Mir fehlt die Steuer-ID des Mitarbeitenden: Was tun?

Bemühen Sie sich möglichst frühzeitig darum, vom Mitarbeiter die Steuer-ID zu bekommen. Ohne diese können Sie nicht abrechnen.

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Verfasst von Manuela
Vor über einer Woche aktualisiert

Inhaltsverzeichnis


1. Einleitung

Üblicherweise erhalten Sie die steuerliche Identifikationsnummer (kurz: Steuer-ID oder IdNr) eines Mitarbeiters/ einer Mitarbeiterin über den Personalfragebogen, welchen Sie bei Neueinstellungen aushändigen.


2. Wo finden Mitarbeitende die Steuer-ID?

Gelegentlich bleibt das Feld im Fragebogen leer, weil Mitarbeiter:innen die Steuer*-ID nicht gefunden haben. Sie können Mitarbeitenden folgenden Suchhinweis geben, um an diese Angabe zu gelangen:

  • auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung bzw. der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung (vorheriger Arbeitgeber) oder

  • auf dem letzten Einkommensteuerbescheid.


3. Keine ID gefunden - was jetzt?

Falls Mitarbeiter:innen angeben, dass keines der genannten Dokumente vorliegt, kann die Steuer-ID beim Finanzamt oder der Meldebehörde vor Ort erfragt werden.

Wissen Sie nicht, welches Finanzamt für Sie als Arbeitgeber:in zuständig ist, nutzen Sie die Finanzamts-Suche beim Bundeszentralamt für Steuern.

Sie können außerdem den Mitarbeiter:innen bitten, sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die SteuerID online zukommen zu lassen. Oder Sie veranlassen das dort selbst - natürlich mit dem Einverständnis.

Alles, was Sie dafür brauchen, sind folgende Daten:

  • Vorname und Name

  • Geburtsdatum

  • Geburtsort

  • die Melde-Adresse (Hauptwohnsitz, an welcher der Mitarbeitende dauerhaft gemeldet ist)

Die Steuer-ID wird Mitarbeiter:innen dann üblicherweise innerhalb von drei Tagen per Brief an die Melde-Adresse zugestellt, sodass er Ihnen das Schreiben mit den benötigten Angaben weitergeben kann. Nur selten sind Rückfragen durch das BZSt erforderlich - dann geht es leider länger.


4. Kann es sein, dass ein:e Mitarbeiter:inn (noch) keine Steuer-ID hat?

Das sollte die absolute Ausnahme sein. Denn sie wird für Personen mit Hauptwohnsitz in Deutschland ab Geburt oder Zuzug vergeben.

So wird zum Beispiel auch bei Geflüchteten Menschen / Flüchtlingen die Steuer-ID durch die zuständige Meldebehörde des Unterbringungsorts schon bei der Einreise angestoßen. Das örtlich zuständige Finanzamt sollte normalerweise weiterhelfen können.


  

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