Es freut uns, das Ihnen die Lohnabrechnung mit lexoffice Lohn & Gehalt so gut gefällt, dass Sie von Ihrer Steuerkanzlei zu uns wechseln wollen. Das ein Trennungsgespräch nicht unbedingt notwendig ist und wie eine Fortführung der Zusammenarbeit aussehen kann, lesen Sie auf lexoffice.de.

Um den Systemwechsel zu vollziehen, erledigen Sie bitte Folgendes:

1. Vervollständigen Sie Ihre Lohndaten

Firmendaten

lexoffice übernimmt automatisch alle Firmendaten aus der Finanzbuchhaltung. Sie müssen nur wenige Angaben, wie die Betriebsnummer und die Daten zur Berufsgenossenschaft, ergänzen.

Mitarbeiter*innen

Beim Kauf von lexoffice Lohn & Gehalt haben Sie möglicherweise schon Mitarbeiter*innen aus der Testphase übernommen. In diesem Fall müssen Sie noch die Firmendaten ergänzen und weitere Angaben zur Berufsgenossenschaft und in den Mitarbeiterdaten ergänzen.


2. Abschluss der Löhne beim Steuerberater

Beim Abschluss der Löhne sind verschiedene Schritte zu beachten, die sich wie folgt gliedern:

Schritt 1: Systemwechsel vorbereiten

Wenn man vom Steuerberater wechselt und die Lohnabrechnung selber erledigen will, müssen die Mitarbeiter*innen bei den Krankenkassen umgemeldet werden. 

Bitten Sie Ihren Steuerberater alle aktiven Mitarbeiter:innen mit der letzten Lohnabrechnung bei den Krankenkassen mit dem Grund 36 abzumelden. lexoffice meldet Ihre Mitarbeiter:innen mit der ersten Lohnabrechnung automatisch an und schließt den Systemwechsel damit ab.

Beispiel: Sie wollen ab Januar 2023 mit lexoffice abrechnen.Ihr Steuerberater muss die Krankenkassenmeldung mit Grund 36 nach der Lohnabrechnung für Dezember 2022 abgeben.

Achten Sie darauf, dass die folgenden Aufgaben zusätzlich vom Steuerberater erledigt werden: 

  • Alle offenen Rückrechnungen und Korrekturen sind abgerechnet

  • Teillohnnachweis(e) für die Berufsgenossenschaft(en) sind erstellt

Lassen Sie sich nach der letzten Lohnabrechnung folgende Dokumente geben:

  • Lohnkonten aller Mitarbeiter*innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden, als PDF oder als Ausdruck. Dazu zählen auch die Mitarbeitenden, die vor dem oder zum letzten Monatswechsel aus Ihrer Firma ausgeschieden sind.

  • Bei Lohnsteueranmeldung zum Quartals- oder Jahresende: eine Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inkl. Kirchensteuer und Soli) falls Sie im laufenden Quartal oder Jahr zu lexoffice wechseln

Schritt 2: Lohnabrechnung beim Steuerberater kündigen

Prüfen Sie Ihre aktuellen Verträge und kündigen Sie die Lohnabrechnung beim Steuerberater.


Wie geht es dann weiter?

  1. Starten den Abrechnungsassistent in lexoffice und erfassen im Schritt 2 bei allen Mitarbeiter*innen, die nach Stunden bezahlt werden, einmalig die voraussichtlichen Stunden. Die Lohnabrechnung erledigen Sie, sobald Ihnen die tatsächlich gearbeiteten Stunden vorliegen.

  2. Mit der ersten Lohnabrechnung erstellt lexoffice automatisch alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen und an das Finanzamt. 

  3. Die Übergabe der Personalkosten an die Buchhaltung erfolgt ebenfalls ab dem ersten Monatsabschluss.

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