1. Lernen Sie die Lohnabrechnung mit lexoffice kennen

Diesen Schritt haben Sie bereits erfolgreich erledigt 😊

2. Vervollständigen Sie Ihre Lohndaten

Firmendaten

lexoffice übernimmt automatisch alle Firmendaten aus der Finanzbuchhaltung. Sie müssen nur wenige Angaben, wie die Betriebsnummer und die Daten zur Berufsgenossenschaft, ergänzen.

Mitarbeiter*innen

Beim Kauf von lexoffice Lohn & Gehalt haben Sie möglicherweise schon Mitarbeiter*innen aus der Testphase übernommen. In diesem Fall müssen Sie lediglich die Angaben zur Berufsgenossenschaft in den Mitarbeiterdaten ergänzen.

3. Abschluss der Löhne beim Steuerberater

Beim Abschluss der Löhne sind verschiedene Schritte zu beachten, die sich wie folgt gliedern:

Schritt 1: Systemwechsel vorbereiten

Wenn man vom Steuerberater wechselt und die Lohnabrechnung selber erledigen will, müssen die Mitarbeiter*innen bei den Krankenkassen umgemeldet werden. 

Bitten Sie Ihren Steuerberater alle aktiven Mitarbeiter*innen mit dem letzten Monatswechsel bei den Krankenkassen mit dem Grund 36 abzumelden. lexoffice gibt beim ersten Monatsabschluss automatisch eine besondere Anmeldung ab und schließt den Systemwechsel damit ab.

Beispiel: Sie wollen ab Oktober 2019 mit lexoffice abrechnen. Dann muss der Steuerberater die Krankenkassenmeldung mit dem Grund 36 beim Monatsabschluss September 2019 abgeben.

Bitte achten Sie darauf, dass diese Aufgaben vor, bzw. bei dem letzten Monatswechsel vom Steuerberater erledigt werden: 

  • Alle offenen Rückrechnungen und Korrekturen sind abgerechnet
  • Teillohnnachweis(e) für die Berufsgenossenschaft(en) sind erstellt
  • Krankenkassenmeldungen mit dem Grund 36 sind für alle Mitarbeiter*innen erstellt

Achtung: Sobald Sie den Systemwechsel vollzogen haben, dürfen Sie keine Korrekturen mehr für Abrechnungsmonate durchführen, die der Steuerberater bereits abgerechnet hat!

Nach dem letzten Monatswechsel beim Steuerberater sollten Sie diese Dokumente und Informationen anfordern:

  • Lohnkonten aller Mitarbeiter*innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden, als PDF oder als Ausdruck. Dazu zählen auch die Mitarbeitenden, die vor dem oder zum letzten Monatswechsel aus Ihrer Firma ausgeschieden sind.
  • Bei Lohnsteueranmeldung zum Quartals- oder Jahresende: eine Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inkl. Kirchensteuer und Soli) falls Sie im laufenden Quartal oder Jahr zu lexoffice wechseln

Schritt 2: Lohnabrechnung beim Steuerberater kündigen

Prüfen Sie Ihre aktuellen Verträge und kündigen Sie die Lohnabrechnung beim Steuerberater.

Wie geht es dann weiter?

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung von lexoffice Lohn & Gehalt und bieten auch an, die erste Abrechnung gemeinsam durchzuführen. Sprechen Sie uns gerne darauf an!

Für den Fall, dass Sie die Abrechnung direkt selbständig erledigen wollen, gelten folgende Schritte:

  1. Sie starten den Abrechnungsassistent und erfassen im Schritt 2 bei allen Mitarbeiter*innen, die nach Stunden bezahlt werden, einmalig die voraussichtlichen Stunden. Den Monatsabschluss erledigen Sie, sobald Ihnen die tatsächlich gearbeiteten Stunden vorliegen.
  2. Mit dem ersten Monatsabschluss erstellt lexoffice automatisch alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen und an das Finanzamt. 
  3. Die Übergabe der Personalkosten an die Buchhaltung erfolgt ebenfalls ab dem ersten Monatsabschluss.

    

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