1. Einleitung
Mitarbeitende sind das Herzstück eines Unternehmens. In diesem Artikel erfahren Sie welche Daten Sie benötigen um Mitarbeiter:innen anzulegen und letztendlich auch abrechnen zu können. Lesen Sie gerne auch, wie Sie mit Rückkehrern umgehen oder was Sie tun müssen wenn Sie einmal vergessen haben, einen Eintritt rechtzeitig einzutragen. Für alles hat Lexware Office eine Lösung. 🎉
2. Wie lege ich meine Mitarbeiter:innen an?
Öffnen Sie die Mitarbeiteransicht und nutzen Sie den
Button "+Mitarbeiter anlegen"
Anschließend erhalten Sie alle Mitarbeitertypen, die in Lexware Office abgerechnet werden können, als Übersicht.
Wählen Sie den passenden Mitarbeitertyp aus. 👌
Falls Sie unsicher sind, können Sie unsere Entscheidungshilfe nutzen (siehe Bild links unten).
Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl mit einem Klick auf "Mit Auswahl weiter". Es öffnet sich daraufhin das Mitarbeiterprofil, in welches Sie nun alle relevanten Daten eintragen müssen. Diese haben Sie bestenfalls mit einem Personalfragebogen bereits abgefragt.
3. Mitarbeiter:in rückwirkend hinzufügen
In Ausnahmefällen kann es passieren, dass ein:e Mitarbeiter:in nachträglich zu einer abgeschlossenen Lohnabrechnung hinzugefügt werden muss (rückwirkender Eintritt).
Aufgrund der Auswirkungen auf das Meldewesen ist diese Korrektur relativ aufwendig. Daher unterstützt Sie unser Kunden-Support bei der Umsetzung.
So funktioniert's 👍
Bitte legen Sie die Mitarbeiterin, bzw. den Mitarbeiter im aktuellen Monat komplett an. Übernehmen Sie den Lexware Office-Vorschlag für den Eintrittstermin.
Wenden Sie sich bitte an uns und nennen Sie uns den gewünschten Eintrittstermin über unseren Chat.
Bei Mitarbeiter:innen, die nach Stunden bezahlt werden, müssen wir die Arbeitsstunden nachtragen. Bitte teilen Sie uns die Stunden je zurückliegenden Monat mit.
❗ Wichtig: Bitte rechnen Sie keinesfalls mit einem falschen Eintrittsdatum ab. Warten Sie mit der Abrechnung, bis das Eintrittsdatum von unserem Support verschoben wurde.
Andernfalls kann auch unser Support den Eintritt nicht mehr ändern.
Gut zu wissen ✅
Die elektronischen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt werden mit der nächsten Lohnabrechnung erstellt und verschickt.
Da die Verrechnung der Entgelte ebenfalls erst mit der nächsten Lohnabrechnung erfolgt, sollten Sie über einen Gehaltsvorschuss nachdenken.
Rückwirkende Eintritte sollten sich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben halten. Für mehr Informationen wenden Sie sich an die betroffene Krankenkasse.
4. Personengruppen- & Beitragsgruppenschlüssel
a) Personengruppenschlüssel
Der Personengruppenschlüssel kennzeichnet im Meldeverfahren nach der DEÜV Besonderheiten von Personengruppen unabhängig vom Tätigkeitsschlüssel. Der dreistellige Personengruppenschlüssel macht eine genauere Berufsbildzuordnung des Versicherten möglich. Folgendes kann mit dem Personengruppenschlüssel dokumentiert werden:
Besonderheiten der Beschäftigung
Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe
Informationen über die Art der Beschäftigung
Beispielsweise haben Auszubildende, Praktikanten, geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte eigene Personengruppenschlüssel.
Schlüsselzahl | "Beschäftig als" in Lexware Office |
101 | Angestellter |
102 | Auszubildender |
105 | Praktikant |
106 | Werkstudent |
109 | Minijobber
hier gibt es zwei Möglichkeiten der Anlage
|
110 | Kurzfristig Beschäftigter |
119 | Beschäftigter Rentner |
120 | Rentner mit Teilrente |
121 | Auszubildender |
190 | Praktikant setzen Sie den Haken für Zwischenpraktikum |
b) Beitragsgruppenschlüssel
Auf allen Meldungen zur Sozialversicherung ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Dieser wird automatisch über die Auswahl "Beschäftigt als" von Lexware Office vergeben.
Dabei wird für jeden Beschäftigten in der Reihenfolge
Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils zutreffende Ziffer angegeben.
Wenn keine Beitragspflicht vorliegt, wird dies mit der Ziffer 0 ausgewiesen.
Diese Angabe nennt man Beitragsgruppenschlüssel (oder SV-Schlüssel).
Anhand dieses Beitragsgruppenschlüssels werden die Beiträge zur Sozialversicherung berechnet und zugeordnet.
Die Beitragsgruppen werden auch bei der Erstellung des Beitragsnachweises verwendet.
5. Was tun wenn die Mitarbeitenden keine Steuer-ID vorlegen?
❗️Bemühen Sie sich möglichst frühzeitig darum, vom Mitarbeiter die Steuer-ID zu erhalten. Ohne diese können Sie nicht abrechnen.
Wo finden Mitarbeiter die Steuer-ID?
Der Mitarbeitende kann die Steuer-ID beispielsweise auf folgenden Dokumenten finden:
auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung bzw. der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung (vorheriger Arbeitgeber)
auf dem letzten Einkommensteuerbescheid.
