. DATEV verlangt aus Sicherheitsgründen eine zweite Autorisierung. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. DATEV-App SmartLogin
Die Autorisierung erfolgt per Smartphone-App.
Vorteil: Diese Methode ist auch für Mac-User geeignet.
🏆 Die SmartLogin-App ist aufgrund ihrer Nutzungsfreundlichkeit unsere klare Empfehlung für die Autorisierung.
2. DATEV-mIDentity-Stick
Die Authentifizierung erfolgt über den mIDentity-Stick.
Voraussetzungen: Sie arbeiten mit Windows und dem Internet Explorer ab Version 9.
Weitere Informationen zur Authentifizierung bei DATEV finden Sie hier:
🧑🏻🏫 Voraussetzungen für Ihre Steuerkanzlei
Damit die Schnittstelle reibungslos funktioniert, muss Ihre Steuerkanzlei einige Schritte vorbereiten:
1. DATEV-Nutzung durch die Steuerkanzlei
Ihre Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV und hat Sie als Mandant:in für die DATEV-Datenservices freigeschaltet.
Für die Freischaltung und Autorisierung stehen der Steuerkanzlei ebenfalls der mIDentity-Stick oder die SmartLogin-App zur Verfügung.
2. Korrekte Einrichtung in DATEV Unternehmen online
Ihre Steuerkanzlei richtet Ihr Unternehmen in DATEV Unternehmen online ein, wobei die folgenden Anforderungen erfüllt sein müssen:
Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04 wird unterstützt.
Sachkontenlänge: Es wird ausschließlich eine Sachkontenlänge von 4 unterstützt.
Wirtschaftsjahr: Die Einstellung in DATEV, DATEV Unternehmen Online, Kanzlei Rechnungswesen und den Exporteinstellungen (unter Einstellungen>Export) in Lexware Office muss identisch sein.
Rechnungsbücher: Das Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch sind für Sie als Mandant:in für das aktuelle und das Vorjahr eingerichtet.
👉 Bei der erstmaligen Übertragung eines Wirtschaftsjahres prüft DATEV Unternehmen online automatisch, ob die Einstellungen aus dem Vorjahr übernommen werden können, und richtet das aktuelle Jahr entsprechend ein.
Die richtige Einstellung hinterlegen
Wenn Sie für den Datenübertrag an die Steuerkanzlei die DATEV-Schnittstelle verwenden, empfehlen wir unter Einstellungen>Mein Steuerberater, die Auswahl DATEV-Datenservices zu hinterlegen.
Ohne Auswahl der Schnittstelle kann keine Verbindung zu DATEV hergestellt werden.
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: einfache Belegübertragung für Buchungsmandant:innen
Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ermöglicht die automatische Übertragung von Belegbildern und zugehörigen Belegdaten (wie z.B. Debitoren / Kreditoren, etc.) aus Lexware Office direkt zu DATEV Unternehmen online / Belege online.
Diese Schnittstelle ist besonders hilfreich, wenn Ihre Steuerkanzlei die unterjährige Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung für Sie übernimmt – Sie zählen dann zu den sogenannten Buchungsmandant:innen.
👉 Besprechen Sie vorab mit Ihrer Steuerkanzlei, ob sie nur die Belege benötigt oder ob sie zusätzlich die Belege und Buchungsstapel haben möchte. Falls die Kanzlei beides benötigt, wird der Buchungsdatenservice erforderlich sein (siehe nächster Punkt). Bucht die Kanzlei jedoch alles selbst, reicht in der Regel die Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 aus.
👉 Wenn die Steuerkanzlei die Bankumsätze für Sie bucht und Ihr Bankkonto nicht in der Kanzleisoftware (DATEV) angebunden hat, benötigt die Kanzlei Ihre Bankumsätze.
Wie Sie diese exportieren können, erfahren Sie hier:
Vorteile für Buchungsmandant:innen:
💻 Automatisierte Belegübertragung: Alle relevanten Belege werden direkt in DATEV Belege online bereitgestellt.
⏱️ Zeitersparnis: Durch die digitale Übertragung entfällt die zeitaufwendige herkömmliche Belegübergabe, z. B. über einen Pendelordner.
🔐 Sicherer Datenfluss: Ihre Belege bleiben immer in Ihrem Unternehmen und Ihre Steuerkanzlei hat jederzeit Zugriff auf die erfassten Daten in der DATEV-Rechnungswesen-Software.
Notwendige Dienste für DATEV Rechnungsdatenservice:
Für Sie oder die Steuerkanzlei: Smartlogin (oder mIDentity-Stick)
(Datev Art.-Nr. 60101)
Für die Steuerkanzlei: Vertrag DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
(Datev Art.-Nr. 92222)
Für die Steuerkanzlei: Belege online
Kosten für DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Die folgenden Preise wurden uns von DATEV bereitgestellt und dienen nur zur Orientierung, da wir keine Gewähr für deren Richtigkeit übernehmen können.
Vertrag DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 - ab 2,00 € pro Monat
(Im Preis von 2,00 Euro sind 200 übermittelte Belege pro Monat enthalten. Ab dem 201. Beleg fallen gemäß der Preisstaffel von DATEV weitere Kosten an.)
Belege online - ab 3,65 € pro Monat
Damit ist der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 günstiger als die Kosten, die durch den manuellen Import der Lexware Office-Exporte in DATEV entstehen.
