In Deutschland gibt es keine gesetzliche  Festlegung, über welchen Zahlungsweg Löhne und Gehälter ausgezahlt werden müssen. Sie können zwischen Überweisung und Barzahlung entscheiden.

Jedoch sagen wir eines gleich vorweg: Mitarbeiter:innen bar zu bezahlen ist aus verschiedenen Gründen ungünstig:

  1. Es gibt einen erhöhten Dokumentationsaufwand.
  2. Durch die erforderliche Regelung des Auszahlungsortes kommt ein zusätzlicher Verwaltungsschritt hinzu.
  3. Man kann sich u.U. in eine schwierige Lage (Mitarbeiter mit Kontopfändung) begeben.

Tipp: Stellen Sie alle Mitarbeiter auf Überweisung um. 😉

Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren

Nachweisbarkeit ist das A und O für Sie als Arbeitgeber, wenn Sie Mitarbeiter bar bezahlen. Das bedeutet, dass Sie sich den Empfang der Lohnzahlung vom Mitarbeiter quittieren lassen müssen:

  • Zahlungszweck
  • Zahlungssumme mit Währung
  • Ort und das Datum der Zahlung
  • Unterschrift des Zahlungsempfängers
  • ggf. Firmenstempel

Tipp: Nutzen Sie den Lohnschein und lassen Sie sich ein eigenes Exemplar unterschreiben.

Barzahlung in der Buchhaltung dokumentieren

Damit die Buchhaltung stimmt, muss die Barzahlung dokumentiert werden. Dazu eignet sich ein Kassenbuch.

lexoffice Buchhaltung bietet ein Kassenbuch, mit dem sich die Lohnzahlung leicht erfassen lässt:

  1. Klicken Sie auf <Finanzen / Kasse> in der schwarzen Menüleiste.
  2. Erfassen Sie Zahlungszeitpunkt, -betrag und -zweck für jeden betroffene:n Mitarbeiter:in und verwenden Sie als Kategorie "Nettogehälter".
  3. Fertig!

So oder so ähnlich sollte die sich Erfassung in anderen Kassenbüchern gestalten.

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