Üblicherweise erhalten Sie vom Mitarbeiter die Steuerliche Identifikationsnummer (kurz: Steuer-ID oder IdNr) über den Personalfragebogen, welchen Sie bei Neueinstellungen aushändigen. 

Wo finden Mitarbeiter die Steuer-ID?

Gelegentlich bleibt das Feld im Fragebogen leer, weil Ihr Mitarbeiter sie nicht gefunden hat. Normalerweise müsste ihm diese vorliegen:

  • auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung bzw. der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung (vorheriger Arbeitgeber) oder
  • auf dem letzten Einkommensteuerbescheid

Keine ID gefunden - was jetzt?

Falls ein Mitarbeiter angibt, dass ihm keines der genannten Dokumente vorliegt, kann er die Steuer-ID bei seinem Finanzamt oder der Meldebehörde vor Ort erfragen. Wissen Sie nicht, welches Finanzamt für Sie zuständig ist, nutzen Sie die Finanzamts-Suche beim Bundeszentralamt für Steuern.

Sie können außerdem den Mitarbeiter bitten, sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die SteuerID online erneut bestätigen zu lassen. Oder Sie veranlassen das dort selbst - mit Einverständnis des Mitarbeiters. Alles was Sie dafür brauchen, sind folgende Daten:

  • Vorname und Name,
  • Geburtsdatum,
  • Geburtsort und
  • die Melde-Adresse (Hauptwohnsitz, an welcher der Mitarbeiter dauerhaft gemeldet ist)

Die Steuer-ID wird dem Mitarbeiter dann üblicherweise innerhalb von drei Tagen per Brief an die Melde-Adresse zugestellt, sodass er Sie Ihnen dann weitergeben kann. Nur selten sind Rückfragen durch das BZSt erforderlich - dann geht es leider länger. 

Kann es sein, dass ein Mitarbeiter (noch) keine Steuer-ID hat?

Das sollte die absolute Ausnahme sein. Denn sie wird für Personen mit Hauptwohnsitz in Deutschland ab Geburt oder Zuzug vergeben. 

So wird zum Beispiel auch bei Geflüchteten Menschen / Flüchtlingen die Steuer-ID schon bei der Einreise angestoßen durch die zuständige Meldebehörde des Unterbringungsorts. Das örtlich zuständige Finanzamt sollte normalerweise weiterhelfen können.

  

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