Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Üblicherweise erhalten Sie die steuerliche Identifikationsnummer (kurz: Steuer-ID oder IdNr) eines Mitarbeiters/ einer Mitarbeiterin über den Personalfragebogen, welchen Sie bei Neueinstellungen aushändigen.
2. Wo finden Mitarbeitende die Steuer-ID?
Gelegentlich bleibt das Feld im Fragebogen leer, weil Mitarbeiter:innen die Steuer*-ID nicht gefunden haben. Sie können Mitarbeitenden folgenden Suchhinweis geben, um an diese Angabe zu gelangen:
auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung bzw. der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung (vorheriger Arbeitgeber) oder
auf dem letzten Einkommensteuerbescheid.
3. Keine ID gefunden - was jetzt?
Falls Mitarbeiter:innen angeben, dass keines der genannten Dokumente vorliegt, kann die Steuer-ID beim Finanzamt oder der Meldebehörde vor Ort erfragt werden.
Wissen Sie nicht, welches Finanzamt für Sie als Arbeitgeber:in zuständig ist, nutzen Sie die Finanzamts-Suche beim Bundeszentralamt für Steuern.
Sie können außerdem den Mitarbeiter:innen bitten, sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die SteuerID online zukommen zu lassen. Oder Sie veranlassen das dort selbst - natürlich mit dem Einverständnis.
Alles, was Sie dafür brauchen, sind folgende Daten:
Vorname und Name
Geburtsdatum
Geburtsort
die Melde-Adresse (Hauptwohnsitz, an welcher der Mitarbeitende dauerhaft gemeldet ist)
Die Steuer-ID wird Mitarbeiter:innen dann üblicherweise innerhalb von drei Tagen per Brief an die Melde-Adresse zugestellt, sodass er Ihnen das Schreiben mit den benötigten Angaben weitergeben kann. Nur selten sind Rückfragen durch das BZSt erforderlich - dann geht es leider länger.
4. Kann es sein, dass ein:e Mitarbeiter:inn (noch) keine Steuer-ID hat?
Das sollte die absolute Ausnahme sein. Denn sie wird für Personen mit Hauptwohnsitz in Deutschland ab Geburt oder Zuzug vergeben.
So wird zum Beispiel auch bei Geflüchteten Menschen / Flüchtlingen die Steuer-ID durch die zuständige Meldebehörde des Unterbringungsorts schon bei der Einreise angestoßen. Das örtlich zuständige Finanzamt sollte normalerweise weiterhelfen können.