Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Wie lege ich meine Mitarbeiter:innen an?

3. Wie kann ich Mitarbeitende rückwirkend hinzufügen?

4. Personengruppen- & Beitragsgruppenschlüssel

5. Was tun wenn die Mitarbeitenden keine Steuer-ID vorlegen?

6. Wie gehe ich vor wenn ehemalige Mitarbeitende wieder einsteigen?

7. Wichtige Informationen - Arbeitshilfen


1. Einleitung

Mitarbeitende sind das Herzstück eines Unternehmens. In diesem Artikel erfahren Sie welche Daten Sie benötigen um Mitarbeiter:innen anzulegen und letztendlich auch abrechnen zu können. Lesen Sie gerne auch wie Sie mit Rückkehrern umgehen oder was Sie tun müssen wenn Sie die Anlage im Vormonat vergessen haben. Für alles hat lexoffice eine Lösung. 🎉

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2. Wie lege ich meine Mitarbeiter:innen an?

  1. öffnen Sie die Mitarbeiteransicht und nutzen Sie den

  2. Button "+Mitarbeiter anlegen"

Anschließend erhalten Sie alle Mitarbeitertypen, die unterstützt werden als Übersicht.

Wählen Sie den passenden Mitarbeitertyp aus. 👌

Falls Sie unsicher sind, können Sie unsere Entscheidungshilfe nutzen (siehe Bild links unten).

Wenn Sie anschließend Ihre Auswahl mit einem Klick auf "Mit Auswahl weiter" bestätigen, öffnet sich die Mitarbeiteransicht.

Wenn Sie den passenden Mitarbeitertyp angeklickt haben, klicken Sie auf "Mit Auswahl weiter" um in die Mitarbeiteransicht zu gelangen. Dort müssen Sie nun alle relevanten Daten eintragen. Diese haben Sie bestenfalls mit einem Personalfragebogen bereits abgefragt.

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3. Mitarbeiter:in rückwirkend hinzufügen

In Ausnahmefällen kann es passieren, dass ein:e Mitarbeiter:in nachträglich zu einer abgeschlossenen Lohnabrechnung hinzugefügt werden muss (rückwirkender Eintritt).

Aufgrund der Auswirkungen auf das Meldewesen ist diese Korrektur relativ aufwendig. Daher unterstützt Sie unser Kunden-Support bei der Umsetzung.

So funktioniert's 👍

  1. Bitte legen Sie die Mitarbeiterin, bzw. den Mitarbeiter im aktuellen Monat komplett an. Übernehmen Sie den lexoffice-Vorschlag für den Eintrittstermin.

  2. Wenden Sie sich bitte an uns und nennen Sie uns den gewünschten Eintrittstermin über unseren Chat.

  3. Bei Mitarbeiter:innen, die nach Stunden bezahlt werden, müssen wir die Arbeitsstunden nachtragen. Bitte teilen Sie uns die Stunden je zurückliegenden Monat mit.

Gut zu wissen ✅

  1. Die elektronischen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt werden mit der nächsten Lohnabrechnung erstellt und verschickt.

  2. Da die Verrechnung der Entgelte ebenfalls erst mit der nächsten Lohnabrechnung erfolgt, sollten Sie über einen Gehaltsvorschuss nachdenken.

  3. Rückwirkende Eintritte sind bis zum Anfang des aktuellen Jahres möglich.

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4. Personengruppen- & Beitragsgruppenschlüssel

a) Personengruppenschlüssel

Der Personengruppenschlüssel kennzeichnet im Meldeverfahren nach der DEÜV Besonderheiten von Personengruppen unabhängig vom Tätigkeitsschlüssel. Der dreistellige Personengruppenschlüssel macht eine genauere Berufsbildzuordnung des Versicherten möglich. Folgendes kann mit dem Personengruppenschlüssel dokumentiert werden:

  • Besonderheiten der Beschäftigung

  • Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe

  • Informationen über die Art der Beschäftigung

Beispielsweise haben Auszubildende, Praktikanten, geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte eigene Personengruppenschlüssel.

Schlüsselzahl

"Beschäftig als" in lexoffice

101

Angestellter

102

Auszubildender

105

Praktikant

106

Werkstudent

109

Minijobber

hier gibt es zwei Möglichkeiten der Anlage

  1. "Standard"

  2. "Rentenversicherungsfrei" darf ausschließlich hinterlegt werden, wenn Ihr Mitarbeiter dies schriftlich bei ihnen eingereicht hat.

