Kurzfassung:
Aufgaben für Ihre Steuerberatung:
Abmeldung aller Mitarbeiter:innen (Grund 36) bei den Krankenkassen.
Folgende Dokumente benötigen Sie von Ihrer Steuerberatung:
Lohnkonto / Lohnjournal aller Mitarbeiter:innen, welche im aktuellen Jahr abgerechnet wurden.
Hinweis: Dieses Dokument benötigen Sie für die Eingabe der Vortragswerte.Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für das aktuelle Jahr.
Aufgaben vor der ersten Lohnabrechnung für Sie:
Ist eine bereits erstellte Abrechnung fehlerhaft oder unvollständig, so lassen Sie diese von Ihrer Steuerberatung korrigieren. Lexware Office kann nur Lohnabrechnungen korrigieren, welche in Lexware Office erstellt wurden.
Erfassen Sie die Vortragswerte mit Hilfe des Lohnkontos / Lohnjournal.
Überprüfen Sie, ob eine korrigierte Lohnsteueranmeldung von Ihnen erstellt und versendet werden muss (siehe unten).
Kündigen Sie die Lohnabrechnung bei Ihrer bisherigen Steuerberatung.
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Was fehlt Ihnen? Was können wir besser machen?
👋 Schön, dass Sie sich für Lexware Office Lohn & Gehalt entschieden haben und Ihre Lohnabrechnung zukünftig selbst in die Hand nehmen wollen.
Für den Fall, dass Sie auch weiterhin mit Ihrer Steuerberatung zusammenarbeiten möchten, haben wir Ihnen hier einen praktischen Artikel zusammengestellt.
1. Aufgaben für Ihre Steuerberatung:
Abmeldung der Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen
Ihre Steuerberatung hat Ihre Mitarbeiter:innen mithilfe eines Lohnabrechnungsprogramms abgerechnet. Solche Programme senden bestimmte Meldungen an Ämter und Behörden, einschließlich der Krankenkasse.
Damit Lexware Office zukünftig diese Meldungen automatisch für Sie versenden kann, müssen alle Mitarbeiter:innen von Ihrer Steuerberatung mit dem Grund 36 abgemeldet werden. Nur auf diese Weise werden die Krankenkassen darüber informiert, dass Sie Ihr Lohnprogramm wechseln und die Mitarbeiter:innen in Kürze erneut anmelden werden.
Sobald Sie Ihre erste Lohnabrechnung mit Lexware Office erstellt haben, kümmert sich Lexware Office automatisch um die erneute Anmeldung all Ihrer Mitarbeiter:innen.
🥳 Sie müssen sich um nichts kümmern!
2. Folgende Dokumente benötigen Sie von Ihrer Steuerberatung
2.1 Lohnkonto bzw. Lohnjournal
Je nach verwendetem Programm gibt es das Lohnkonto oder das Lohnjournal. Diese Dokumente enthalten alle Lohn- und Gehaltszahlungen, sowie alle Bezüge und Abzüge, die jemals für Ihre Mitarbeiter:innen geleistet wurden.
Tipp: Lassen Sie sich eines dieser Dokumente für alle Mitarbeiter:innen von Ihrer Steuerberatung aushändigen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden.
Sie benötigen es anschließend für die Erfassung der Vortragswerte.
2.2 Übersicht der angefallenen Lohnsteuer
Lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung eine Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für das aktuelle Jahr geben.
Diese benötigen Sie eventuell für die Abführung der Lohnsteuer.
3. Aufgaben vor der ersten Lohnabrechnung für Sie:
3.1 Überprüfung bereits erstellter Lohnabrechnungen
Stellen Sie sicher, dass alle bereits erstellten Abrechnungen vollständig und korrekt sind. Wenn noch Änderungen oder Korrekturen an bereits erstellten Abrechnungen notwendig sein sollten, veranlassen Sie diese bei Ihrer Steuerberatung.
Bitte beachten Sie: Abrechnungen, die vor dem Wechsel zu Lexware Office – zum Beispiel von Ihrer Steuerberatung oder über eine andere Software – erstellt wurden, können nicht von Lexware Office korrigiert werden. Lexware Office kann nur Abrechnungen korrigieren, die auch innerhalb von Lexware Office erstellt wurden.
3.2 Erfassung der Vortragswerte
Damit Lexware Office Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Einmalzahlungen und die UV-Jahresmeldung korrekt für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen berechnen kann, müssen relevante Informationen aus Ihren bereits erstellten Lohnabrechnungen erfasst werden. Diese Informationen werden als Vortragswerte bezeichnet.
Die benötigten Informationen für die Vortragswerte finden Sie im Lohnkonto oder im Lohnjournal, welche Sie von Ihrer Steuerberatung erhalten haben.
Eine entsprechende Anleitung zur Erfassung der Vortragswerte finden Sie hier:
3.3 Abführung der Lohnsteuer
👉 Sie melden die Lohnsteuer monatlich?
✨ Perfekt, Sie müssen nichts weiter tun – Lexware Office kümmert sich automatisch um die korrekte Abführung der Lohnsteuer!
👉 Sie melden die Lohnsteuer quartalsweise?
Ihre erste Abrechnung mit Lexware Office fällt auf einen Quartalsbeginn (Januar, April, Juli oder Oktober)?
✨ Perfekt, Sie müssen nichts weiter tun – Lexware Office kümmert sich automatisch um die korrekte Abführung der Lohnsteuer!
👉 Sie melden die Lohnsteuer jährlich?
Die erste Abrechnung mit Lexware Office ist der Januar?
✨ Perfekt, Sie müssen nichts weiter tun – Lexware Office kümmert sich automatisch um die korrekte Abführung der Lohnsteuer!!
👉 In allen anderen Fällen:
Lexware Office kann nur Lohnabrechnungen in die Lohnsteueranmeldung einbeziehen, die in Lexware Office erstellt wurden. Daher sollten Sie von Ihrer Steuerberatung die lohnsteuerrelevanten Werte erhalten und diese anschließend mit dem Dokument "Lohnsteueranmeldung" von Lexware Office im Dokumentenbereich zusammenführen. Senden Sie dann die kumulierten Werte über ELSTER an das Finanzamt.
3.4 Kündigung der Lohnabrechnung bei Ihrer bisherigen Steuerberatung.
Sobald Sie alle erforderlichen Schritte erledigt haben, müssen Sie Ihrer Steuerberatung noch mitteilen, dass Sie ab sofort selbst die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter erstellen. Diesen Posten können Sie also kündigen.