Üblicherweise erhalten Sie vom Mitarbeiter die Steuerliche Identifikationsnummer (kurz: Steuer-ID oder IdNr) über den Personalfragebogen, welchen Sie bei Neueinstellungen aushändigen.
Wo finden Mitarbeiter die Steuer-ID?
Gelegentlich bleibt das Feld im Fragebogen leer, weil Ihr Mitarbeiter sie nicht gefunden hat. Normalerweise müsste ihm diese vorliegen:
auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung bzw. der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung (vorheriger Arbeitgeber) oder
auf dem letzten Einkommensteuerbescheid.
Keine ID gefunden - was jetzt?
Falls ein Mitarbeiter angibt, dass ihm keines der genannten Dokumente vorliegt, kann er die Steuer-ID bei seinem Finanzamt oder der Meldebehörde vor Ort erfragen. Wissen Sie nicht, welches Finanzamt für Sie zuständig ist, nutzen Sie die Finanzamts-Suche beim Bundeszentralamt für Steuern.
Sie können außerdem den Mitarbeiter bitten, sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die SteuerID online erneut bestätigen zu lassen. Oder Sie veranlassen das dort selbst - mit Einverständnis des Mitarbeiters. Alles was Sie dafür brauchen, sind folgende Daten:
Vorname und Name,
Geburtsdatum,
Geburtsort und
die Melde-Adresse (Hauptwohnsitz, an welcher der Mitarbeiter dauerhaft gemeldet ist)
Die Steuer-ID wird dem Mitarbeiter dann üblicherweise innerhalb von drei Tagen per Brief an die Melde-Adresse zugestellt, sodass er Sie Ihnen dann weitergeben kann. Nur selten sind Rückfragen durch das BZSt erforderlich - dann geht es leider länger.
Kann es sein, dass ein Mitarbeiter (noch) keine Steuer-ID hat?
Das sollte die absolute Ausnahme sein. Denn sie wird für Personen mit Hauptwohnsitz in Deutschland ab Geburt oder Zuzug vergeben.
So wird zum Beispiel auch bei Geflüchteten Menschen / Flüchtlingen die Steuer-ID schon bei der Einreise angestoßen durch die zuständige Meldebehörde des Unterbringungsorts. Das örtlich zuständige Finanzamt sollte normalerweise weiterhelfen können.