1. Einleitung
Schön, dass Sie zu Lexware Office wechseln und damit einen wichtigen Schritt zu mehr Freiraum für wichtigere Dinge in Ihrem Leben als Unternehmer:in gehen. Wir haben hier wichtige Hinweise gesammelt, die Ihnen den Wechsel zu uns erleichtern sollen.
Ihr Feedback ist wichtig. Falls Ihnen wichtige Punkte im Artikel fehlen, klicken Sie auf den traurigen Smiley ganz unten und teilen Sie Ihre Gedanken mit uns.
2. Wichtige Abschlussarbeiten vor dem Wechsel zu Lexware Office
Offene Abrechnungskorrekturen erledigen
❗️Nach dem Wechsel zu Lexware Office sind über Ihr altes Programm oder über Ihren Steuerberater keine Änderungen mehr an den alten Monaten möglich! Aus diesem Grund sollten Sie vor der letzten Lohnabrechnung prüfen, ob Sie alle Korrekturen erledigt haben.
Mitarbeiter:innen ummelden (Systemwechsel)
Im Zuge des Wechsels müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen ummelden. Das läuft zweigeteilt ab:
Zuerst müssen Sie für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) erstellen und verschicken. Das machen Sie entweder über das SV-Meldeportal selbst, Ihr Steuerberater erledigt das für Sie oder Ihre alte Lohnabrechnungssoftware ermöglicht die Abmeldung, je nach dem wie Sie bis jetzt abgerechnet haben.
Nach der Übernahme Ihrer Mitarbeiter:innen müssen Sie (theoretisch) jede:n einzeln erneut bei den Krankenkassen anmelden. Halt! Das übernimmt Lexware Office automatisch bei der ersten Lohnabrechnung, lehnen Sie sich ruhig zurück. 😉
Weitere wichtige Aufgaben
Erstellen und Versenden Sie die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft für das laufende Jahr. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen. Im Notfall können Sie auch hier auf das SV-Meldeportal zurückgreifen.
Speichern oder Drucken Sie die Lohnkonten aller Mitarbeiter:innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden oder fordern Sie die Dokumente von Ihrem Steuerberater an. Dazu zählen auch die Kolleg:innen, die vor dem Wechsel zu Lexware Office ausgeschieden sind.
Speichern oder Drucken Sie die Lohnjournale des laufenden Jahres oder fordern Sie die Dokumente von Ihrem Steuerberater an. Für den Fall, dass Sie die Lohnsteuer-Anmeldung einmal im Quartal oder einmal im Jahr abgeben müssen, kann das später hilfreich sein.
Prüfen Sie bitte, mit welchen Krankenkassen Sie besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen haben und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber.
Prüfen Sie die Verträge mit Ihrem Softwarehersteller oder Steuerberater und kündigen Sie bitte rechtzeitig, damit Sie nicht mehr bezahlen als Sie müssen. 👌
3. Vorbereitungsarbeiten in Lexware Office
Vor der ersten Lohnabrechnung müssen Sie natürlich in erster Linie Ihre Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Wir haben dazu eine praktische Checkliste.
Wenn Sie im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns starten, müssen Sie ggf. Vortragswerte für Ihre Mitarbeiter:innen eingeben.
Anschließend können Sie die Umlagesätze Ihrer Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn Sie besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen haben.
Denken Sie bitte auch an Ihre Berufsgenossenschaft und Ihre Unternehmensnummer und PIN dort.
4. Die erste Lohnabrechnung mit Lexware Office
Bei der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:
Lexware Office erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden (hier erfahren Sie, welche Meldungen Lexware Office noch verschickt)
wenn Sie auch unsere Buchhaltung im Einsatz haben, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege
die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit
Hinweis: Fragen Sie sich, wie und wann Beitragsnachweise mit Lexware Office abgegeben werden? Hier erfahren Sie mehr.
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