110

Kurzfristig Beschäftigter

119

Beschäftigter Rentner

120

Rentner mit Teilrente

121

Auszubildender

190

Praktikant setzen Sie den Haken für Zwischenpraktikum

b) Beitragsgruppenschlüssel

Auf allen Meldungen zur Sozialversicherung ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Dieser wird automatisch über die Auswahl "Beschäftigt als" von lexoffice vergeben.

Dabei wird für jeden Beschäftigten in der Reihenfolge

Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils zutreffende Ziffer angegeben.

Wenn keine Beitragspflicht vorliegt, wird dies mit der Ziffer 0 ausgewiesen.

Diese Angabe nennt man Beitragsgruppenschlüssel (oder SV-Schlüssel).

Beitragsgruppenschlüssel - Schlüsselzahlen für die Beitragsgruppen in den Meldungen nach der DEÜV

Anhand dieses Beitragsgruppenschlüssels werden die Beiträge zur Sozialversicherung berechnet und zugeordnet.

Die Beitragsgruppen werden auch bei der Erstellung des Beitragsnachweises verwendet.

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5. Was tun wenn die Mitarbeitenden keine Steuer-ID vorlegen?

❗️Bemühen Sie sich möglichst frühzeitig darum, vom Mitarbeiter die Steuer-ID zu bekommen. Ohne diese können Sie nicht abrechnen.

Üblicherweise erhalten Sie vom Mitarbeitenden die Steuerliche Identifikationsnummer (kurz: Steuer-ID oder IdNr) über den Personalfragebogen, welchen Sie bei Neueinstellungen aushändigen.

Wo finden Mitarbeiter die Steuer-ID?

Manchmal bleibt das Feld im Fragebogen leer, weil Ihr Mitarbeiter sie nicht gefunden hat. Normalerweise müsste ihm diese vorliegen:

  • auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung bzw. der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung (vorheriger Arbeitgeber) oder

  • auf dem letzten Einkommensteuerbescheid.

Keine ID gefunden - was jetzt?

Falls eine Mitarbeitende angibt, dass ihm keines der genannten Dokumente vorliegt, kann sie die Steuer-ID beim Finanzamt oder der Meldebehörde vor Ort erfragen. Wissen Sie nicht, welches Finanzamt für Sie zuständig ist, nutzen Sie die Finanzamtssuche beim Bundeszentralamt für Steuern.

Sie können außerdem die Mitarbeitende bitten sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die SteuerID online erneut bestätigen zu lassen. Oder Sie veranlassen das dort selbst - mit Einverständnis des Mitarbeiters. Alles was Sie dafür brauchen, sind folgende Daten:

  • Vorname und Name,

  • Geburtsdatum,

  • Geburtsort und

  • die Melde-Adresse (Hauptwohnsitz, an welcher der Mitarbeiter dauerhaft gemeldet ist)

Die Steuer-ID wird dem Mitarbeiter dann üblicherweise innerhalb von drei Tagen per Brief an die Melde-Adresse zugestellt, sodass er Sie Ihnen dann weitergeben kann. Nur selten sind Rückfragen durch das BZSt erforderlich - dann geht es leider länger.

Kann es sein, dass ein Mitarbeiter (noch) keine Steuer-ID hat?

Das sollte die absolute Ausnahme sein. Denn sie wird für Personen mit Hauptwohnsitz in Deutschland ab Geburt oder Zuzug vergeben.

So wird zum Beispiel auch bei Geflüchteten Menschen / Flüchtlingen die Steuer-ID schon bei der Einreise angestoßen durch die zuständige Meldebehörde des Unterbringungsorts. Das örtlich zuständige Finanzamt sollte normalerweise weiterhelfen können.

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6. Wie gehe ich vor wenn ehemalige Mitarbeitende wieder einsteigen?

Sehr erfreulich, wenn sich Mitarbeiter:innen dafür entscheiden, wieder bei Ihnen anzufangen. Aber wie handhaben Sie das in lexoffice Lohn & Gehalt?

Ihre ausgeschiedenen Beschäftigten finden Sie im Menü Mitarbeiter (1) unter Ehemalige Mitarbeiter (2).

Klicken Sie erst auf die drei Punkte rechts neben der betreffenden Mitarbeiter:in (3) und dann auf "Wieder eintreten lassen".