Keine Steuer-ID gefunden - was jetzt?
Falls ein(e) Mitarbeiter:in angibt, dass keines der genannten Dokumente vorliegt, kann die Steuer-ID beim Finanzamt oder der Meldebehörde vor Ort erfragt werden.
Sie können außerdem Mitarbeiter:innen bitten sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die SteuerID online erneut bestätigen zu lassen. Oder Sie veranlassen das dort selbst - mit Einverständnis der Mitarbeiter:innen.
6. Wie gehe ich vor wenn ehemalige Mitarbeitende wieder einsteigen?
Sehr erfreulich, wenn sich Mitarbeiter:innen dafür entscheiden, zu Ihnen zurückzukehren. Aber wie handhaben Sie das in Lexware Office Lohn & Gehalt?
❗ Folgt das Datum des Wiedereintritts unmittelbar auf das Datum des Austritts z.B. Austritt 31.10.2022 und Wiedereintritt 01.11.2022, liegt vermutlich lediglich ein Personengruppenwechsel vor. Hier erfahren Sie, wie Sie damit umgehen.
Ihre ausgeschiedenen Beschäftigten finden Sie im Menü "Mitarbeiter" unter "Ehemalige Mitarbeiter".
Wählen Sie das entsprechende Mitarbeiterprofil aus. Wählen Sie "Wieder eintreten lassen" aus.
Jetzt geben Sie an, ab wann der oder die Rückkehrer:in wieder bei Ihnen startet.
Besonders komfortabel: Sie brauchen nun nur noch überprüfen, ob sich etwas verändert hat gegenüber der Vorbeschäftigung. Nur diese Daten brauchen Sie zu ändern - alles andere kann unverändert bleiben. Praktisch, oder?
Und dann brauchen Sie nur noch unten rechts zu speichern.
7. Wichtige Informationen - Arbeitshilfen
Beschäftigungsart
Die Art der Beschäftigung bestimmt, wie Lexware Office die Lohnsteuer und die SV-Beiträge berechnen muss.
Hinweis: Seit einigen Jahren ist es Standard, dass Minijobber auch Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Die meisten Minijobber lassen sich von dieser Pflicht befreien und erhalten ihren Stundenlohn quasi "netto wie brutto", also rentenversicherungsfrei.
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet einen entsprechenden schriftlichen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zu archivieren. Eine Vorlage dazu gibt es hier.
Lohnsteuer, Lohnsteuermerkmale
Bei Minijobbern ist es zulässig, die Lohnsteuer nach einem vereinfachten Prinzip mit der sogenannten Pauschsteuer zu berechnen.
Für alle anderen Mitarbeitenden steht diese Option nicht zur Wahl.
Hier wird die Lohnsteuer nach einer individuellen Steuerklasse berechnet.
Die Lohnsteuermerkmale, wie die Steuerklasse oder den Kinderfreibetrag können Sie dem letzten Lohnschein entnehmen. Lexware Office gleicht Ihre Angaben mit der Finanzverwaltung ab und aktualisiert sie zukünftig automatisch (z.B. bei neuen Steuerfreibeträgen oder geänderten Kinderfreibeträgen).
Sozialversicherung
Krankenkasse
Minijobbern wird automatisch die Bundesknappschaft (auch als Minijob-Zentrale bekannt) als Krankenkasse zugeteilt.
Für alle anderen Mitarbeiterarten steht jede gesetzliche Krankenkasse zur Auswahl.
Bei privat versicherten Mitarbeitenden stellen Sie bitte auf privat versichert ein und tragen die letzte gesetzliche Krankenkasse ein, bei welcher der Angestellte gesetzlich versichert war, damit die Rentenversicherungsbeiträge abgeführt werden können.
Für die Lohnabrechnung ist die Versicherungsnummer (auch SV-Nummer oder Rentenversicherungsnummer / RV-Nummer genannt) des Mitarbeitenden notwendig. Wo sie zu finden ist, zeigt ein Video der Deutschen Rentenversicherung.
Bei neuen Mitarbeiter:innen sollte die Versicherungsnummer über den Personalfragebogen mit abgefragt werden. Nimmt ein Mitarbeiter das erste mal im Berufsleben eine Beschäftigung auf (zum Beispiel Auszubildende), wird die SV-Nummer mit der ersten Abrechnung automatisch beantragt und dem Mitarbeitenden schriftlich zugestellt. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei 'Unbekannt' und tragen Sie zusätzlich Geburtsort, Geburtsname und Geburtsland des Mitarbeiters ein.
Andernfalls kann diese bei der Rentenversicherung durch den Mitarbeitenden erfragt werden.
Kinderlose müssen einen erhöhten Beitrag zur Pflegeversicherung bezahlen. Die sogenannte Elterneigenschaft steuern Sie im Feld "Der Mitarbeiter hat Kinder".
Mitarbeitende ist Ehe-/Lebenspartner, Kind, Enkel oder Urenkel des Arbeitgebers
Wenn Mitarbeitende Angehörige des Arbeitgebers sind, kann sich das auf die Sozialversicherung auswirken. Mit einem Häkchen hier wird dieses automatisch mit der ersten Abrechnung von der deutschen Rente überprüft.
Der Mitarbeitende hat weitere Beschäftigungsverhältnisse (Mehrfachbeschäftigung)
Sofern Ihre Mitarbeitende zeitgleich einer Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung nachgeht, erfassen Sie dieses hier. Die Entgelte aus den Beschäftigungen wirken sich u.U. auf die Versicherungspflicht und die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge aus.
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