Denn um die Belege manuell zu importieren, benötigen Ihre Steuerkanzlei:
SmartLogin (kostenlos)
DATEV Unternehmen online - ab 11 € pro Monat
Belege online - ab 3,65 € pro Monat
Unser Tipp 💡 Noch effizienter mit dem DATEV Buchungsdatenservice
Wenn Sie Ihre Bankkonten an Lexware Office angebunden haben, können Sie zusätzlich vom DATEV Buchungsdatenservice profitieren.
Lexware Office bucht Ihre Ein- und Ausgangsbelege bereits im Hintergrund vor. Dabei spart Ihre Steuerkanzlei bei der Übernahme der Daten wertvolle Zeit und kann die laufende Buchhaltung noch schneller erstellen.
So optimieren Sie nicht nur die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei, sondern sorgen auch für einen effizienten und modernen Belegfluss.
DATEV Buchungsdatenservice: Perfekt für Selbstbucher:innen
Der DATEV Buchungsdatenservice ermöglicht die automatische Übertragung von Belegbildern, Buchungsdaten und Stammdaten direkt aus Lexware Office zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und Belege Online.
Diese Schnittstelle ist besonders hilfreich, wenn Sie ein:e sogenannte:r Selbstbucher:in sind – also Ihre unterjährige Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung selbst erledigen.
Vorteile für Selbstbucher:innen:
✅ Vollständige Datenübertragung: Alle Belegbilder und Buchungsdaten werden direkt an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und Belege Online übermittelt.
💻 Automatische Verknüpfung: Die Belegbilder sind in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen bereits mit den entsprechenden Buchungssätzen verlinkt.
⏱️ Effizienz: Durch die automatisierte Übertragung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern stellen auch sicher, dass alle relevanten Daten korrekt und vollständig für Ihre Steuerkanzlei verfügbar sind. So wird die Erstellung des Jahresabschlusses deutlich einfacher.
Notwendige Dienste für DATEV Buchungsdatenservice:
Für Sie oder die Steuerkanzlei: SmartLogin (oder mIDentity-Stick)
(Datev Art.-Nr. 60101)
Für die Steuerkanzlei: Vertrag DATEV Buchungsdatenservice
(Datev Art.-Nr. 91001)
Für die Steuerkanzlei: Belege online
Kosten für DATEV Buchungsdatenservice:
Die folgenden Preise wurden uns von DATEV bereitgestellt und dienen nur zur Orientierung, da wir keine Gewähr für deren Richtigkeit übernehmen können.
Vertrag DATEV Buchungsdatenservice - ab 1,30 € pro Monat
Belege online - ab 3,65 € pro Monat
Damit ist der DATEV Buchungsdatenservice günstiger als die Kosten, die durch den manuellen Import der Lexware Office-Exporte in DATEV entstehen.
Denn um die Belege manuell zu importieren, benötigen Ihre Steuerkanzlei:
SmartLogin (kostenlos)
DATEV Unternehmen online - ab 11 € pro Monat
Belege online - ab 3,65 € pro Monat
Erklärvideo: Export mit dem DATEV Rechnungs- oder Buchungsdatenservice
Wir empfehlen, den Datenexport von Ihrer Steuerkanzlei über den Steuerberater-Zugang in Lexware Office durchführen zu lassen.
Sie möchten den Datenexport selbst übernehmen? Kein Problem!
In diesem Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Belege und Buchungsdaten einfach von Lexware Office zu DATEV übertragen können.
👉 Den im Video erwähnten Hilfeartikel für die erforderlichen Einstellungen in DATEV finden Sie hier: DATEV-Datenservices Rechnungswesen als Kanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung einrichten
Die Vorteile des DATEV-Datenservice auf einen Blick
Mit den DATEV-Datenservices sparen Sie Zeit, erhöhen die Datenqualität und gestalten die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei deutlich einfacher und moderner.
💻 Effiziente Datenübermittlung: Belege und Belegdaten werden automatisch und sicher über das DATEV-Rechenzentrum an Ihre Steuerkanzlei übermittelt.
⏱️ Zeitersparnis: Die Belege sind auf Knopfdruck verfügbar, manuelles Erfassen entfällt, und Ihre Steuerkanzlei kann Buchungsvorschläge direkt übernehmen oder anpassen.
✨ Hohe Prozessqualität: Durch die digitale Übermittlung werden Medienbrüche, Kopieren oder Scannen von Papierbelegen sowie Erfassungsfehler vermieden.
🔐 Sicherer und einfacher Austausch: Originalbelege bleiben bei Ihnen, und die Daten stehen in einem revisionssicheren Online-Archiv zur Verfügung.
📓 Optimierte Abläufe: Pendelordner und unsichere Datenträger gehören der Vergangenheit an – Sie und Ihre Steuerkanzlei profitieren von schneller Verfügbarkeit und effizienter Datenübernahme in die Finanzbuchführung.
Für Steuerkanzleien: Unterstützung für die Einrichtung der Schnittstellen in DATEV (für Steuerkanzleien)
DATEV bietet Steuerkanzleien einen Partner-Onboarding-Service, der Unterstützung bei der Ersteinrichtung bietet.
Weitere Informationen finden Sie hier: