1. Einleitung
In Deutschland gibt es keine gesetzliche Festlegung, über welchen Zahlungsweg Löhne und Gehälter ausgezahlt werden müssen. Sie können zwischen Überweisung und Barzahlung entscheiden.
2. Mitarbeiter:innen bar bezahlen
❗️Achtung: Mitarbeiter:innen bar zu auszubezahlen, ist aus verschiedenen Gründen ungünstig:
Es gibt einen erhöhten Dokumentationsaufwand.
Durch die erforderliche Regelung des Auszahlungsortes kommt ein zusätzlicher Verwaltungsschritt hinzu.
Man kann sich u.U. in eine schwierige Lage (Mitarbeiter mit Kontopfändung) begeben.
Tipp: Stellen Sie alle Mitarbeiter:innen auf Überweisung um. 👍
2.1 Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren
Nachweisbarkeit ist das A und O für Sie als Arbeitgeber:in, wenn Sie Mitarbeiter:innen bar bezahlen. Das bedeutet, dass Sie sich den Empfang der Lohnzahlung durch Mitarbeiter:in quittieren lassen müssen:
Zahlungszweck
Zahlungssumme mit Währung
Ort und das Datum der Zahlung
Unterschrift des Zahlungsempfängers
ggf. Firmenstempel
Tipp: Nutzen Sie den Lohnschein und lassen Sie sich ein eigenes Exemplar unterschreiben.
2.2 Barzahlung in der Buchhaltung dokumentieren
Damit die Buchhaltung stimmt, muss die Barzahlung dokumentiert werden. Dazu eignet sich ein Kassenbuch. 📖
Lexware Office Buchhaltung bietet ein Kassenbuch, mit dem sich die Lohnzahlung leicht erfassen lässt:
Klicken Sie auf <Finanzen / Kasse> in der schwarzen Menüleiste.
Erfassen Sie Zahlungszeitpunkt, -betrag und -zweck für jede Barzahlung an Mitarbeiter:innen und verwenden Sie als Kategorie "Nettogehälter".
Fertig!
So oder so ähnlich sollte sich die Erfassung auch in anderen Kassenbüchern gestalten.
3. Mitarbeiter:innen per Überweisung bezahlen
Die Abrechnung von Mitarbeiter:innen ist mit Lexware Office Lohn & Gehalt nicht schwer. Aber natürlich ist es mit der Lohnabrechnung alleine nicht getan. Ziel und Zweck ist es, Ihre Mitarbeiter:innen für ihre Leistungen zu bezahlen. Welche Möglichkeiten Ihnen mit Lexware Office zur Verfügung stehen, erfahren Sie in diesem Artikel.
3.1 Überweisung von Hand
Diese Variante ist für alle Arbeitgeber:innen interessant, die entweder sehr wenige Lohnzahlungen pro Monat haben oder bei denen sich die zu zahlenden Entgelte kaum, bzw. nicht ändern.
Für diesen Fall bietet Lexware Office Lohn & Gehalt in den Abrechnungsdokumenten für Arbeitgeber:innen eine Zahlungsliste. Dort werden alle Lohnzahlungen, die überwiesen werden müssen, mitsamt der zugehörigen Bankverbindung aufgelistet.
Diese Variante ist zugegeben nicht so komfortabel, wie die nächste Möglichkeit.
3.2 Überweisung per Online-Banking
Sobald mehrere Mitarbeiter:innen abgerechnet werden, beginnt das manuelle Ausführen von Einzelüberweisungen zeitraubend zu werden.
Sobald Sie in der Überweisungsübersicht in Lohn auf "Überweisen" klicken, wird eine vorbereitete Überweisung unter Finanzen > Bank generiert. Diese kann dann mit einer Sammelüberweisung ausgeführt werden.
Hier erfahren Sie, wie Sie vorbereitete Überweisungen im Bereich Finanzen > Bank ausführen.
Nutzen Sie ausschließlich Lexware Office Lohn & Gehalt oder nutzen Sie ein Bankkonto, mit dem Sie keine Sammelüberweisungen ausführen können, ist die Überweisung mit SEPA-Datei das Mittel der Wahl.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Sammelüberweisung mit SEPA-Datei nutzen können.
3.3 Überweisung aus Lexware Office
Nach der Lohnabrechnung können Sie die Löhne und Gehälter gleich aus Lexware Office Lohn & Gehalt heraus überweisen.
Damit Sie diese Funktion nutzen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Sie sind Kunde bei einer Bank, die Überweisungen aus Lexware Office annimmt (Holvi, Kontist (ausgenommen Kontist Premium), Ing-DiBa, Qonto, Pleo, Pliant oder Finom, zählen aktuell leider nicht dazu).
Wenn Sie die neue Belegerfassung verwenden, können Lohn-Überweisungen sowohl in Lohn als auch in Finanzen > Bank vorgenommen werden.
Wenn Sie Kunde der Bank N26 sind, können Sie den Lohn nur über Finanzen > Bank überweisen. Auch mit der Commerzbank mit BLZ 100 400 00 können Sie den Lohn nur in Finanzen > Bank überweisen.
Die Person, welche die Lohnabrechnung erledigt, hat die Berechtigung, das Online-Banking zu nutzen.
Sie können diese Berechtigung überprüfen, indem Sie im Bereich Buchhaltung auf die Einstellungen gehen (Zahnrad oben rechts in der schwarzen Leiste) - klicken Sie den Namen an, um für die Benutzerrechte zu prüfen, welche hinterlegt sind. Angewählt müssen sein:
“Onlinebanking&Buchhaltung” und “Lohnabrechnung”. (s. Screenshot unten)
WICHTIG: Die folgenden Absätze gehen davon aus, dass Sie Ihr Bankkonto erfolgreich in Lexware Office eingebunden haben. Falls Sie neben der Lohnabrechnung auch die Buchhaltung von Lexware Office nutzen, finden Sie hier weiterführende Informationen. Nutzen Sie ausschließlich unseren Lohn, erfahren Sie hier mehr.