Alternativ können Sie Mitarbeiter:innen direkt anklicken (4). Dann bietet lexoffice ebenfalls einen Wiedereintritt an.

Jetzt geben Sie an, ab wann der oder die Rückkehrer:in wieder bei Ihnen startet.

Besonders komfortabel: Sie brauchen nun nur noch überprüfen, ob sich etwas verändert hat gegenüber der Vorbeschäftigung. Nur diese Daten brauchen Sie zu ändern - alles andere kann unverändert bleiben. Praktisch, oder?

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7. Wichtige Informationen - Arbeitshilfen

Beschäftigungsart

Die Art der Beschäftigung bestimmt, wie lexoffice die Lohnsteuer und die SV-Beiträge berechnen muss.

Hinweis: Seit einigen Jahren ist es Standard, dass Minijobber auch Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Die meisten Minijobber lassen sich von dieser Pflicht befreien und erhalten ihren Stundenlohn quasi "netto wie brutto", also rentenversicherungsfrei.
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet einen entsprechenden schriftlichen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zu archivieren. Eine Vorlage dazu gibt es hier.

Lohnsteuer, Lohnsteuermerkmale

Bei Minijobbern ist es zulässig, die Lohnsteuer nach einem vereinfachten Prinzip mit der sogenannten Pauschsteuer zu berechnen.

Für alle anderen Mitarbeitenden steht diese Option nicht zur Wahl.
Hier wird die Lohnsteuer nach einer individuellen Steuerklasse berechnet.

Die Lohnsteuermerkmale, wie die Steuerklasse oder den Kinderfreibetrag können Sie dem letzten Lohnschein entnehmen. lexoffice gleicht Ihre Angaben mit der Finanzverwaltung ab und aktualisiert sie zukünftig automatisch (z.B. bei neuen Steuerfreibeträgen oder geänderten Kinderfreibeträgen).

Sozialversicherung

Krankenkasse

Minijobbern wird automatisch die Bundesknappschaft (auch als Minijob-Zentrale bekannt) als Krankenkasse zugeteilt.

Für alle anderen Mitarbeiterarten steht jede gesetzliche Krankenkasse zur Auswahl.

Hinweis: Bei der erstmaligen Auswahl einer Krankenkasse übernimmt lexoffice automatisch den Umlage-Tarif, den Sie in den Firmendaten festgelegt haben.

Versicherungsnummer

Für die Lohnabrechnung ist die Versicherungsnummer (auch SV-Nummer oder Rentenversicherungsnummer / RV-Nummer genannt) des Mitarbeitenden notwendig. Wo sie zu finden ist zeigt ein Video der Deutschen Rentenversicherung.

Bei neuen Mitarbeiter:innen sollte die Versicherungsnummer über den Personalfragebogen mit abgefragt werden. Nimmt ein Mitarbeiter das erste mal im im Berufsleben eine Beschäftigung auf (zum Beispiel Auszubildende), wird die SV-Nummer mit der ersten Abrechnung automatisch beantragt und dem Mitarbeitenden schriftlich zugestellt. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei 'Unbekannt' und tragen Sie zusätzlich Geburtsort und Geburtsname des Mitarbeiters ein.
Andernfalls kann diese bei der Rentenversicherung durch den Mitarbeitenden erfragt werden.

Kinderlose müssen einen erhöhten Beitrag zur Pflegeversicherung bezahlen. Die sogenannte Elterneigenschaft steuern Sie im Feld "Der Mitarbeiter hat Kinder".

Mitarbeiter ist Ehe-/Lebenspartner, Kind, Enkel oder Urenkel des Arbeitgebers

Wenn Mitarbeiter Angehörige des Unternehmers sind, kann sich das auf die Sozialversicherung auswirken. Mit einem Häkchen hier wird dieses automatisch mit der ersten Abrechnung von der deutschen Rente überprüft.

Der Mitarbeiter hat weitere Beschäftigungsverhältnisse (Mehrfachbeschäftigung)

Sofern Ihre Mitarbeitende zeitgleich einer Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung nachgeht, erfassen Sie dieses hier. Die Einnahmen aus den Beschäftigungen wirken sich u.U. auf die Versicherungspflicht und die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge aus.

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Stichwörter: Ex-Mitarbeiter, Wiederkehrer, Mitarbeiter anlegen, rückwirkend Mitarbeiter, keine Steuer-ID, Steuer ID, ehemalige Mitarbeiter, Anlage, Profil, Beschäftigungsart, Wiedereintritt,

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