Üblicherweise erhalten Sie vom Mitarbeiter die Steuerliche Identifikationsnummer (kurz: Steuer-ID oder IdNr) über den Personalfragebogen, welchen Sie bei Neueinstellungen aushändigen. 

Gelegentlich bleibt das Feld im Fragebogen leer, weil Ihr Mitarbeiter sie nicht gefunden hat. Normalerweise müsste ihm diese vorliegen:

Falls ein Mitarbeiter angibt, dass ihm keines der genannten Dokumente vorliegt, kann er die Steuer-ID bei seinem Finanzamt oder der Meldebehörde vor Ort erfragen. Wissen Sie nicht, welches Finanzamt für Sie zuständig ist, nutzen Sie die Finanzamts-Suche beim Bundeszentralamt für Steuern.

Sie können außerdem den Mitarbeiter bitten, sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die SteuerID online erneut bestätigen zu lassen. Oder Sie veranlassen das dort selbst - mit Einverständnis des Mitarbeiters. Alles was Sie dafür brauchen, sind folgende Daten:

Die Steuer-ID wird dem Mitarbeiter dann üblicherweise innerhalb von drei Tagen per Brief an die Melde-Adresse zugestellt, sodass er Sie Ihnen dann weitergeben kann. Nur selten sind Rückfragen durch das BZSt erforderlich - dann geht es leider länger. 

Das sollte die absolute Ausnahme sein. Denn sie wird für Personen mit Hauptwohnsitz in Deutschland ab Geburt oder Zuzug vergeben. 

So wird zum Beispiel auch bei Geflüchteten Menschen / Flüchtlingen die Steuer-ID schon bei der Einreise angestoßen durch die zuständige Meldebehörde des Unterbringungsorts. Das örtlich zuständige Finanzamt sollte normalerweise weiterhelfen können.