So geht’s:
Im Anschluss an die monatliche Lohnabrechnung steht Ihnen die neue Aktion “Mitarbeiter bezahlen” zur Verfügung. Diese führt zur Überweisungsübersicht, in der Sie die Namen, die IBAN und den Betrag sehen können:
Klicken Sie in jeder Zeile auf “Überweisen”, um die Lexware Office Überweisung zu öffnen. Jetzt wählen Sie Ihre Bank aus und geben die geforderten Sicherheitsmedien mit TANs ein, um die entsprechende Zahlung anzuweisen.
Mitarbeiter:innen, die Ihr Geld bar erhalten haben, kennzeichnen Sie mit einem Häkchen (als bezahlt markieren).
Achtung: Bitte achten Sie darauf, die Barzahlungen korrekt für Ihre Buchhaltung zu dokumentieren!
Hinweis: Sie erreichen die Überweisungsübersicht jederzeit über die To-do-Kachel auf der Übersichtsseite oder über <Zahnrad / Löhne & Gehälter bezahlen> in der schwarzen Menüleiste oben.
ℹ️ Hinweis zur Sichtbarkeit der Lohnzahlungen in Lexware Office
Einzelüberweisungen, die aus der Überweisungsübersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt ausgelöst werden, sind später im Zuge des Bankabgleichs für alle Benutzer mit Zugriff auf das Online-Banking sichtbar. Wenn Sie das nicht wünschen, empfiehlt es sich eine Sammelüberweisung mit unserer SEPA-Überweisungsdatei durchführen. So werden alle Lohnzahlungen in einer Summe im Lexware Office Banking angezeigt.
3.4 Sammelüberweisung tätigen (SEPA-Überweisungsdatei)
Sobald mehrere Mitarbeiter:innen abgerechnet werden, beginnt das manuelle Ausführen von Einzelüberweisungen zeitraubend zu werden. ⏳
Aus diesem Grund steht Ihnen nach jeder Lohnabrechnung eine sog. SEPA-Überweisungsdatei zur Verfügung. Sie finden die Datei entweder in den Arbeitgeberdokumenten oder in der Überweisungsübersicht (<Zahnrad / Löhne & Gehälter überweisen> in der schwarzen Menüleiste oben).
Tipp: Nutzen Sie den Download der SEPA-Datei in der Überweisungsübersicht, um bei Bedarf alle offenen Überweisungen als "erledigt" zu markieren.
Mit der SEPA-Datei können Sie die Zahlungen über das Online-Banking Ihrer Bank veranlassen (über unseren Account ist das nicht möglich). Damit sind alle Mitarbeiter:innen schnell und komfortabel in einem Rutsch bezahlt und Sie haben mehr Zeit für andere wichtigere Dinge.
Hinweis: Die Online-Banking-Apps der Banken haben unterschiedliche Bezeichnungen für die Zahlung mit SEPA-Dateien (Datenträgeraustausch, ZV-Datei-Upload, Datenimport, Zahlungsverkehrsaufträge, ...). Möglicherweise müssen Sie die Möglichkeit, SEPA-Überweisungsdateien ausführen zu können, erst bei Ihrer Bank freischalten lassen.
4. Vorschüsse ausbezahlen
Es kann vorkommen, dass Sie Mitarbeiter:innen bereits vor dem Abschluss der monatlichen Abrechnung einen Betrag auszahlen möchten.
Beispiel: Es ist Mitte März. Ein Mitarbeiter:in benötigt einen Vorschuss von 200 Euro, um eine dringend notwendige Auto-Reparatur durchführen lassen zu können. Die Lohnabrechnung erledigen Sie immer am Ende des Monats. Den Vorschuss zahlen Sie dem Mitarbeiter bereits am 15.03. aus.
So geht’s:
Damit Ihr:e Mitarbeiter:in den Vorschuss erhält, bezahlen Sie diesen direkt über Ihren Bankaccount oder BAR aus.
Damit diese Auszahlung in der Abrechnung hinterlegt wird, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf “Abrechnung” diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste
Im zweiten Schritt der Abrechnung "2. Löhne & Gehälter". Legen Sie für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt an.
Klicken Sie dazu auf “Entgelt hinzufügen” und wählen aus der Liste “Abschlag/Vorschuss” aus.
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie “Anzahl” und “Wert” für den Vorschuss hinterlegen können.
Anschließend “Speichern” Sie diese Angaben.
✅ Der Vorschuss wird bei der Abrechnung automatisch vom zu zahlenden Lohn/ Gehalt abgezogen. Das können Sie am negativen Vorzeichen der Lohnart erkennen.
Wie verbuchen Sie den Vorschuss?
Lohn- und Gehaltsvorschüsse müssen grundsätzlich getrennt von der regulären monatlichen Entgeltabrechnung verbucht werden und sind an das Konto Nettogehälter manuell zu buchen.
Die Rückzahlung eines Gehaltsvorschusses folgt im Regelfall einem vorab vereinbarten Rückzahlungsplan. Der Betrag wird dabei meist mit einer oder mehreren folgenden Gehaltszahlungen verrechnet. Diese werden automatisch durch die Lohnabrechnung verbucht. Vorrausgesetzt, Sie haben das Entgelt in der Abrechnung eingetragen.